Суточные в командировке: размер, расчет, учет и налогообложение в 2025 году.

Представляем вашему вниманию эксклюзивный гайд про суточные в командировке. Мы подготовили для вас руководство, которое станет надёжным помощником в вопросах, связанных с выплатами в командировках в 2025 году.

Суточные в командировке —

это часть расходов, выделенных работнику на личные нужды в поездке, связанной с выполнением служебных заданий. Они относятся к дополнительным издержкам, которые несет работник во время выполнения выездного задания.

Основное назначение:

• Питание во время выполнения делового задания;
• Транспортные затраты;
• Прочие мелкие издержки, связанные с проживанием во время рабочего визита.

Организация должна предоставить работнику суточные для покрытия издержек, связанных с пребыванием во время выполнения выездного задания.

Выплаты включают в себя:

• Проживание — оплата гостиниц, квартир, отелей, хостелов или других мест проживания;
• Питание — компенсация за пропитание персонала;
• Транспорт — оплата перемещения в месте пребывания;
• Дополнительные необходимые расходы — мелкие затраты, возникшие в ходе исполнения должностных обязанностей.

Суточные и другие командировочные затраты отличаются друг от друга по многим факторам.

1. Назначение расходов.

• Командировочные расходы покрывают основные траты, связанные с рабочим путешествием: проезд (билеты на транспорт), проживание (отели, съёмные квартиры), питание (в зависимости от политики компании) и прочие траты на рабочие нужды (аренда транспорта, канцелярия, мобильная связь);
• Суточные предназначены для компенсации дополнительных затрат, которые не были заранее согласованы с работодателем.

2. Документальное подтверждение.

• Командировочные расходы требуют подтверждения в виде официальных документов. Для этого необходимо предоставить чеки, квитанции, билеты, ваучеры, счета за проживание и прочие траты;
• Суточные расходы не требуют официального подтверждения, так как они предназначены для покрытия мелких бытовых трат (например, покупка воды, кофе, лекарств).

3. Порядок выплат.

• Командировочные расходы выплачиваются после документального подтверждения;
• Суточные выплачиваются авансом и не требуют последующего подтверждения трат.

Начисление суточных — это не только соблюдение законов, но и проявление заботы о персонале во время выполнения рабочего задания.

Какие же бывают размеры выплат? Рассмотрим ниже.

В соответствии со ст. 167, 168 ТК РФ, работнику во время служебной поездки выплачиваются средний заработок и суточные за каждый календарный день. Они различаются в зависимости от места пребывания (путешествия по России или за границу) и имеют свои особенности как в плане размера, так и в плане налогообложения и учёта.

При командировках по России суточные начисляются в следующем размере:

• При однодневном визите — не выплачиваются;
• При многодневном визите — 700 рублей в сутки.

При командировках за границу суточные выплачиваются в следующем размере:

• При однодневных путешествиях — не выплачиваются;
• При многодневных путешествиях — 2 500 рублей в сутки.

При этом необходимо правильно рассчитать размер выплат:

• В день выезда из России суточные рассчитываются по норме, установленной для заграничных служебных поручений (т.е. 2 500 рублей);
• В день въезда в Россию начисления рассчитываются по норме, установленной для выездов по территории России (т.е. 700 рублей).

Командировки в Беларусь, Казахстан и другие страны СНГ относятся к исключению из основных правил. При пересечении границы на таможне не ставят отметки в заграничном паспорте о пересечении границы и суточные для таких поездок считаются от даты пересечения государственной границы и определяются по проездным документам (п. 19 Положения № 749).

Нормы суточных могут варьироваться в зависимости от страны назначения и специфики поездки, что необходимо учитывать при планировании затрат на выездные задания представителей компании.

Работодатель имеет право установить любой размер суточных и закрепить эту информацию в локальном нормативном акте организации. Это может быть положение о командировках. Максимальная сумма суточных не имеет ограничений.

При выплате денежных средств сверх нормы бухгалтерии необходимо обратить внимание на размеры необлагаемых суточных:

• Для выездов по России необлагаемый НДФЛ размер выплат установлен на уровне 700 рублей в сутки. Максимальный размер начислений не ограничивается законодательством, но суммы суточных свыше установленного лимита подлежат налогообложению;
• Для заграничных поездок размер дневного пособия, которое не облагается НДФЛ, в 2025 году составляет 2 500 рублей в день. Однако работодатели имеют право назначить сумму суточных выше нормативной, но с доплатой НДФЛ;
• Для работников с разъездным характером работы и выполняющих работу за пределами России установлен новый необлагаемый лимит по НДФЛ и увеличен до 3 500 рублей в сутки. Данное изменение закреплено в Федеральном законе от 29 ноября 2024 года № 416-ФЗ;
• Для поездок по служебному поручению на территорию ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областей, установлены увеличенные лимиты суточных в командировке в размере 8 480 рублей в день. Данный размер суточных не облагается НДФЛ и к нему не применимы исчисления страховых взносов в соответствии со статьями 217 и 422 Налогового кодекса РФ.

Увеличенные лимиты на территории ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областей предусмотрены только для работников организаций:

• Подведомственных федеральным государственным органам;
• Принимающих непосредственное участие в выполнении работ и оказании услуг по обеспечению жизнедеятельности населения и восстановлению объектов инфраструктуры.

Важно понимать, что к периоду командировки относятся:

• Календарные дни фактического пребывания в месте назначения;
• Выходные дни, выпавшие на период поездки;
• Праздничные дни, совпавшие со временем поездки;
• Дни в пути до места назначения и обратно;
• Время вынужденной остановки в пути (при задержке или отмене транспорта).

За каждый день пребывания при выполнении выездного задания должны быть начислены суточные. Это правило распространяется даже на те случаи, когда работник фактически не выполняет свои служебные обязанности (например, во время выходных или в период ожидания транспорта).

Как правильно рассчитать размеры начислений:

• В день выезда из России денежные средства начисляются по норме, установленной для заграничных поездок (т.е. 2 500 рублей);
• В день въезда в Россию денежные начисляются по норме, установленной для служебных выездов по территории России (т.е. 700 рублей).

Пример 1: Расчет ежедневных выплат при командировке по России.

Сотрудник отправляется в служебную поездку из Москвы в Екатеринбург. Рассмотрим детально, как производится расчет ежедневного пособия с учетом всех нюансов.

Период: с 15 по 20 августа 2025 года.

Маршрут: Москва (вылет в 09:15) — Екатеринбург (прилет в 11:45) — Екатеринбург (вылет в 12:00) — Москва (прилет в 14:30).

Транспорт: авиаперелет.

Базовые параметры:

Норма по России: 700 рублей в сутки.

Количество оплачиваемых дней: 6 дней (включая дни в пути).

Подневный расчет:

15 августа: день отъезда + время в пути + прибытие.

16-19 августа: рабочие дни.

20 августа: рабочий день + время в пути + прибытие.

Итоговая сумма:

6 дней × 700 рублей = 4 200 рублей.

Важные особенности расчета:

• Суточные начисляются за каждый календарный день;
• Включаются выходные и праздничные дни;
• В расчет входит время в пути (даже неполные сутки).

Таким образом, при правильном учете всех дней поездки, сотрудник получит полную компенсацию своих расходов в размере 4 200 рублей, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в рамках установленной нормы.

Пример 2: Расчет ежедневных выплат при командировке за рубежом.

Сотрудник отправляется в рабочую поездку из Москвы в Шанхай (Китай). Рассмотрим детально, как производится расчет ежедневного пособия с учетом международных особенностей.

Период: с 15 по 22 сентября 2025 года.

Маршрут: Москва (вылет в 05:10) — Шанхай (прилет в 19:20 по местному времени) — Шанхай (вылет в 07:30 по местному времени) — Москва (прилет в 11:30 по местному времени).

Транспорт: авиаперелет.

Базовые параметры:

Норма для зарубежных поездок: 2 500 рублей в сутки.

Количество оплачиваемых дней: 8 дней (включая дни в пути).

Валютный курс:

Дневное содержание выплачивается как в рублях, так и в валюте.

Подневный расчет:

15 сентября: день отъезда и пересечения границы + время в пути + день прибытия и пересечения границы.

16-21 сентября: рабочие дни.

22 сентября: день отъезда и пересечения границы + время в пути + день прибытия и пересечения границы.

Итоговая сумма:

(7 дней × 2 500 рублей) + (1 день × 700 рублей) = 18 200 рублей.

Важные особенности расчета:

• Выплаты начисляются в иностранной валюте или рублях;
• При начислении денежных средств в расчет берется дата пересечения границы;
• Включается весь период рабочей поездки, включая выходные;
• Время в пути полностью оплачивается;
• Вынужденные остановки компенсируются.

Таким образом, при правильном учете всех дней поездки, сотрудник получит суточные в размере 18 200 рублей, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах установленных законодательством норм для зарубежных поездок.

Какие документы необходимы для отправки сотрудника в командировку? Давайте рассмотрим подробнее!

Приказ о направлении в командировку —

Это основной документ, без которого невозможно официально оформить служебную поездку. Его правильное оформление гарантирует соблюдение всех правовых норм и защиту интересов как работника, так и работодателя.

Для оформления приказа можно использовать:

• Унифицированную форму Т-9 — для направления одного сотрудника;
• Форму Т-9а — при направлении нескольких сотрудников одновременно;
• Собственную форму организации, утвержденную в учетной политике.

В приказе должны быть указаны:

• Полное официальное наименование организации;
• ФИО и название занимаемой должности;
• Подразделение, к которому принадлежит работник;
• Место назначения (страна, город, организация);
• Точные даты начала и окончания командировки;
• Цели выездного задания с четкой формулировкой;
• Источник финансирования;
• Основание для направления в командировку (при необходимости).

При возвращении из командировки сотруднику необходимо корректно и безошибочно заполнить авансовый отчет.

Это первичный документ бухгалтерского учета, который подтверждает использование денежных средств, выданных под отчет. Он является обязательным для учета всех затрат, понесенных во время служебной поездки.

Сроки предоставления:

• Три рабочих дня — максимальный срок сдачи отчета после возвращения из командировки;
• При возвращении из деловой поездки в выходной день или при уходе на больничный срок отсчитывается с первого рабочего дня.

К авансовому отчету требуется прикрепить:

• Проездные документы (билеты, посадочные талоны, маршрутные квитанции);
• Документы на проживание (чеки, ваучеры, договоры);
• Кассовые чеки с QR-кодом;
• Банковские выписки (при оплате корпоративной картой);
• Копия заграничного паспорта с отметкой о пересечении границы.

При заполнении авансового отчета необходимо обратить внимание на важные особенности:

• Суточные расходы не требуют подтверждающих документов;
• Все траты должны быть служебными;
• Электронные чеки необходимо распечатать;
• Иностранные документы должны быть переведены на русский язык.

Безошибочно заполненный и вовремя предоставленный авансовый отчет — это гарантия того, что все служебные затраты будут компенсированы, а компания избежит проблем с контролирующими органами.

Для правильного начисления суточных необходимо предоставить подтверждающие документы:

• Приказ о командировке — основной документ, фиксирующий сроки командировки, место назначения, цели, задачи и основание для направления;
• Локальный нормативный акт компании, определяющий размеры выплат и порядок их начисления;
• Бухгалтерская справка-расчет с указанием количества дней командировки и расчета суммы суточных.

Законодательные требования обязывают работодателя установить размеры суточных в одном из документов. Это могут быть коллективный договор или локальный нормативный акт. В акте необходимо прописать базовые нормы для внутренних и зарубежных деловых выездов и дифференциацию по должностям (при необходимости).

Суточные учитываются при налогообложении по-разному в зависимости от системы налогообложения организации.

Учет суточных при ОСНО осуществляется следующим образом:

• Суточные принимаются к учету в составе прочих расходов;
• Размеры определяются на уровне организации и регулируются локальным нормативным актом;
• Подтверждающие документы о расходовании не требуются.

Учет суточных при УСН осуществляется следующим образом:

• Суточные учитываются как расходы;
• Необходимы подтверждающие документы — приказ о направлении в командировку и авансовый отчет;
• Документы о выдаче аванса.

Для ОСНО:

• Расходы принимаются к учету на дату утверждения авансового отчета;
• Учитываются в полном объеме согласно локальному акту.

Для УСН, применяющей схему «доход минус расход»:

• Расходы учитываются после фактической оплаты;
• Требуется документальное подтверждение;
• Сумма должна быть экономически обоснована.

Выбор размера суточных — это самостоятельное решение работодателя, которое не ограничивается только налоговыми лимитами и страховыми взносами.

Суточные не требуют подтверждения конкретных расходов. Сотрудникам не требуется предоставлять чеки и квитанции на личные траты, в авансовом отчете достаточно лишь указать количество дней командировки. Авансовый отчет сдается в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки. За данные начисления не нужно отчитываться, т.к. у них отсутствует целевой характер и сотрудник вправе распоряжаться ими по своему усмотрению. Нецелевые расходы не подлежат контролю со стороны работодателя. Работник может тратить денежные средства по своему усмотрению во время командировки. Законодательство не ограничивает способы их использования.

При разъездной работе суточные выплачиваются только в случае, когда сотрудник вынужден задержаться и проживать не по месту постоянного жительства (ст. 168.1 ТК РФ).

При этом не стоит путать их с компенсациями при разъездах.

Суточные — это фиксированная сумма на питание и мелкие расходы, которую работник тратит по своему желанию и потребностям без предоставления отчетности.

Компенсации — это возмещение конкретных документально подтвержденных расходов (проезд, проживание, ГСМ и т.д.), связанных с исполнением рабочих обязанностей.

Посуточные начисления не выплачиваются при однодневных выездах по России. Компенсации же предусматривают оплату проезда, топлива и т.п.

Выплата суточных производится не за все дни разъездной работы, а только за дни вынужденного проживания вне территории постоянного места жительства, при этом документальное подтверждение не требуется только для самих суточных. Другие затраты (проезд, проживание) требуют подтверждающих документов.

Подводя итоги о суточных в командировке, обобщим ключевые моменты.

Первый день командировки учитывается с момента отправления транспорта из населенного пункта постоянной работы, даже если это происходит поздно вечером.

Пример 1: Если транспорт отправляется до 24:00 — этот день включается в командировку. При отправлении транспорта после 00:00 деловой выезд считается со следующего дня.

Последний день служебного выезда определяется по времени прибытия.

Пример 2: Если транспорт прибывает до 24:00 — этот день включается в командировку. Если транспорт прибывает после 00:00 — в командировку включается следующий день.

Размеры суточных устанавливаются локальными актами организации. Суточные могут быть установлены в любом размере, как меньшем, так и большем, чем установленные законодательством лимиты. Компенсации сверх лимита облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Работодатель начисляет суточные:

• За каждый день нахождения в командировке, в том числе выходные и нерабочие праздничные дни (за исключение оформления личных дней для продления пребывания в месте назначения);
• За дни нахождения в пути к месту назначения (в том числе при вынужденной остановки).

В соответствии со ст. 167, 168 ТК РФ, сотруднику в командировках в 2025 году выплачиваются средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. При этом работник имеет полное право тратить их на любые личные нужды.

18 лет опыта в сфере автоматизации позволяют экспертам компании Hamilton Apps глубоко понимать потребности бизнеса. Мы знаем, как превратить сложные и трудоемкие задачи в простые и понятные процессы, которые экономят время и ресурсы вашей компании.

Hamilton Авансовый отчет — это инновационное облачное решение для автоматизации процессов авансовой отчетности в компаниях любого масштаба. Система позволяет оптимизировать работу с документами и значительно сократить время на обработку финансовых данных.

Приложение Hamilton Авансовый отчет обеспечивает автоматизированную обработку заявок, умный контроль затрат и аналитику в реальном времени, при этом клиенты отмечают впечатляющие результаты внедрения:

• на 53% снижается нагрузка на бухгалтерию;
• на 64% сокращаются затраты на пересылку документов;
• на 72% сокращается время на обработку авансовых отчетов;
• на 87% сокращается время на оформление командировки и формирование отчетов;
• до 100% повышается точность авансовой отчетности.