Автоматизация бизнес-процессов в Холдинге Випсервис с помощью приложений для бизнеса Hamilton Apps

Холдинг Випсервис основан в 1995 году. Это крупнейший российский консолидатор по продаже авиационных и железнодорожных билетов и проездных документов. При посредничестве Холдинга ежегодно путешествует более 13 миллионов пассажиров. Холдинг сегодня — это более 10 видов бизнеса: субагентская сеть, организация деловых поездок, билетное онлайн-агентство, разработка ИТ-систем, агрегаторы транспортного и гостиничного контента, служба консьерж-сервиса. В качестве оператора Випсервис управляет двумя гостиничными проектами.

На сегодняшний день представительства и бизнесы Холдинга Випсервис располагаются в 10 городах РФ и СНГ, а штат насчитывает более 1200 сотрудников. В 2018 году компания открыла свой первый офис в Европе (Германия) и начала масштабную стратегию глобализации.

Разветвленная структура и большое количество сотрудников требуют эффективных инструментов для управления внутренними процессами, особенно в таких областях, как обработка расходов, авансовых отчетов и управление отпусками.

В результате стремительного развития Холдинга Випсервис и расширения штата сотрудников значительно возрос объем документооборота, связанного с расходами, авансовыми отчетами и отпусками.

Обработка информации вручную занимала значительное количество времени у сотрудников бухгалтерии и отдела кадров, что повышало вероятность возникновения ошибок и задержек по предоставлению отчётных документов.

Каждый день сотрудники Випсервис сталкивались с серьезными трудностями в работе с документами и финансами.

Перед командой Hamilton Apps стояла непростая задача — решить комплекс накопившихся проблем в бизнес-процессах Холдинга.

1. Трудоемкий процесс обработки документов: Каждый документ требовал ручного ввода данных, многократных согласований в бумажном виде и тщательной проверки. Это отнимало огромное количество времени и сил как у сотрудников бухгалтерии, так и у рядовых работников.
2. Задержки в обработке запросов: Сотрудники сталкивались с существенными неудобствами из-за длительного согласования документов. Заявки на возмещение расходов, авансовые отчеты и заявления на отпуск требовали множества подписей и могли находиться в работе продолжительное время. Такой процесс создавал определенные сложности как для работников, так и для руководства Холдинга.
3. Сложности с контролем расходов: Отсутствие единой системы учета существенно усложняло контроль расходов. Финансовому отделу приходилось собирать информацию из разных источников фрагментарно, что создавало трудности при анализе эффективности затрат и принятии оперативных управленческих решений на уровне всего Холдинга.
4. Риск ошибок: Работа с бумажными носителями и ручной ввод данных приводили к многочисленным ошибкам в процессах учёта. Это проявлялось в различных формах: от некорректного внесения числовых данных до утери документов. В результате сотрудникам приходилось тратить дополнительное время на исправление возникших неточностей и проведение повторных проверок.
5. Неэффективное управление временем сотрудников: Сотрудники тратили рабочие часы на рутинные операции: заполнение бумажных форм, ожидание подписей, перепроверку данных. Это существенно снижало их продуктивность и мешало сосредоточиться на более важных задачах.

Проведя тщательный анализ бизнес-процессов Холдинга Випсервис, команда Hamilton Apps определила стратегические приоритеты внедрения системы управления корпоративными расходами. На основании выявленных потребностей и особенностей работы многопрофильного Холдинга были сформулированы ключевые цели, направленные на оптимизацию всех аспектов управленческой деятельности:

• Автоматизация процессов обработки запросов на командировки, общехозяйственные и представительские расходы, авансовых отчетов и заявлений на отсутствие;
• Сокращение времени обработки всех типов запросов и авансовых отчетов;
• Уменьшение количества ошибок и повышение точности данных;
• Повышение эффективности контроля за расходами сотрудников;
• Оптимизация работы бухгалтерии и HR;
• Обеспечение единой системы управления запросами на расход любого типа и авансовыми отчетами для всех компаний Холдинга.

В ходе реализации проекта отдел по внедрению внедрил все три бизнес-приложения Hamilton Apps в работу Холдинга Випсервис: «Запросы на расход», «Авансовые отчеты» и «Запросы на отсутствие». Это позволило оптимизировать ключевые бизнес-процессы, благодаря следующему функционалу:

• Автоматическое формирование запросов на командировки, общехозяйственные и представительские расходы для сотрудников всех компаний Холдинга;
• Автоматическое формирование авансовых отчетов для сотрудников всех компаний Холдинга.
• Автоматическое формирование заявлений на отпуск без сохранения заработной платы, на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, на отсутствие на рабочем месте (невыходы по болезни) и на удаленную работу;
• Автоматическое создание всех необходимых печатных форм, исключая необходимость ручного заполнения бумажных документов;
• Созданы различные виды статистических отчетов для руководителей и бухгалтеров, обеспечивающие прозрачный и полный контроль над расходами и отсутствием сотрудников;
• Автоматическое формирование проводок согласно плану счетов клиента и формирование импорт-файла в ERP-систему клиента.

Внедрение приложений Hamilton Apps открыло новую эру в управлении бизнес-процессами Холдинга Випсервис.

Как рассказывает Юлия Александровна Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps: «Благодаря глубокой автоматизации нам удалось впечатляюще сократить время обработки любых запросов и авансовых отчетов на 70%. Это помогло освободить значительное количество времени, которое ранее уходило на рутинные операции с документами, и теперь сотрудники могут сфокусироваться на выполнении своих ключевых профессиональных задач.

Точность данных достигает беспрецедентного уровня — количество ошибок снизилось на 95%. Автоматизация процессов эффективно исключает человеческий фактор, гарантируя высокую достоверность всей информации».

По мнению главного бухгалтера Випсервис: «Система предоставляет руководителям и бухгалтерам полный контроль над расходами, формируя прозрачную картину финансовых потоков. Это позволяет нам принимать управленческие решения быстро и эффективно, основываясь на актуальных данных».

«Теперь особое внимание уделяется комфорту сотрудников — процессы оформления и согласования становятся максимально простыми, а возмещение расходов осуществляется оперативно. Все это значительно повышает уровень удовлетворенности персонала». — высказал свое мнение о внедрении приложений Hamilton Apps директор по персоналу Холдинга Випсервис.

Важным преимуществом внедрения приложений Hamilton Apps является единая система для всех компаний Холдинга, обеспечивающая прозрачность процессов оформления запросов и авансовых отчетов. Это создает стандартизированную среду для управления бизнес-процессами на всех уровнях организации.

Благодаря внедрению приложений Hamilton Apps, Холдинг Випсервис значительно оптимизировал свои внутренние процессы, повысил эффективность работы и снизил операционные затраты. Данное решение помогло направить все ресурсы на рост и достижение поставленных стратегических задач.