Сегодня современные средства автоматизации позволяют компаниям существенно сокращать время и деньги на решении самых разных бизнес-задач, в том числе и таких узкоспециализированных, как оформление командировок.

Стандартный процесс оформления командировки сотрудника включается в себя заполнение соответствующей заявки, бронирование опций по поездке, согласование документации и бюджета с руководителем, а также получение авансового платежа на служебные расходы. По возвращении из командировки сотрудник также обязан подготовить пакет документов для отчета по понесенным в ней расходам, согласовать его с бухгалтерией, и, по необходимости, получить денежную компенсацию.

Каждый этап этого бизнес-процесса включает в себя множество действий, которые без должной оптимизации отнимают у всех задействованных лиц массу рабочего времени, и которые становится практически невозможно проконтролировать должным образом. По итогу всё это выливается компании в лишние расходы, и чем больше в ней командировок, тем существеннее их сумма — вот почему автоматизация этого бизнес-процесса набирает всё большую популярность.

Комплексная автоматизация командировки

Наибольшую эффективность на практике компаниям приносит комплексный подход в автоматизации командировки. Иными словами перенос целого бизнес-процесса в электронный формат — от заполнения заявки на командировку до оформления авансового отчета по командировочным расходам.

Отличным инструментом для этого являются специализированные бизнес-приложения от Hamilton Apps. Схематично стандартный процесс оформления командировки в приложении выглядит следующим образом:

Командированный сотрудник входит в приложения с любого мобильного устройства из любой локации под своей учетной записью и открывает электронную заявку на командировку. В заявке вся информация об этом сотруднике уже заполнена по умолчанию, ему остается добавить маршрут и даты поездки, и, по необходимости, забронировать билеты на транспорт и место проживания. Причем последнее он может сделать самостоятельно через Online booking tool (OBT) или через подключенное к приложению корпоративное туристическое агентство.

Далее заявка и бюджет на командировку попадают к руководителю, который также в приложении всё это утверждает одним нажатием на кнопку. После этого сотруднику становятся доступны все электронные билеты и ваучеры, и он может спокойно отправляться в командировку для выполнения служебного задания.

Если к приложению подключено корпоративное туристическое агентство, то оно может легко загрузить в него счёт за свои услуги, который автоматически сверится с утвержденным бюджетом на командировку. Бухгалтеру компании останется лишь согласовать это с закрывающими документами.

Отметим, что все участники бизнес-процесса могут коммуницировать, не выходя из приложения, а их роли и права легко настраиваются под специфику каждой отдельной компании.

По возвращении сотрудник также входит в приложении, но на этот раз открывает электронный авансовый отчет по командировке. Вся информация о сотруднике также уже заполнена по умолчанию, ему остается внести понесенные в поездке расходы и прикрепить к ним фото подтверждающих документов.

Далее электронный авансовый отчет сотрудника отправляется на проверку бухгалтеру и утверждение руководителю. Отметим, что приложение позволяет визировать документы электронной цифровой подписью (ЭЦП), а также легко синхронизируется с любыми ERP.

Такой комплексный подход в автоматизации командировок приносит компаниям до 50% экономии времени и до 40% экономии расходов на бизнес-процессе, а всем его участникам 100% комфорт. Ознакомиться с результатами использования приложений от Hamilton Apps в реальных компаниях можно в разделе сайта Кейсы.

Преимущества автоматизации

Основное преимущество автоматизации оформления командировок и авансовых отчетов по ним заключается в максимальной прозрачности бизнес-процесса — все действия и расходы всегда фиксируются и доступны в приложении. Сотрудники легко отслеживают статус своих документов, руководители всегда находятся в курсе всех трат.

Автоматический контроль политик и лимитов компании (Compliance) исключает пропуск превышений и несанкционированных поездок сотрудников вследствие человеческого фактора.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Работая в приложении, сотрудники всегда бронируют опции по поездке по наиболее выгодным тарифам, так как взаимодействие с Travel-поставщиком также становится максимально прозрачным.

Что касается части авансового отчета, то автоматизация также исключает дублирующие операции и не даёт сотрудникам допускать всевозможные ошибки в документации, которые влекут за собой потерю драгоценного рабочего времени на перепроверки и, как итог, задержки по выплатам компенсаций.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Важно отметить, что приложение позволяет не только оформлять авансовые отчеты по командировке, но и отдельно полноценно управлять другими видами расходов: командировочными, представительскими, общехозяйственными, транспортными, маркетинговыми и другими.

В приложении всегда доступна подробная отчетность для оптимизации расходов и аналитика для налогового учета.

Еще немного о приложениях для управления командировками и расходами

Приложения от Hamilton Apps являются облачными, а это значит, что пользователю ничего не нужно устанавливать на компьютер — достаточно пройти по ссылке на сайт и ввести логин и пароль. Такой технологический подход позволяет легко и быстро производить настройки приложения под нужды клиента или изменения законодательства, а также экономить его ресурсы на расширении ИТ-инфраструктуры и администрировании.

Обратите внимание, что персональные данные всех пользователей приложений обрабатываются и хранятся исключительно на территории Российской Федерации в соответствии с ФЗ № 152 «О персональных данных».

Получить демонстрацию приложения и ответы по работе в нем всегда можно в разделе сайта Демо.