Под рабочей командировкой понимают поездку сотрудника организации на установленный срок по распоряжению руководителя. По завершении поездки оформляется отчет по расходам в командировке, подтвержденный платежными документами.

Целью поездки является выполнение служебного задания вне территориального расположения постоянной работы. При этом для организации важно не только достижение этой цели, но и грамотное оформление командировки, ответственным за которое является бухгалтер или руководитель, выполняющий его функции.

КОМАНДИРОВКА ОНЛАЙН

Общие положения о командировках

Согласно актуальному законодательству РФ, регламентирующему служебные поездки на предприятии, установлено:

  • Командированным может быть только сотрудник, который числится в организации.
  • Поездки в подразделения и филиалы компании, расположенные в другом городе, равно как и поездки к контрагентам и на производственные объекты, также являются командировками.
  • Если работа сотрудника связана с постоянными разъездами (водители, машинисты, рабочие по обслуживанию), их очередная поездка командировкой не считается.
  • Выезды по личным делам и другие поездки, которые не сопровождаются оформлением соответствующего Приказа, не являются служебными.

Предоставив документы о затратах в поездке, работник получает право на их компенсацию. Если командировка пришлась на выходные или праздники, выполнение в эти дни служебных заданий подлежит двойной оплате.

Расходы на билеты в командировке также должны компенсироваться в полной сумме.

Лимиты возмещаемых затрат на проезд

Возмещаемые расходы на проезд компенсируются согласно принятым лимитам в конкретной компании, подтвержденным в ее локальных актах. В коммерческих структурах эти суммы не ограничены. Однако Правительство установило лимит вышеуказанных расходов для сотрудников бюджетных компаний.

Согласно Постановлению, регламентирующему порядок компенсации для работников бюджетных предприятий, проездные расходы возмещаются в форме фактических затрат, которые подтверждены платежной документацией, но не превышающих стоимости проезда:

  • Для ж/д транспорта: в вагоне купе.
  • Для водного транспорта: в каюте категории 5 для морского, каюте группы 2 для речного, каюте категории 1 для паромов.
  • Для воздушного транспорта: в салоне эконом-класса.
  • Для автомобильного транспорта: на любом общественном транспорте, кроме такси.

Если сотрудник бюджетной фирмы не предоставил документы, свидетельствующие о расходах на проезд, затраты компенсируются в минимальном размере:

  • Для ж/д транспорта: по цене билета в плацкартный вагон не скоростного поезда.
  • Для водного транспорта: по цене проезда в каюте группы 10 для морского, каюте группы 3 – для речного.
  • Для автомобильного транспорта: по средней стоимости поездки до пункта назначения на автобусе.

Ситуация с сотрудниками госучреждений иная. Проездные билеты в командировку и обратно вне зависимости от вида транспорта и категории купе, каюты, класса мест в самолете оплачиваются согласно фактическим затратам. Компенсация производится при условии подтверждения затрат на проезд документами. Если сотрудник не предоставил подтверждающую документацию, руководитель имеет право не компенсировать проездные расходы.

Документы для подтверждения затрат

Если раньше билеты на транспорт можно было получить исключительно в кассах компании-перевозчика, то теперь их можно заказать в электронном виде. Возникает вопрос: можно ли подтвердить транспортные затраты на командировку электронными билетами?

Начнем с определений. Электронный билет – это документ в цифровом формате, служащий своего рода договором перевозки между пассажиром и транспортной компанией (или индивидуальным предпринимателем). Форма электронного билета должна соответствовать правилам транспортных уставов и иных законодательных актов, регламентирующих правила предоставления транспортных услуг.

Когда пользователь покупает ж/д или авиабилет через интернет, автоматически формируется выписка, которая передается ему в электронном виде (по электронной почте или через личный кабинет сайта).

При этом выписка для воздушного транспорта представляет собой маршрут-квитанцию, для железнодорожного – контрольный купон. Эти документы отражают все данные о маршруте, условиях (тип или класс места), времени отправления и прибытия, тарифе и цене билета, то есть всю информацию, которая содержится в бумажных билетах. Единственная разница: цифровой формат, хотя и электронный билет можно распечатать на принтере.

Эти документы относятся к бланкам строгой отчетности. Для того, чтобы отчитаться по расходам на дорогу, необходимо:

  1. При перелете – предъявить распечатанный электронный билет и посадочный талон. В первом документе должна быть указана цена услуги, второй является подтверждением факта перелета согласно указанных на нем дате и маршруту.
  2. При поездке на ж/д транспорте – только контрольный купон (или электронный билет в распечатанном виде).

Электронный билет и отчет по выданным авансам

Не будем подробно разбирать правила заполнения отчета по командировкам: уделим внимание только отражению в нем электронных билетов. Здесь могут возникнуть две ситуации.

Первая. Компания сама заказывает билет и выдает его командированному сотруднику. В этом случае документ будет отражаться в качестве авансового средства в блоке по выданным авансам. Он будет содержать и стоимость билета с НДС, и другие расходы при их наличии.

Вторая. Сотрудник заказывал билет сам. В этом случае он обязан предоставить его в распечатанном виде в бухгалтерию. Информация о нем должна быть отражена на странице 2 отчета. Там необходимо заполнить графы с датой и номером документа, направление расходов (например, «билет на поезд в командировку в Москву») и указать его стоимость.

Потеря билета

Преимущество электронной документации в том, что при потере распечатанного билета его всегда можно распечатать еще раз. Но если речь идет о воздушном транспорте, при использовании которого в бухгалтерию необходимо передать еще и посадочный талон, дело обстоит сложнее.

Полный комплект отчетных документов необходим бухгалтеру для того, чтобы учесть командировочные расходы при налогообложении. При потере талона на посадку необходимо обратиться к компании-перевозчику с просьбой предоставить справку, содержащую те же данные, что и в утерянном документе.

Если авиакомпания не выдает справок, подтвердить факт перелета по служебным делам могут: приказ руководителя о командировке, квитанции о проживании в отелях или гостиницах и распечатанная маршрут-квитанция. Однако, во избежание споров при налоговой проверке, лучше настоять на справке от перевозчика или не учитывать затраты на проезд в расходах. Окончательное решение принимает руководитель организации, за которым остается право лишить сотрудника компенсации расходов при отсутствии подтверждающих документов.

Другое дело, если Вы отчитываетесь по служебной поездке с помощью бизнес-приложения Hamilton Авансовый отчет. Мало того, что вся информация о Вас уже заполнена по умолчанию, а Вам остается лишь внести в специально отведенные строки данные по поездке, Вы также можете сразу сфотографировать все подтверждающие документы и прикрепить их отчёту онлайн. Таким образом, у бухгалтера будет полная информация по Вашей командировке, и он незамедлительно сможет приступить к её обработке и возмещению расходов.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

 

Смотрите также: