Расходы по выданным сотруднику наличным средствам необходимо подтверждать квитанцией. Однако оформить авансовый отчет для бухгалтерии можно и без кассового чека. Существует ряд нюансов, которые нужно учитывать при использовании других отчетных документов.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Документы, дополняющие отчетность по выданным средствам

В большинстве случаев отчетность требуется для подтверждения работниками командировочных расходов. Сотрудник, получивший деньги из кассы для выполнения служебных поручений, обязан предоставить в бухгалтерию или руководителю отчет, к которому прикрепляются документы, подтверждающие профессиональные затраты. Это могут быть затраты на проезд до места назначения и обратно, оплата гостиницы, в некоторых случаях питание.

Все документы, служащие для авансового отчета, содержат основные реквизиты (дату, регистрационный номер и пр.) и информацию о расходах на услуги и товары. Кроме кассового чека, могут использоваться:

  • Бланк строгой отчетности. В его роли может выступать билет на самолет или поезд, талон, абонемент на посещение курсов или тренингов.
  • Приходный кассовый ордер. Его заполняет бухгалтер или руководитель организации.
  • Товарный чек. Его, в отличие от кассовой квитанции, заполняет продавец от руки или в электронном виде. Он не является фискальным документом: то есть его не всегда  выпускает официально зарегистрированная касса.

Провести авансовый отчет без чеков бухгалтерия может только тогда, когда к нему приложен один из перечисленных выше документов. В первую очередь, это необходимо для отчетности, но есть и другие причины.

Например, отчетные средства, выданные сотрудникам на профрасходы, компания-работодатель может принимать к снижению налоговой базы. Чтобы уменьшить сумму выплат, необходимо предоставить в налоговый орган установленный законом перечень документов, которые свидетельствуют о расходах сотрудника.

Сотруднику эти документы потребуются для подтверждения работодателю затрат на выполнение служебного задания или покупку товаров для нужд организации.

В законах, регламентирующих порядок составления отчетов по авансовым средствам, нет информации, что к этому документу должны в обязательном порядке прикрепляться кассовые чеки. Но в официальном бланке (форма АО-1) есть ячейки, в которых необходимо зафиксировать сведения о квитанциях и других документах, которые подтверждают расходы. Необходимо ввести их номер и дату, а также расшифровать содержание затрат, указать их общую сумму.

Рассмотрим подробнее технологию составления авансовых отчетов без кассовых чеков, но с применением других документов, а также условия их использования в рамках отчетности.

БСО вместо чека

Дополнить авансовый отчет можно авиа- или ж/д билетом, талоном на питание и другими видами бланков строгой отчетности.

Особенность БСО в том, что составляется он только при предоставлении услуг. При продаже товаров бланк не предоставляют.

Единственное условие использования бланка строгой отчетности в авансовом отчете без чека: прилагаемый документ должен полностью соответствовать требованиям п. 3 Постановления № 359 от 6.05.08, а именно содержать следующие реквизиты:

  • наименование (например, «Пассажирский билет», «Багажная квитанция» и т.д.);
  • серию и номер;
  • наименование организации, предоставляющей услугу, ее юридический адрес и ИНН;
  • расшифровка предоставляемой услуги;
  • дата оплаты услуги;
  • ФИО, должность, подпись представителя организации;
  • печать, при ее наличии.

Законодательно установленный бланк этого документа включает два раздела: основной и отрывной. После заполнения бланка работник получает отрывную часть, которую и прилагают к авансовому отчету без товарного и кассового чеков и на основе которого заполняют соответствующие графы отчетного документа.

Единственное исключение: если корешок БСО не отрывной. Например, в транспортном билете. В этом случае к отчету прикрепляются обе части бланка.

Работнику, взявшему под отчет денежные средства, необходимо убедиться в соблюдении правил заполнения БСО и наличии в нем требуемых реквизитов. Только грамотно и правильно заполненный бланк является полноценной заменой кассовому чеку.

Авансовый отчет без чека: используем ПКО

Приходный кассовый ордер фиксирует поступление денежных средств в кассу компании. Этот документ так же состоит из двух частей: основного и отрывного корешка, который по аналогии с БСО нужен работнику для составления авансового отчета.

В отличие от БСО, приходно-кассовый ордер используется не только при предоставлении услуг, но и при фиксации сделки купли-продажи различных товаров.

Требования к ПКО для отчетности:

  • базовые реквизиты: номер, дата, название организации и другие;
  • печать компании, предоставившей услугу или продавшей товар (при наличии): должна захватывать обе части документа примерно наполовину;
  • сумма покупки или оплаты услуги в числовом формате с расшифровкой прописью.

Перед тем, как принимать ПКО и прикреплять его к отчету, необходимо убедиться в наличии реквизитов и его соответствии форме КО-1, установленной Госкомстатом.

Товарный чек – замена кассовому

Прикрепление товарного чека к отчету – еще один способ отчета по деньгам, выданным компанией.

Использовать товарные чеки имеют право индивидуальные предприниматели, а также предприятия, использующие ЕНВД. Строгой формы для его оформления законодательством не установлено.

Этот документ должен содержать номер, дату, наименование компании или ФИО предпринимателя, предоставляющего услуги или реализующего товары. Чеки без печати могут прилагаться к авансовому отчету, если содержат все перечисленные реквизиты.

Также в документе должны быть перечислены приобретенные товары или использованные услуги, указано их количество, стоимость и итоговая сумма, затраченная на их приобретение.

Как сохранить документы для отчета?

Минус квитанций и чеков, необходимых для отчета по выданным организацией средствам, – качество их печати. Текст быстро выцветает, изображение становится нечетким. Такой документ не может выступать как полноценное подтверждение расходам сотрудника.

Решить эту проблему можно двумя способами. Первый – распечатка копии чека и ее нотариальное заверение. Второй – сделать фото документа и сразу загрузить его в облачное приложение Hamilton Авансовый отчет. Информация автоматически сохранится и послужит надежным подтверждением профессиональных расходов сотрудника.

 

 

 

 

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ

 

Смотрите также: