Большое количество бумажной документации существенно замедляет и усложняет бизнес-процессы. Особенно это касается бухгалтерии, где допущенные ошибки могут дорого обходиться компании. Внедрение автоматизированных систем позволяет исключить человеческий фактор из участия в документообороте, что сказывается положительно на его скорости, качестве и эффективности.

АВАНСОВЫЕ ОТЧЁТЫ ОНЛАЙН

Что представляет собой автоматизация работы бухгалтера?

Современные технологии позволяют передоверить определенные функции человека автоматизированной системе:

  • любые математические вычисления, например, расчет сумм налогов и сборов;
  • формирование сводных отчетов;
  • сохранение информационных журналов и справочников;
  • заполнение бланков счет-фактур, накладных и т.д.

Функционал этих систем может быть очень широк. Одни позволяют практически полностью исключить участие сотрудника в бизнес-процессе, другие лишь минимизируют риск появления ошибок.

Отличным примером здесь является авансовая отчётность, а именно бизнес-приложения по их автоматизации. Бухгалтеру больше не нужно тратить время на постоянные перепроверки АО и долгую коммуникацию с сотрудниками. Всё делается в один клик, и даже бухгалтерские проводки формируются автоматически.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

При этом бухгалтер остается обязательной штатной единицей, которая контролирует все действия программы и продолжает принимать решения, регистрирует документы в базе, анализирует и контролирует все процедуры.

Преимущества автоматизации работы бухгалтера

Использование таких инструментов позволяет оптимизировать штат сотрудников, благодаря чему сокращаются и расходы в виде заработной платы. Однако даже если штат состоит только из высококвалифицированных специалистов, полностью задействованных в бизнес-процессах предприятия, выигрыш от использования специальных инструментов все же есть:

  • автоматизация заполнения данных – мгновенно и без ошибок;
  • быстрая обработка большого массива информации;
  • представление аналитических данных в максимальной наглядности (диаграммах и графиках);
  • создание различных регистров;
  • сокращение оборота бумажных документов;
  • мгновенный обмен необходимой информацией между структурными подразделениями, филиалами, а также в цепочке руководитель-сотрудники;
  • исключение арифметических ошибок в отчетах;
  • максимальная прозрачность хозяйственной деятельности компании;
  • оперативное внесение изменений в систему при выходе новых законодательных актов.

Для кого подходит решение?

Автоматизация работы бухгалтера актуальна для всех компаний. Сдавать бумажную отчетность может быть удобно только микрофирмам. Для повышения эффективности и оптимизации контроля расходов, отчетности, планирования затрат специальные программные средства оказываются незаменимыми.

Они помогают отследить хозяйственные и расчетные операции в режиме реального времени. Таким образом руководитель постоянно держит руку на пульсе происходящего: находится в курсе текущих расходов, выручки, планирует бюджет.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Для бухгалтера вне зависимости от масштабов предприятия использование средств автоматизации удобно благодаря возможности передоверить заполнение бланков и формирование ведомостей, ведение математических расчетов и т.п. приложению по автоматизации бизнес-процесса, тем самым полностью исключив вероятность появления ошибок. Упрощается процесс контрольных проверок, сотрудники при необходимости практически мгновенно получают справки и выписки из финансово-экономической базы предприятия. А использование в документообороте электронной подписи помогает еще больше сократить временные затраты и оптимизировать работу участников процесса утверждения документов, например, авансового отчета или командировки.

С 2017 года облачная электронная подпись стала доступной на электронных авансовых отчётах в приложении Hamilton Авансовый отчёт. Подробнее об этом можно узнать в статье Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

Как выбрать программу для автоматизации?

Для того, чтобы принимать эффективные управленческие решения, руководитель опирается на результаты собранной и обработанной информации. Соответственно, от того, насколько полно приложение будет удовлетворять всем предъявляемым запросам, зависит удобство и оправданность использования. Так на какие же параметры стоит ориентироваться?

1. Простота в логике и использовании. Чрезмерная сложность приложения, необходимость осваивать его в течение долгого времени или проходить специальные курсы будет только мешать работе сотрудников бухгалтерии. А простой интерфейс с интуитивным управлением и хорошей адаптивностью поможет быстро начать работу. Современные технологии должны упрощать задачи сотрудников, а не создавать новые сложности.

2. Пропускная способность и скорость. От приложения требуется быстрая обработка большого массива входящей информации, его анализ, хранение и мгновенная выдача по запросу.

Удобным инструментом, доступным из любой точки мира, являются облачные приложения. Для их использования не требуется большой вычислительной мощности техники или отдельного квалифицированного сотрудника для обслуживания – достаточно иметь при себе любое мобильное устройство с выходом в интернет.

Какие еще преимущества дают облачные приложения?

  • Мобильность. Использовать приложение можно на смартфоне, планшете или персональном компьютере в любой точке мира.
  • Гибкая настройка. Приложение автоматически адаптируется под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, в частности, налоговые ставки, внутренние правила компании, мультивалютность и т.д.
  • Прозрачность. Отследить любой бизнес-процесс, будь то формирование отчета или подписание документа, не представляет никакой сложности – это можно сделать всего за несколько секунд.
  • Удобный архив. В приложении могут храниться первичные документы (фотографии, сканы чеков или квитанций) с быстрым доступом к ним.
  • Простота использования. Приложения легко интегрируются с уже используемыми на предприятии ERP-системами, например, 1С, SAP, Oracle, JD Edwards и другими