Для многих компаний регулярные деловые поездки сотрудников – рутина, без которой невозможна полноценная работа и развитие бизнеса. По определению деловая поездка или командировка – это служебная поездка, в которую сотрудник компании обязуется проследовать по указанию руководства для выполнения поставленной задачи.

Законодательно вид такой поездки описан в статье 166 Трудового Кодекса РФ в следующих положениях:

  • Командировка обязана носить производственный (рабочий) характер.
  • В служебную командировку направляются сотрудники, оформленные только по трудовому договору.
  • Служебной командировкой может быть именно поездка для решения производственных задач вне постоянного места работы. Если же непосредственно работа носит разъездной характер или требует постоянных перемещений, это прописывается в трудовом договоре.
  • Продолжительность служебной командировки обязательно соотносится с решением поставленной задачи. В частности, Письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 служит подтверждением того, что, если сотрудник выполняет существенную часть служебных обязанностей на территории иного государства, основным местом его работы должно становиться именно это государство, и рассматривать такие поездки как служебные нецелесообразно.

Какие особенности направления работников в служебные командировки существуют?

Направляться в командировку могут как локальные, так и дистанционные сотрудники. Это значит, что, если работник, прикрепленный к головному офису, отправляется в удаленное подразделение, такая поездка считается служебной командировкой. Действует правило и в обратном направлении, когда сотрудник для выполнения рабочего задания выезжает в головной офис из филиала.

Согласно статье 167 Трудового Кодекса, работодатель сохраняет за работником его место, а также среднемесячный оклад на время служебной поездки. Также сотруднику выплачиваются все виды премиальных и издержки, связанные с разъездным характером работы. Как правило, их размер прописывается во внутреннем нормативном акте, закрепляющем все нюансы деловых поездок, – локальном положении о командировках.

Командировка оформляется в установленном порядке и требует подготовки определенного пакета документов и выполнения определенного ряда действий. Всё это прописывается также в положении о командировках

Как оформляется направление в командировку?

Основанием для оформления командировки является распоряжение руководства – управляющего организации или подразделения. Работодатель вправе отправить в служебную поездку любого сотрудника, который не относится к категории исключений.

Направление сотрудника в командировку начинается с сообщения о необходимости рабочей поездки в виде Приказа, в котором есть возможность отказаться в силу объективных причин.

Официальный документ подготавливается по стандартизированной форме Т-9. Если речь о поездке группы специалистов, используется форма Т-9А.

В Приказе на командировку прописываются:

  • полное наименование организации;
  • частная информация о каждом работнике (ФИО, должность);
  • цель и продолжительность поездки – её самостоятельно определяет руководитель (ранее цель прописывалась отдельно в «Служебном задании», но сегодня необходимость составлять подобный документ упразднена);
  • основания для организации командировки – например, договоренность между руководителями о выполнении определенной работы.

Работник знакомится информацией в Приказе о направлении в командировку и подписывает его. Далее сотрудник получает аванс в виде наличных денег в кассе предприятия или перевода на банковскую карту и в указанные даты отправляется в поездку для выполнения задания.

Командировочное удостоверение руководитель вправе не отправлять, однако, если в компании действует подобная практика, законодательно это не запрещается.

После возвращения из поездки работник составляет авансовый отчет по командировке, в котором прописывает все целевые траты и подкрепляет их первичными документами.

Как упростить командировочный процесс для всех его участников?

Командировка – сложный бизнес-процесс, в котором взаимодействуют одновременно несколько лиц. И если деятельность компании связана с частыми деловыми поездками, есть смысл задуматься об автоматизации командировок.

Приложения Hamilton Apps позволяют перенести командировочный процесс в онлайн-формат, где комфортно работают и взаимодействуют все его участники.

Сотрудник создает заявку на командировку с любого устройства, вносит даты и маршруты (остальная информация за него уже заполнена по умолчанию) и выбирает способ бронирования билетов, гостиниц и прочих опций по поездке – самостоятельно, через корпоративное туристическое агентство или online booking tool. На изображении выше указан вариант бронирования через корпоративное Travel-агентство.

После бронирования сотрудник направляет заявку менеджеру, который сразу видит все превышения лимитов (если таковые имеются) и в один клик одобряет или отклоняет её. Все печатные формы по командировке формируются автоматически на основании внесенных данных.

Эти же данные самостоятельно подтягиваются в электронный авансовый отчет, к которому сотруднику останется лишь прикрепить фото или электронные версии подтверждающих документов, и далее отправить всё это в один клик в бухгалтерию. Бухгалтерские проводки приложение сформирует автоматически, а для визирования всей документации можно легко использовать электронную цифровую подпись.

Компании, которые используют приложения Hamilton Apps, уже подтвердили экономию расходов на 40% и времени – на 50%. Ознакомиться с реализованными бизнес-кейсами можно в разделе сайта «‎Кейсы».