Выездная командировка сотрудника может потребоваться предприятию для реализации всевозможных задач: переговоры с контрагентами, заключение договоров, контроль объектов, покупка недвижимости или материальных ценностей. При этом любая служебная командировка предполагает возмещение расходов сотруднику, на которого возложено выполнение поручения.

ОТЧЁТ ПО КОМАНДИРОВКЕ ОНЛАЙН

Расходная составляющая командировки

Правильное документальное оформление поездок имеет важное значение, но не менее важно решить вопрос с расходной составляющей. Любая командировка предполагает выезд за пределы населенного пункта, в котором расположено предприятие, поэтому неизбежно связана с определенными расходами: на проживание, транспортные услуги.

Помимо компенсации расходов на командировку сотруднику полагается заработная плата на время поездки, которая также рассчитывается по определенной схеме. Для бухгалтерии особое значение имеет учетное отражение командировочных затрат в налогообложении.

Выплаты, которые возмещаются сотруднику за поездку:

  • заработная плата за командировочные дни, рассчитанная по среднему заработку или другим схемам в зависимости от дней поездки;
  • суточные расходы;
  • оплата услуг транспортных компаний, гостиниц, отелей;
  • дополнительные выплаты, которые устанавливаются индивидуально на каждом предприятии: например, участие в мероприятиях, связанных с рабочими вопросами, аренда автомобилей, затраты на оформление документов и так далее.

После принятия решения о командировке необходимо оформить приказ, который подписывает руководитель. На основании этого документа сотрудник получает аванс в установленной форме на выполнение поручения и суточные расходы. Деньги могут выдаваться в наличной форме (из кассы организации), или перечисляться с расчетного счета на счет или банковскую карту работника.

Возмещение расходов, связанных с командировкой, всегда предполагает отчет работника по всем расходам, понесенным в поездке. Универсальным документом является авансовый отчет с прикрепленной к нему платежной документацией. На его основании корректируется величина аванса: сотрудник получает право на компенсацию перерасхода (при его наличии) или предоставляет в бухгалтерию неизрасходованную часть подотчетных денег.

Обращаем Ваше внимание, что авансовый отчёт по командировке можно оформить и в электронном виде, например в бизнес-приложении Hamilton Авансовый отчёт. Для этого Вам нужно с любого мобильного устройства войти в приложение, заполнить данные по поездке и прикрепить фото подтверждающих документов. Далее одним кликом Вы отправляете отчёт бухгалтеру. Таким образом, он видит полную информацию по Вашей командировке, и может незамедлительно приступить к её обработке и возмещению расходов.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Что касается заработной платы за дни командировки – она начисляется по итогам месяца и выплачивается вместе с общей зарплатой или в качестве отдельных выплат. Величина выплат определяется индивидуально: на нее влияет средняя заработная плата работника, тип служебного задания, время и продолжительность командировки. Например, если она приходится на выходные или праздники, сотрудник получает право на оплату труда в двойном размере.

Это общая схема возмещения расходов на командировку сотруднику. Однако каждый тип выплат и порядок их возмещения имеет уникальные особенности расчета, а также начисления налоговых взносов.

Обоснование командировочных затрат для отчетности

Обоснование расходов на служебные командировки сотрудников требует правильного оформления бухгалтерией отчетной документации.

Варианты учета денежных средств будут отличаться в зависимости от того, как производится расчет с командированным сотрудником. Есть два способа:

  • приблизительная сумма расходов на поездку рассчитывается индивидуально и выдается в форме аванса под отчет;
  • сотрудник тратит в командировке личные деньги, которые ему возмещаются только после предоставления платежных документов.

Чтобы выдать аванс, необходимо провести предварительный расчет его суммы, который производится на основе:

  • Приказа на служебную поездку, подписанного руководителем. В нем указываются ФИО командированного работника, цель поездки и ее продолжительность.
  • Письменного разрешения работодателя на поездку сотрудника в командировку на служебном или личном автомобиле.

На основе этих документов производится расчет аванса.

Виды и размеры возмещения расходов при служебных командировках

В текущем году, как и в предыдущем, законодательство обязывает работодателя компенсировать расходы сотрудника в служебных командировках. Порядок возмещения определяется внутренней политикой компании. В локальных актах организации, регламентирующих правила направления сотрудников в командировку и возмещения расходов, может быть указан перечень затрат, подлежащих возмещению, а также компенсируемые лимиты по их видам.

Расходы на проезд

Как правило, оплачивается проезд до места пребывания и обратно. Если поездка осуществляется на личном автомобиле сотрудника, возмещаются расходы на бензин, платные дороги, иногда – на ремонт автомобиля и ТО.

Чтобы организация компенсировала транспортные расходы, необходимо предоставить квитанции и билеты, свидетельствующие о поездке.

Расходы на проживание

Временное проживание в отеле или гостинице, съем квартиры или комнаты также компенсирует работодатель. Для подтверждения факта расходов на жилье сотрудник должен предоставить договор на съем помещения, справку из гостиницы или отеля с прикрепленной квитанцией.

Если поездка пришлась на выходные или праздники, проживание в эти дни также должно компенсироваться при предоставлении отчетной документации.

Суточные

Это расходы, сумма которых установлена на 1 день рабочей поездки. Они выплачиваются за дни работы, нерабочие дни (если при этом сотрудник находится в командировке), а также за дни, проведенные работником в пути.

Размер суточных определяется индивидуально на каждом предприятии: информация отражена во внутренних положениях, регламентирующих командировки. Как правило, для поездок за границу и по России установлены разные суммы суточных расходов.

При однодневной поездке в командировку суточные не оплачиваются в случае, если работник не выезжает за пределы России. Если однодневная поездка предполагает пребывание в другой стране, суточные оплачиваются в 50% размере от суммы, установленной для заграничных поездок по служебным делам.

Если сотрудник не предоставил документы, свидетельствующие о расходах в поездке, организация оставляет за собой право не компенсировать эти расходы или вычесть их из заработной платы, если предварительно был выдан аванс.

Возмещение расходов на командировку в налоговой отчетности

НДС по командировочным расходам вычисляется на основе двух факторов: расходы полностью оплачиваются организацией и на каждый из них оформлена счет-фактура.

Налог на прибыль рассчитывается из данных авансового отчета. Подоходный налог и страховые взносы рассчитываются на возмещение питания и проезд (в том случае, если командировка была совмещена с отпуском).

При УСН затраты учитываются при оплате авансовыми средствами или при оплате за собственный счет работника с их последующим возмещением после возвращения из командировки.

 

Смотрите также: