Современные средства автоматизации – специальные программные разработки – позволяют существенно сократить время, которое затрачивается на решение тривиальных бизнес-задач. Например, оформление командировки. При наличии удаленного филиала или головного офиса подготовка к командировке сотрудника занимает массу времени. Необходимо заполнить заявку, согласовать ее с руководителем, отправить в службу персонала и получить авансовый платеж на служебные расходы. А после командировки сотрудник вынужден подготовить комплекс документов, отчитаться о расходах и согласовать отчет в бухгалтерии. Целый ряд действий отнимает массу рабочего времени у каждого участника этой цепочки.

Автоматизация оформления командировок, например, с помощью облачного бизнес-приложения Hamilton-Командировки, сокращает лишние временные и денежные затраты, предоставляя возможность проделывать всю процедуру в электронном виде. Вместо традиционной схемы процедура согласования способна выглядеть следующим образом:

  • формирование заявки с указанием всех значимых параметров;
  • подтверждение заявки руководителем в режиме онлайн;
  • бронирование билетов и гостиницы в системе;
  • заполнение авансового отчета с загрузкой фото чеков и скан-копий всех требуемых документов.
ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Какие задачи призвана решить автоматизация оформления командировок

Использование централизованной системы позволяет исключить потери бумажных документов и лишние простои. Процесс согласования командировки может затрагивать сотрудников в разных филиалах компании, соответственно, бумажная волокита затягивается. Программные средства управления решают эту и многие другие проблемы:

  • сокращается время простоя при согласовании документов, работа в компании производится в соответствии с установленным регламентом;
  • осуществляется максимальный контроль над исполнением обязательств и документов;
  • обеспечивается прозрачность внутренних бизнес-процессов;
  • отлаживается электронный документооборот;
  • уменьшается количество оборачиваемых внутри компании бумажных документов.

Всё это в конечном итоге позволяет экономить компаниям до 50% времени и до 40% расходов. Это особенно ощутимо для крупных компаний. Хотите узнать, как компания Шнейдер Электрик сократила временные затраты на командировочный процесс от 5ти дней до 2х? Читайте здесь.

Как работает автоматизация командировки

Сотрудник самостоятельно заполняет заявку в приложении, указывая в ней цель поездки, ее продолжительность и пункт назначения. Руководитель получает уведомление на электронную почту или в виде push-сообщения и рассматривает заявку. Есть ошибки? Заявка возвращается сотруднику на доработку. Если все условия в ней заданы верно, заявка согласуется и отправляется на рассмотрение ответственному за командировки, который оценивает финансовую целесообразность поездки, определяет занятость сотрудника. Ответственное лицо может бронировать билеты на поезд/самолет самостоятельно или же передоверить эту задачу как самому сотруднику, так и утвержденному туристическому агентству, которое также работает в системе. Отметим, что все политики и правила компании соблюдаются автоматически, а назначение и последовательность ролей в бизнес-процессе настраивается в соответствии с потребностями компании.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

После того, как этот этап подготовки завершен, приказ на командировку формируется непосредственно в системе и направляется на утверждение главе отдела кадров и главному бухгалтеру. Затем завизировать документ должен уже генеральный директор компании.

После возвращения из командировки сотрудник формирует авансовый отчет. Интеграция системы с другими инструментами отчетности позволяет существенно сэкономить время на этом этапе. Более того, если компания использует приложение Hamilton Командировки, то для отчёта по поездкам очень удобно использовать также и приложение Hamilton Авансовый отчёт, в которое все данные по командировке подтягиваются автоматически.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Специальные программы принимают различные виды подтверждающих документов, соответствующие файлы хранятся в системе и могут быть истребованы для проверки в любой удобный момент. При это руководитель постоянно имеет возможность контролировать происходящие процессы и анализировать траты.

Результат говорит сам за себя

Внедрение автоматизации командировок имеет следующий итог:

  • уменьшаются сроки на согласование документов;
  • совершенствуется эффективность планирования командировок;
  • сокращаются трудозатраты на оформление документов и организацию командировок;
  • разрабатывается инструмент контроля над командировочными расходами;
  • контролируется подготовка отчетной документации.

В комплексе программные инструменты работают на повышение эффективности всех происходящих бизнес-процессов, позволяют сократить лишние временные затраты и оптимизировать расходы. Для повышения эффективности работы отделов, филиалов и целых компаний они являются незаменимыми.

Преимущества использования специальных приложений

Разработанные для автоматизации командировок программы становятся эффективным инструментом современного бизнеса. Они максимально удобны и эффективны за счет следующих параметров:

  • Мобильность. Использовать их можно где угодно: на смартфоне, планшете или персональном компьютере.
  • Самостоятельное или делегированное бронирование. Сотрудник может заказать билеты и жилье самостоятельно или передоверить подготовку опций travel-координатору компании или туристическому агентству.
  • Простота доступа к документам. Все выписанные билеты, ваучеры на отели, другие услуги доступны в несколько кликов, так же быстро можно запросить опции по командировке у туристических агентств.
  • Согласие с правилами компании. Каждый запрос на командировку автоматически проверяется на соответствие установленному регламенту предприятия.
  • Прозрачность документации. Большое количество параметров открывает возможность для развернутого анализа и оптимизации расходов.
  • Оперативная подготовка полного пакета документов. Приказ на командировку и другие документы создаются в автоматическом режиме в соответствии с установленными в компании правилами.
  • Гибкие возможности для интеграции. Заказы на бронирование билетов и гостиницы, обработка счетов от туристических агентств производятся непосредственно в программе.

Приложения успешно внедряются в существующие в компании системы, могут эффективно использоваться с вместе другими инструментами для контроля и оптимизации расходов, подготовки различных отчетов, планирования бизнес-процессов.

 

Смотреть также: