Стандартной практикой для организаций является предоставление сотруднику наличных или безналичных средств под отчет для производственных трат. В том случае, если расходы превысили запланированную сумму, и сотрудник оплачивал товар и/или услугу собственными средствами, а впоследствии предоставил правильно составленный авансовый отчет, подкрепленный оправдательными документами, компания обязана возместить понесенные им расходы.

Общий порядок компенсации перерасхода по авансовому отчету

После выполнения производственных трат или возвращения из командировки подотчетное лицо составляет авансовый отчет. К авансовому отчету обязательно прилагаются оправдательные документы: товарно-кассовые чеки, бланки строгой отчетности, товарно-транспортные накладные и иные документы, которые могут подтвердить обоснованность совершенных трат.

Компенсация может быть выплачена только после проверки налогового отчета бухгалтером организации. После проверки расходы по авансовому отчету учитываются в том периоде, когда он был утвержден.

Выдача средств под отчет производится из кассы предприятия. Для возмещения расходов подотчетному лицу действует то же правило. Срок возмещения устанавливается в учетной политике организации. Строгих рамок для этого нет, однако компенсация должна быть произведена в разумные сроки, в иной ситуации сотрудник, руководствуясь ст. 395 ГК РФ, может потребовать возмещения убытков.

Средства могут быть перечислены на карту или выдаваться наличными на руки. По договоренности сторон при отсутствии в кассе организации достаточной суммы выплата может производиться частями.

Как написать заявление на компенсацию расходов по авансовому отчету

Составить заявление, согласно Письму Банка России N 29-Р-Р-6/7859от 02.10.2014, может любое подотчетное лицо, с которым у организации заключен трудовой либо гражданско-правовой договор. Соответственно, это может быть как рядовой сотрудник, так и нанятый по гражданско-правовому договору исполнитель, а также сам руководитель предприятия.

Заявление пишется на имя руководителя предприятия. В нем должны быть указаны следующие данные:

  • номер авансового отчета;
  • сумма потраченных средств;
  • назначение трат (с прилагающимися оправдательными документами).

К заявлению прилагается указанный в нем авансовый отчет.

Избегаем ошибок при заполнении заявления

  • Обязательно необходимо указать срок, в течение которого подотчетное лицо должно израсходовать средства. Если этот срок не указан, отчитаться и сформировать авансовый отчет потребуется в течение трех дней с момента подписания заявления.
  • Форма заявления зависит от того, были средства выданы в виде наличных или переводом на карту. Соответствующим образом происходит и компенсация перерасхода.
  • Прежде чем написать заявление на возврат перерасходованных средств, сотрудник должен закрыть ранее открытые дела по авансовым отчетам, то есть при необходимости вернуть средства, выданные под отчет и не израсходованные полностью.
  • Авансовый отчет составляется только в том случае, если сотрудник получал средства под отчет для трат на нужды компании. Если же сотрудник потратил собственные средства на нужды компании, составление такого отчета не требуется.
  • К заявлению необходимо приложить актуальные оправдательные документы, которые подтвердят факт оплаты/покупки товара/услуги для нужд компании. Эти документы должны включать развернутые реквизиты продавца, полную сумму сделки, список наименований товаров/услуг со стоимостью каждого из них.

Важно, чтобы компенсация по авансовому отчету была оформлена с правильным назначением платежа. Ошибка в этом случае может повлечь отказ банка принять платежное поручение либо санкции от контролирующих органов при проведении внутреннего аудита.

Компенсация расходов по авансовому отчету: пошаговая инструкция для сотрудников

Алгоритм действий для подотчетного лица, которому организация предоставила финансовые средства наличными или переводом на карту для трат на собственные нужды, выглядит следующим образом:

  • составить авансовый отчет по возвращении из командировки или совершении всех расходов;
  • предоставить его в бухгалтерию в установленные в учетной политике организации сроки;
  • отчет проверяется бухгалтером в течение трех рабочих дней, руководителем организации – двух рабочих дней;
  • далее авансовый отчет утверждается;
  • сотрудник получает перерасходованные средства наличными или переводом а карту в течение двух рабочих дней с момента утверждения авансового отчета.

Для упрощения составления авансового отчета во многих организациях составляется памятка подотчетным лицам. В ней указываются как все необходимые сроки (предоставления и рассмотрения отчета, выдачи средств), так и схема действий подотчетных лиц. Ключевые требования к авансовому отчету, заявлениям, формам составления подобных документов указываются в учетной политике организации.

Бизнес-приложения для удобства подотчетных сотрудников и руководителей

Современные инструменты оптимизации бизнес-процессов делают составление авансовых отчетов более удобным для подотчетных лиц и прозрачным – для контролирующих. Например, приложение «Счет агентства» от Hamilton Apps  открывает следующие возможности:

  • вносите данные с персонального компьютера, планшета или смартфона, из любого браузера;
  • контролируйте все расходы максимально, система сама оценит соблюдение установленных в компании лимитов, политик и правил;
  • настраивайте приложение под действующие законодательные нормы;
  • создавайте бухгалтерские проводки автоматически для загрузки в EPR-систему по одобренному электронному счету от доверенного турагентства;
  • используйте с другими приложениями и интегрируйте в существующие системы оптимизации бизнес-процессов.