Автоматизация расходов

С помощью программных средств автоматизации удалось оптимизировать и существенно упростить многие бизнес-процессы. Например, повысить качество сервиса, эффективность управления, усовершенствовать документооборот. Автоматизация учета расходов оказалась незаменимой мерой не только для крупных компаний, но и для малого и среднего бизнеса.

С помощью специальных программных средств удается минимизировать траты и эффективно распределить бюджет, выводя компанию на более высокий уровень доходности и развития.

Как повысить эффективность работы предприятия

Если в небольших компаниях руководитель в состоянии отследить и даже проконтролировать основной объем трат, то в крупных предприятиях, особенно включающих в себя несколько филиалов, сделать это не представляется возможным. Поэтому автоматизация учета расходов и бюджетирования – единственный способ взять под контроль траты и предупредить неэффективное расходование средств.

Использование таких инструментов позволяет достичь нескольких целей:

• отследить основные направления расходов;
• проверить, исчерпан ли утвержденный бюджет компании;
• посмотреть, какие платежи уже были произведены, а по каким ожидаются траты в будущем.

В целом для повышения эффективности работы компании необходим целый комплекс мероприятий:

• внедрение системы учета и планирования расходов и интеграция ее в существующий программный комплекс;
• ведение годового и оперативного бюджета с комплексным планированием расходов;
• проверка расходования бюджета по фактически израсходованным средствам;
• проведение внебюджетных трат;
• эффективное планирование расходов в течение года с учетом будущих поступлений;
• коррекция годового бюджета при появлении существенных расхождений действительных трат с запланированными;
• контроль трат на этапе не только фактического списания средств, но и при появлении задачи, которая требует определенных расходов.

Какие результаты дает автоматизация расходов

При внедрении в компании программ, которые оптимизирует работу сотрудников и происходящие бизнес-процессы, удается достичь сразу нескольких эффектов:

• снизить трудозатраты – меньшее количество сотрудников более эффективно прорабатывает увеличенный объем задач;
• выявить слабые места в работе компании и в бюджете в частности;
• проанализировать систему трат с полной выкладкой информации.

Используя такой инструмент, руководитель имеет возможность более эффективно планировать расходы, перераспределяя статьи бюджета, принимать финансовые решения на основе уже отлаженных схем и запланированных трат.

Довольно часто немалые расходы компании уходят на периферийные бизнес-процессы, например планирование командировок и обработку авансовых отчётов. А ведь именно там можно сократить до 40% расходов и до 50% времени, и при этом повысить эффективность работы сотрудников.

Естественно, от этих процессов отказаться невозможно, но навести в них порядок с помощью специализированных бизнес-приложений можно. Читайте, как компания Шнейдер Электрик сократила временные затраты на командировочный процесс от 5ти дней до 2х?

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Если до использования инструмента автоматизации ответственным лицам приходилось тратить немало времени на внесение информации в таблицы, а при элементарной ошибки – на ее поиск и устранение, то использование облачной программы устраняет эти сложности. Простота и удобство внесения и доступа ко всей финансовой информации, ее автоматический анализ разгружают до 30-50% времени руководителя.

Немаловажное преимущество заключается в том, что для работы с программой не требуется привлекать сторонних специалистов – решение уже готово, использовать его можно сразу, без дополнительных настроек. Подробная отчетность необходима для тщательного контроля за существующими расходами. Возможность использования комплекса программ позволяет отладить большинство процессов и существенно упростить их, перенаправив все усилия на развитие и совершенствование уровня услуг и качество работы над проектами.

Для кого подойдет программа

В большей степени в эффективном инструменте для контроля, анализа и планирования расходов нуждаются руководители средних и крупных организаций, особенно многофилиальных компаний. Возможность интеграции программы в существующий системный комплекс позволит упростить многие процессы в документообороте, снизить нагрузку на сотрудников, а также исключить потери данных.

Прямое взаимодействие всех ответственных лиц также существенно повышает эффективность процесса. Использование автоматизированных инструментов для формирования авансовых отчетов, планирования командировок и других бизнес-процессов разгружает рабочее время тех, кто постоянно в них участвует.

Решение будет актуально для компаний, задействованных в различных отраслях деятельности. Оно отвечает нуждам предприятий, состоящих из нескольких филиалов или отделов с территориальным разбросом.

Преимущества программной автоматизации учета расходов

Современные облачные технологии открывают самые широкие функциональные возможности для управления бизнес-процессами вне зависимости от того, где именно вы находитесь в данный момент. Они обладают следующими особенностями:

• Мобильность. Пользуйтесь программой на смартфоне, планшете, персональном компьютере в любой стране мира.
• Удобный контроль. Развернутая отчетность по электронным счетам туристического агентства, с помощью которой можно контролировать расходы сотрудников. Оценка соответствия лимитам компании, регламентам и правилам, возможность проверить совпадение электронного счета с предварительным расчетом.
• Адаптация под индивидуальные условия. Программа производит расчеты и сверки с учетом действующих локальных бизнес-практик и законодательных норм, в том числе мультивалютности, налоговых ставок, суточных и актуальных требований компании.
• Интеграция с другими программными продуктами. Приложение автоматически создает бухгалтерские проводки на основании одобренного счета от туристического агентства для загрузки в общую систему.
• Максимальная прозрачность. Полный контроль над существующими расходами и финансовыми данными компании, консолидация информации для эффективного контроля бюджета.