Командировки сотрудников являются обычной практикой большинства организаций. Авансовый отчет по командировке – это обязательный документ, который сотрудник предоставляет в бухгалтерию по возвращению из поездки.

ОТЧЁТ ПО КОМАНДИРОВКЕ ОНЛАЙН

Общие положения

Командировки позволяют решать необходимые задачи компании и в конечном итоге влияют на эффективность ее работы в целом. Именно поэтому знать правила, касающиеся их оформления и отчетности крайне необходимо.

На текущий момент авансовый отчет по командировке является единственным документом, который подтверждает затраты сотрудника в служебной поездке, и свидетельствует о факте ее совершения.

Командировочное удостоверение и отчет

До 2016 года удостоверение по служебной поездке подлежало обязательному заполнению. Однако с 1 января 2016 года необходимость в оформлении КУ отпала благодаря соответствующему постановлению Правительства РФ. Таким образом, если в учетной политике организации составление этого документа не предусмотрено, то и предоставлять его не нужно.

Однако компании оставляют за собой право выдавать сотруднику такое удостоверение, используя для этого старый бланк.

Всегда ли нужен отчет?

С авансовым отчетом по командировке дело обстоит иначе – его заполнение является обязательной процедурой, исключением является:

  • Если при поездке сотрудник расходовал только личные средства и не требует компенсации. Затраты на командировку возмещаются компанией, если работник предоставил документы, которые их подтверждают. Если же работник на добровольной основе отказывается от составления отчета и последующей за ним компенсации, обязывать его никто не будет.
  • Если затраты на поездку несет предприниматель. Оформлять авансовый отчет на самого себя не имеет смысла. В письме ФНС от 31 августа 2012 года указано, что ИП, который не занимается оформлением авансовых отчетов, не должен подвергаться административным наказаниям в форме штрафов и санкций. Альтернативным авансовому отчету по командировке документ для индивидуального предпринимателя является РКО. В нем отражены все израсходованные суммы, указаны номера накладных и других первичных документов.
  • Если перед служебной поездкой сотрудник не получил аванс. В этом случае заявку на компенсацию командировочных расходов сотрудник может подавать в произвольной форме. При этом утвержденный в компании бланк авансового отчета используется не во всех случаях, что не является нарушением.

Как оформить отчет о командировке

С 1 января 2012 года специальный бланк отчета, разработанный законодательством, больше не является обязательным. Организации получили право на разработку собственного бланка документа, который фиксируется в учетной политике. При этом старый государственный бланк по форме АО-1 также может использоваться на практике, что и происходит во многих компаниях.

Обычный пример отчета о командировке включает в себя краткие данные об организации, командированном сотруднике, целях поездки и содержании затрат.

Основная часть документа предназначена для заполнения следующих сумм: фактических затрат на поездку и выполнение служебного задания, остатка по предыдущим командировочным отчетам или величины задолженности по ним, остатка от аванса (выданная сумма за минусом фактических расходов). Все затраты командированного работника должны подтверждаться правильно оформленной платежной документацией.

Оформление отчета по командировке ложится на плечи бухгалтера и сотрудника. Основная часть этого документа заполняется последним и должна быть предоставлена в бухгалтерию не позднее, чем через 3 рабочих дня после возвращения из поездки.

Чтобы было проще, условно выделим в отчете 4 основных компонента:

  • Средняя часть – основная. В этой части указаны суммы средств, которые были потрачены на командировку.
  • Место для подтверждения проверки документа бухгалтерией. Здесь фиксируется сумма суточных, а также итоговая расчетная сумма.
  • Список документов, подтверждающих затраты. Напротив наименования документа указывается номер, дата получения, тип услуги или вид товара. Список документов завершает подпись командированного сотрудника, который предоставляет отчет.
  • Приложения. Это оригиналы чеков и других документов, отражающих факт затрат.

Это краткая информация об отчете о командировке, которая необходима для понимания основных пунктов, требующих заполнения. Следующим шагом после заполнения нужных сумм и расшифровки расходов будет подписание и согласование документа с бухгалтером и руководителем организации.

Авансовый отчет после командировки: подписание, согласование

Прежде всего, подписать отчет должен сотрудник компании, вернувшийся из служебной поездки. Документ предоставляется в бухгалтерию, где его проверяют и корректируют (при наличии ошибок). Бухгалтер производит расчет сумм и фиксирует факт принятия отчета и приложенных к нему документов.

Далее отрывная часть передается подотчетному лицу. В ней указаны его инициалы, порядковый номер документа, его дата, полная сумма расходов (число с расшифровкой прописью), количество приложений в виде документов, общее количество листов отчета.

После этого бухгалтер и главбух подписывают отчет и предоставляют его руководителю организации для проверки и утверждения.

После того, как начальник утвердит документ своей подписью и расшифровкой, командировочный отчет может приниматься к бухгалтерскому учету. При перерасходе работнику выдается денежная компенсация, при остатке авансовых средств сотрудник обязан предоставить его в бухгалтерию.

Как заполнять авансовый отчет по командировке в электронном виде

С апреля 2011 года авансовые отчеты разрешено оформлять в электронном виде. Это касается и отчетов по командировкам. В законе № 63, регламентирующем правила использования электронной подписи есть статья 6, в которой указано, что составленный в электронном виде отчет должен быть подтвержден электронной подписью: сотрудника, бухгалтера, руководителя.

В этом и заключается сложность оформления электронного документа: требуется установка электронной подписи для каждого сотрудника, участвующего в оформлении авансового отчета.

В приложении для бизнеса Hamilton Авансовый отчёт этот момент предусмотрен. Используя его, Вы можете оформлять авансовые отчеты по командировке полностью в онлайн режиме, подписывая их ЭЦП. Эта возможность появилась впервые в России в 2017 году и компании уже начали активно её использовать. Больше информации о первопроходцах можно найти в статье – Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

И помните, оформление отчетов по командировкам – это неотъемлемая часть отчетности каждого предприятия, которая регулируется налоговым и трудовым законодательством.

 

Смотрите также: