Законодательство закрепляет несколько видов электронных подписей для различных ситуаций. Универсальной цифровой подписи, которую можно было бы использовать вне зависимости от случая, не существует. Поэтому, подбирая электронную ЦП, важно определить, для каких целей она будет использоваться. Простая электронная подпись для визирования документов, направляемых в контролирующие органы по телекоммуникационным каналам связи, более не используется. Эти изменения в налоговом законодательстве вступили в силу с 1 января 2014 года. Теперь ее полностью заменяет усиленная подпись.

В отличие от стандартной она обладает дополнительными параметрами защиты. Это ключ проверки и подтвержденные средства электронной подписи. Данные параметры защиты закреплены в п.4 ст. 5 ФЗ «Об электронной подписи».

Виды усиленной электронной подписи

Электронная подпись выполняет функции традиционной визы, нанесенной на бумагу. Существует два основных вида электронной подписи:

  • Простая – используется во время ряда банковских операций, для авторизации в информационных системах, при пользовании гос услугами, а также при обращении документов внутри компании.
  • Усиленная – формируется программой криптошифрования (для этого необходим закрытый ключ), подтверждает личность владельца. Усиленная электронная подпись позволяет в том определить, изменяли ли документ.

Существует два вида УЭП: неквалифицированная и квалифицированная.

Для использования неквалифицированной необходимы электронные ключи: закрытый и открытый. Первый сохраняется на персональном компьютере владельца или устройстве с пин-кодом, с его помощью создаются электронные подписи для визирования электронной документации. Второй ключ открыт другой стороне электронного документооборота и служит для проверки неподдельности «автографа» и возможности определить, вносились ли в документ изменения.

Квалифицированная усиленная подпись является наиболее защищенным инструментом идентификации абонента в электронном документообороте. Как и неквалифицированная, она используется с двумя ключами, однако имеет некоторые отличия:

  • в соответствии с приказом ФСБ России №795 от 27.11.2011 года обязательно сопровождается бумажным либо электронным квалифицированным сертификатом;
  • программное обеспечение для взаимодействия с такой подписью сертифицируется службой безопасности РФ;
  • выдается только удостоверяющим центром, авторизованным Минкомсвязи РФ.

Где используют усиленную ЭЦП?

Сфера использования зависит от разновидности ЭП.

Усиленная электронная подпись необходима для заверения первичных документов предприятия согласно письму Министерства Финансов РФ № 03-02-08/63607 от 10.12.2014. Кроме того, она используется для подписи документов, отправляемых в Пенсионный фонд России, внебюджетные фонды.

Подписываться усиленной подписью обязали отдельные финансовые учреждения: ломбарды, микрофинансовые организации, кооперативы потребительского кредитования. Предоставлять отчеты за усиленной квалифицированной электронной подписью в том числе обязаны страховые компании, клиринговые агентства и некоторые другие кооперативы.

Особенности использования

Усиленная квалифицированная подпись гарантирует повышенную степень безопасности при передаче важной для организации документации. Поэтому использовать ее важно согласно сертификату, предоставляемому в комплекте с ключами. В нем оговариваются случаи, в которых рекомендуется визировать документ именно усиленной подписью. Использовать подпись можно только при действующем сертификате с не истекшим сроком годности.

Ключ УКЭЦП должен использоваться конфиденциально. В том случае, если он был утрачен или открыт посторонним лицам, требуется отправить уведомление об этом в удостоверяющий центр и другим сторонам электронного документооборота.

С 2017 года облачная подпись стала доступной на электронных авансовых отчётах. Подробнее об этом можно узнать в статье Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

Как получить усиленную электронную подпись: пошаговая инструкция

  • Выдачу производит удостоверяющий центр, уполномоченный Министерством связи и массовых коммуникаций РФ. Соответственно, чтобы получить усиленную квалифицированную подпись, потребуется подать заявку в ближайший территориальный УЦ.
  • При себе необходимо иметь паспорт, руководителю организации – учредительные документы. В том случае, если интересы компании предоставляют несколько лиц, потребуется также доверенность на право действовать от третьего лица.
  • Составить заявление согласно образцу.
  • Оплатить услугу, стоимость которой может колебаться в зависимости от пакета опций.
  • Получить на руки ключи и соответствующий сертификат, который может быть представлен на электронном или бумажном носителе.

Преимущества усиленной ЭЦП

Федеральный закон «Об электронной подписи» наделяет усиленную квалифицированную ЭП такой же юридической силой, как и обычную, которую ее обладатель собственноручно ставит на бумаге. При этом она обладает более широкими возможностями:

  • формирование первичной документации и отчетности и отправка их в контролирующие органы в любое время суток без перерывов и выходных;
  • высокий уровень безопасности;
  • упрощение электронного документооборота на предприятии;
  • подписание сразу нескольких взаимосвязанных документов в электронном документообороте.

При этом внедрение усиленной подписи способно существенно сэкономить временные и денежные затраты руководителей и уполномоченных лиц организации. Также к преимуществам использования стоит отнести и высокую степень защиты информации при ведении электронного документооборота и оптимизации многих бизнес-процессов в организации. Причем уровень защищенности информации владелец ЭП способен выбрать сам, исходя из того, насколько конфиденциальной является обрабатываемая или создаваемая им информация.

 

Смотрите также: