Неотъемлемый элемент качественной и эффективной работы всего предприятия – система контроля со стороны руководящего звена. И если ежегодная ревизия ставит своей целью подтвердить достоверность данных, поданных в годовом отчете о результатах бухгалтерского баланса, освоении бюджета, прибыли и расходах, то внутренний контроль должен осуществляться непрерывно. Его цель – наблюдение и корректировка всех звеньев, задействованных в работе компании.

Система внутреннего контроля способствует минимизации рисков, которые могут оказать существенное влияние на результаты деятельности организации. Если сводить цели системы к списку, он будет выглядеть следующим образом:

  • учет, анализ и эффективное распределение внутренних ресурсов организации;
  • подстройка компании к изменяющимся внутренним и внешним условиям;
  • обеспечение эффективной работы и развития компании в целом.

Система внутреннего контроля в зависимости от уровня развития предприятия, его структуры и прочих условий может быть оптимизирована. Такие изменения призваны сделать ее более гибкой и совершенной, упразднить малоэффективные процедуры и повысить результативность. Меры оптимизации могут быть специфичными (необходимыми в определенной сфере и направлении развития) или общими (применимыми практически в любых условиях). Об этом – ниже.

5 методов оптимизации внутреннего контроля

  • Перераспределение обязанностей между ответственными сотрудниками. Например, перераспределение между сотрудниками бухгалтерского отдела на участки с аналогичным объемом работ позволяет добиться положительного результата: сокращается вероятность пропуска ошибок и появления неточностей в расчетах.
  • Контроль эффективности деятельности по отрезкам. Если исследовать только результаты деятельности в целом, получить объективную картину не так просто. Оптимизация контроля на предприятии предполагает изучение отчетов по сегментам: регионам или каналам продаж, группам покупателей, группам продуктов и т.д.
  • Планирование продаж. При оптимизации процессов внутреннего контроля учитываются и особенности планирования продаж. Именно продажи во многом являются маркером экономической успешности предприятия, поэтому от того, как именно они проводятся, зависит достижение показателей. Этим должен заниматься не планово-экономический отдел, а отдел маркетинга. Он проводит исследование емкости и конъюнктуры рынка, изучает целевые группы и т.д.
  • Создание досье на заказчика. Оно содержит все имеющиеся данные о покупателе/клиенте и помогает составить мнение о его надежности и устойчивости, учесть соблюдение им договорных обязательств. В досье входят не только реквизиты, но и данные о всех заключенных договорах, исполненных или неисполненных обязательствах, спорах и т.д.
  • Интеграция системы бюджетирования. Система бюджетирования представляет собой комплекс мер по планированию бюджета и контролю за его расходованием, перераспределение финансовых потоков в соответствии с потребностями бизнеса, оперативный контроль и реагирование при наличии выявленных отклонений от плана. Такая система способствует выстраиванию более четкой стратегии развития и принятию мер для реализации плановых показателей.

Более эффективному и успешному внутреннему контролю на предприятии способствуют современные программные разработки. Они же являются тонким инструментом и при оптимизации.

ПРИЛОЖЕНИЯ ДЛЯ КОНТРОЛЯ СОТРУДНИКОВ

Формируя отчетность, сокращая объем документооборота, упрощая широкий спектр бизнес-процессов, они помогают наладить четкую схему взаимодействия внутри организации, повышают прозрачность движения документов и выполнения задач.

Например, с помощью специализированного приложения руководители легко контролируют все перемещения сотрудников, их расходы по поездкам и соблюдение политик и правил компании. Помимо этого такие средства являются гибкими и понятными, дружественными пользователю, учитывают особенности направления бизнеса.

 

Смотрите также: