Автоматизация авансовых отчетов с приложением «Hamilton – Авансовые отчеты» для Quidel Ortho

Автоматизация авансовых отчетов с приложением «Hamilton – Авансовые отчеты» — ваш ключ к эффективности в работе с корпоративными расходами

Год реализации проекта: 2024.

Страна, город: Россия, Москва.

Количество подключенных пользователей: 38 пользователей.

Показатели эффективности:

• на 70% сократилось время на обработку отчетов;
• на 95% снизилось количество ошибок в оформляемых документах.

QuidelOrtho — компания Ortho Products была образована в 1939 году как подразделение корпорации Johnson & Johnson. В 1997 после слияния двух компаний Johnson & Johnson и Kodak’s Diagnostics была образована Ortho Clinical Diagnostics. В 2014 году бизнес in-vitro диагностики выделяется в отдельную компанию Ortho Clinical Diagnostics. В 2022 году произошло объединение Ortho Clinical Diagnostics и Quidel Corporation в компанию QuidelOrtho с восьмидесятилетней историей инноваций.

QuidelOrtho входит в число лидеров мировой индустрии in-vitro диагностики, объединяет свое глобальное присутствие в централизованных клинических лабораториях, службе крови и экспресс-диагностики, предоставляя быстрые, точные и надежные диагностические решения любого масштаба. В 2023 году компания столкнулась с необходимостью оптимизации процесса обработки авансовых отчетов.

«Каждый документ требовал кропотливой ручной работы: специалисты вынуждены были вручную вводить данные, а затем организовывать многократные согласования между различными отделами. Этот процесс занимал значительное время и, к сожалению, часто сопровождался ошибками, что еще больше усложняло работу», — рассказывает представитель QuidelOrtho.

Тщательно проанализировав ситуацию, в Hamilton Apps пришли к выводу, что у Заказчика особенно остро стояла проблема задержек выплат сотрудникам. Из-за длительного процесса обработки отчетов работники подолгу не получали возмещение своих расходов, что создавало напряженность в коллективе и негативно сказывалось на их мотивации.

Кроме того, отсутствие единой системы учета серьезно затрудняло контроль за командировочными расходами. Руководители не могли эффективно анализировать затраты и оценивать их эффективность, что существенно снижало качество финансового менеджмента в компании.

После детального обсуждения с Заказчиком команда Hamilton Apps выявила ключевые проблемы в работе с авансовыми отчетами и поставила перед собой четкие цели по решению каждой из этих проблем. Задача заключалась в том, чтобы оптимизировать процесс обработки авансовых отчетов, ускорить выплаты сотрудникам и создать надежную систему контроля расходов.

При планировании перехода на систему Hamilton Apps компания QuidelOrtho определила для себя четкие стратегические цели. Прежде всего, руководство поставило задачу полностью автоматизировать процесс обработки авансовых отчетов.

Не менее важным приоритетом стало существенное сокращение времени на обработку авансовых отчетов. Компания Заказчика стремилась оптимизировать рабочие процессы и ускорить обработку отчетов на всех этапах.

Особое внимание уделялось повышению качества получаемых и предоставляемых данных. Перед командой разработчиков Hamilton Apps стояла задача минимизировать количество ошибок при обработке информации и обеспечить максимальную точность всех данных.

Четвертым ключевым направлением стало упрощение системы контроля за расходами сотрудников. QuidelOrtho стремилась создать прозрачный и эффективный механизм мониторинга, который позволил бы легко отслеживать все финансовые операции в зависимости от грейдов персонала и своевременно анализировать затраты.

Достижение этих целей должно было значительно повысить эффективность работы с авансовыми отчетами и улучшить качество финансового управления в целом.

«В первую очередь, была внедрена функция автоматического формирования импорт-файлов для ERP-системы 1С. Это позволило бухгалтерам полностью отказаться от ручного ввода данных, существенно сэкономив время сотрудников и исключив ошибки при переносе информации», — рассказала Юлия Александровна Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps.

По словам Юлии, особое внимание было уделено автоматизации работы с банковскими документами. Система получила возможность самостоятельно загружать выписки по корпоративным картам, а также данные о расходах на авиа и ж/д билеты, оплату трансферов и проживание. Это значительно упростило процедуру сверки расходов и сократило время на обработку документации.

«Для оптимизации процесса согласования была внедрена функция редактирования авансовых отчетов непосредственно в системе. Теперь у Заказчика появилась возможность вносить все корректировки в приложении в режиме реального времени с любого устройства, что существенно ускорило процедуру согласования между различными отделами», — поделилась Юлия — «Важным шагом стало внедрение возможности работы с печатными формами по утвержденным форматам Заказчика в электронном виде. Это позволило полностью отказаться от бумажного документооборота и ручного заполнения документов, сделав процесс обработки отчетов полностью цифровым».

Все эти изменения были направлены на создание удобного и эффективного инструмента для работы с авансовыми отчетами, который бы максимально соответствовал потребностям Заказчика.

После интеграции «Hamilton – Авансовые отчеты» в бизнес-процессы компании Заказчика, были зафиксированы следующие положительные изменения:

1. Оптимизация бизнес-процессов:

• Время обработки авансовых отчетов сократилось на 70%;
• Количество ошибок снизилось на 95%.

2. Улучшение качества контроля:

• Внедрена единая система учета и аналитики;
• Обеспечен прозрачный контроль расходов на командировки.

3. Повышение уровня удовлетворенности персонала:

• Ускорено возмещение расходов сотрудников;
• Упрощена процедура оформления и согласования авансовой отчетности.

Благодаря внедрению облачного приложения «Hamilton – Авансовые отчеты» компания Заказчика получила комплексное решение для эффективного управления расходами сотрудников.

Функциональные особенности системы позволяют:

• Быстро подготавливать авансовые отчеты с любого устройства из любой точки мира;
• Прикреплять фотографии подтверждающих документов;
• Отчитываться по всем видам расходов (командировки, общехозяйственные расходы, представительские расходы и др.)

Облачное приложение «Hamilton – Авансовые отчеты» полностью исключает:

• Дублирующие операции;
• Риск утери документации;
• Неэффективное использование рабочего времени.

Благодаря внедрению приложения «Hamilton – Авансовые отчеты», QuidelOrtho смогла значительно оптимизировать процесс обработки авансовых отчетов, снизить затраты и повысить эффективность работы бухгалтерии. Это позволило компании сосредоточиться на своих основных бизнес-задачах и продолжить динамичное развитие.

Готовы вывести свою бухгалтерию на новый уровень? Попробуйте «Hamilton – Авансовые отчеты» уже сегодня и ощутите разницу!