Работа любой компании строится на определенном наборе бизнес-процессов, которые выполняют ее сотрудники. Это управление расходами и кадрами, делопроизводство, даже стандартные закупки и продажи товаров и услуг. Вне зависимости от количества сотрудников сделать взаимодействие между ними более простым и эффективным для бизнеса более чем реально. Для этого существуют анализ и оптимизация бизнес-процессов – система инструментов, которая помогает распределить нагрузку, собрать воедино всю информацию, автоматизировать отчетность и определенные задачи. Причем обслуживание ее не требует содержания в штате отдельных единиц сотрудников.

ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Нужна ли оптимизация бизнес-процессов в принципе

Даже идеально выстроенные схемы работы предприятия рано или поздно нуждаются в совершенствовании и переорганизации. Изменяются условия труда, количество сотрудников, возникают новые должности и обязанности, соответственно, уже существующие условия необходимо пересмотреть для того, чтобы сделать общую работу более эффективной и продуктивной.

Компания точно нуждается в оптимизации управления бизнес-процессами, если ее сотрудники сталкиваются со следующими проблемами:

  • Дублирование служебных обязанностей. Работа не только сотрудников предприятия, но и его подразделений нередко пересекается и даже повторяется, из-за чего возникает нестабильность качества, сложно определить ответственность. Необоснованная конкуренция и лишние затраты только усугубляют ситуацию, доводя ее до полного хаоса.
  • Несфокусированный опыт руководителя. Директор предприятия может иметь значительный опыт в сфере управления, однако базовые экономические знания, навыки в сфере маркетинга и менеджмента не позволяют ему досконально разбираться в происходящих процессах и возникающих в организации проблемах.
  • Низкая эффективность работы.

В этом случае необходимо внедрение целой системы оптимизации бизнес-процессов. Важно отметить, что действовать по образу и подобию других предприятий с иной спецификой работы и другими индивидуальными особенностями неразумно, здесь нужна полная адаптация системы.

Работа компании без оптимизации — последствия

Если компания нуждается в совершенствовании и автоматизации происходящих производственных процессов, но их внедрение затягивается по определенным причинам, это приводит к:

  • затянутому выполнению поставленных задач и принятию решений;
  • низкому качеству работы и потере клиентов;
  • слабому контролю руководства за происходящими бизнес-процессами;
  • снижению общей эффективности и, как следствие, росту лишних затрат компании.

Любые поставленные задачи будут требовать от сотрудников больших временных затрат и концентрации, многие нюансы могут быть потеряны, из-за чего пострадает итоговое качество работы. Руководитель не сможет эффективно контролировать и планировать производственный процесс и затраты, что негативно скажется на доходах предприятия.

Какие цели ставит перед собой оптимизация бизнес-процессов

  • Сокращение операционных и временных затрат.
  • Повышение качества обслуживания клиентов.
  • Улучшение финансовых показателей компании.
  • Появление прозрачности работы компании.

Внедрение специальных инструментов оказывается удобным как руководителям компании, так и ее сотрудникам. Первые получают возможность эффективно контролировать все происходящие процессы, принимать решения на основе аналитических данных и собранных показателей, а также прогностической информации. Возрастает управляемость бизнесом, расширяются возможности для роста и развития. Для сотрудников ценным оказывается упрощение многих задач, увеличение скорости принятия решений и визирования документов, подачи отчетности. Кроме того, внедренная система устраняет дублирующие функции между сотрудниками и подразделениями, распределяет полномочия и ответственность.

Для лучшего понимания возьмём за пример один из периферийных бизнес-процессов в компании — оптимизацию командировок и авансовых отчётов.

Порой руководители даже представить себе не могут, что оптимизация этих процессов позволяет экономить компании до 50% времени и до 40% расходов. Стоит отметить, что при этом еще и повышается эффективность работы сотрудников. И чем больше размер бизнеса, чем ощутимее этот результат.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ >>

Важный критерий выбора инструмента – его соответствие международным стандартам, а также требованиям государства.

Особенности моделирования и оптимизации бизнес-процессов

Существует специальный инструмент для описания алгоритмов производственных процессов. Однако современные информационные системы легко интегрируются со сторонними продуктами, благодаря чему при использовании ERP-систем можно дополнить их программными инструментами сторонних разработчиков, создав максимально эффективную и отвечающую задачам конкретного бизнеса связку.

Инструменты оптимизации в первую очередь необходимы участникам, а не разработчикам, поэтому ключевое значение при их выборе играет его доступность и удобство на любым этапе от внедрения до реорганизации.

В типовых схемах моделирования оптимизации бизнес-процессов малого и среднего бизнеса описываются этапы от существующих до обновленных — это позволяет точнее понять поставленные задачи и реализовать инструмент для решения всех проблем.

Сегодня собственникам и управляющим предприятиям доступны самые разнообразные инструменты для совершенствования и автоматизации действующих алгоритмов работы. Это интуитивно понятные системы, которые могут внедряться в работающую ERP и создавать гибкий и удобный алгоритм для сбора информации, ее анализа, создания статистики и принятия решений. Дополнительным преимуществом является также исключение человеческого фактора из многих сложных процессов – это сокращает вероятность возникновения ошибок и повышает скорость обработки и выдачи данных.

Постепенная оптимизация действующих алгоритмов работы и правильно выбранные для этого инструменты – залог развития и процветания как небольшой частной компании, так и крупного многофилиального предприятия.