Как Ашан Ритейл Россия добились 100% правильного оформления отчетов о расходах сотрудников?

Auchan Holding – французская корпорация, являющаяся одним из крупнейших в мире операторов розничных сетей. В России развитием и деятельностью сети занимается компания Ашан Ритейл Россия — по состоянию на декабрь 2016-го года на территории РФ действует 301 магазин.

В 2014-м году с целью повышения эффективности процессов обработки авансовой отчетности и управления командировками компания реализовала проект по внедрению облачного бизнес-приложения Hamilton Apps. О том, как это было, рассказала заместитель главного бухгалтера компании Ашан Ритейл Россия Людмила Лобашева.

По данным анализа за 2014-й год в компании насчитывалось 2 993 подотчётных лица, на которых приходилось 19 732 отчёт. Расходы на командировки составили 344 млн. рублей. 

«Как и любое предприятие, мы смотрим на свои расходы. Авансовые отчеты всегда вызывают много вопросов и много трат. Если у вас большое количество филиалов и подразделений, естественно, это больной вопрос: кто как отчитывается, кто валидирует, кто принимает решение о том, что тот или иной расход является экономически обоснованным для компании».

По словам Людмила Лобашевой большую трудность до начала проекта также вызывал анализ постатейных расходов.

«Есть статья – командировки, есть один счёт – командировочные расходы, но что внутри, из чего состоит, куда уходят деньги — всё это нужно было анализировать вручную. И когда мы подошли к этому вопросу, то поняли, что отследить и проконтролировать огромную компанию очень трудно».

Перед началом проекта действовало 88 магазинов, в которых в общей сложности работало 37 000 сотрудников — каждый из них потенциально мог являться подотчетным лицом.

«Мы поняли, что нам нужно навести порядок в своём хозяйстве, посмотреть, кто сколько и на что тратит, сколько человек участвует в обработке авансового отчёта. Проанализировав это, мы сделали вывод, что один сотрудник тратит около 105-ти человеко-минут на то, чтобы оформить 1 документ, а жизненный цикл одного документа в общей сложности длится от 2-х до 6-ти недель, — рассказывает Людмила.

— И тогда у нас возникла мысль, как-то это систематизировать, сделать прозрачным, сделать одинаковым на всех центрах, и чтобы везде работали лимиты».

При выборе ИТ-провайдера Ашан Ритейл Россия опиралась на следующие критерии:

  • удобство и понятность интерфейса для пользователей;
  • доступность интерфейса на русском и иностранных языках;
  • возможность настройки уровней безопасности;
  • возможность настройки лимитов расходов и стандартов бухгалтерского учета;
  • возможность бронирования опций по бизнес-поездке через турагентства в системе;
  • возможность обмена данными с модулями и системами Ашан;
  • наличие аналитических отчетов;
  • доступная стоимость системы и разумные сроки ее внедрения.

Перед внедрением проекта Ашан Ритейл Россия пришли к важному выводу: если что-то автоматизировать, то автоматизировать это на все 100%. Так в 2014-м году в компании стартовал проект Hamilton Apps.

«Мы поняли, что в компании существует много видов расходов с подотчётными лицами, и не стоит ограничиваться только командировками. Поэтому все представительские, общехозяйственные, транспортные и прочие расходы были задействованы в этом проекте — то есть сейчас у нас в одном приложении есть полный анализ расходов, которые проводят наши сотрудники» — рассказывает Людмила.

Обязательным условием проекта была функция подключения корпоративного туристического агентства к приложению Hamilton Apps.

«Какой датой пришёл запрос, какой датой агентство ответило, какой датой билет отменили, какой датой они сделали что-либо — цепочка настолько прозрачная, что теперь мы можем контролировать агентство. Плюс интерфейс приложения позволяет запустить не одно агентство в систему – мы можем запустить 3-4 агентства сразу».

В рамках реализации проекта по автоматизации авансовых отчетов и командировок в компании Ашан Ритейл Россия главной целью было систематизировать бизнес-процесс, сделав его абсолютно прозрачным и легко-контролируемым. Однако по словам Людмилы Лобашевой, результаты превзошли все ожидания.

«На уровне бухгалтерии получилось сократить четырёх человек. В отделе бронирования сидело 3 человека, сейчас сидит один. В принципе скромный результат, но после него случился интересный момент, — делится Людмила.

После внедрения приложения и раздачи доступов сотрудникам, удалось обеспечить 100% правильного оформления отчетов о расходах, перевести взаиморасчеты с сотрудниками на безналичный расчет, обеспечить своевременную сверку и оплату счетов турагентства, а также предоставить сотрудникам возможность обрабатывать отчет из любой удаленности. Всё это позволило компании уже упразднить 55 человек на уровне магазинов.

Когда мы подходили к этому проекту у нас были более скромные ожидания, в итоге в общей сложности на сегодняшний день у нас получилось сократить более 60-ти человек».

Сегодня приложением Hamilton Apps пользуется 13 200 сотрудников компании Ашан Ритейл Россия.

Несмотря на то, что главные задачи проекта были успешно выполнены, непрерывные работы над улучшением системы и повышением качества её работы продолжаются. В ближайшее время планируется внедрить ряд новых функций, которые позволят сделать процессы бэк-офиса компании Ашан еще более эффективными.


Наши приложения

Hamilton Авансовый отчёт

Облачное приложение для эффективного управления авансовыми отчетами.

Hamilton Командировки

Облачное приложение для оперативного управления командировками.


Как Ферреро Руссия преобразовали управление командировками и авансовыми отчетами в комфортные сервисы?
Читать кейс
Как Шнейдер Электрик сократили время на оформление командировок с 5-ти дней до 2-х?
Читать кейс
Как Вило Рус приучили сотрудников своевременно составлять заявки на командировку?
Читать кейс