Если деятельность компании напрямую связана с частыми деловыми поездками сотрудников, внутренние положения о командировках и специальные средства автоматизации для их подготовки – это необходимая мера, которая продемонстрирует свое удобство и востребованность множество раз. Калькуляция расходов на деловую поездку может осуществляться вручную или в специальной программе.

КОМАНДИРОВКА ОНЛАЙН

Как рассчитывается бюджет командировки

Все ключевые нюансы, касающиеся деловой поездки, прописываются в заявлении: цель, направление, количество дней. Расчет средств, которые требуется выдать сотруднику, на основе этих данных выполняет ответственное лицо. При калькуляции командировочных учитываются следующие параметры:

  • Количество отработанных дней. По законодательству продолжительность деловой поездки может быть любой – от нескольких часов до месяца и более. Чтобы рассчитать бюджет командировки, бухгалтеру необходимо учесть количество рабочих дней за вычетом больничных, отпуска, выходных и праздничных дней.
  • Фактический заработок. Во внимание принимаются все положенные по закону выплаты за исключением больничных, командировочных, отпускных и материальной помощи.
  • Среднедневной заработок и сумма командировочных.
  • Размер суточных.

А вот для вычисления общего бюджета требуется принять во внимание не только командировочные. В эту сумму входят:

  • оплата транспортных расходов (авиа/железнодорожные билеты, топливо, если сотрудник передвигается на собственном автомобиле);
  • стоимость проживания;
  • другие затраты (телефонные переговоры, банковские и почтовые услуги и т.д.).

Помимо вышеперечисленных это могут быть платные услуги по месту размещения и другие расходы. Предельные размеры компенсации расходов на командировку от государственных учреждений закрепляются в законодательстве (ст. 168 ТК РФ). Хотя еще некоторое время назад все траты, включенные в сумму командировочных, закреплялись в учетной политике организации.

Если поездка выпадает на выходной день, бюджет командировки рассчитывается с повышающим коэффициентом. В частности усредненная дневная оплата увеличивается вдвое. Или же день оплачивается в однократном размере, но по согласованию предоставляется выходной.

Личные затраты в командировке покрывают суточные. Размер их устанавливается внутренним локальным актом компании, законодательство же закрепляет предельные размеры суточных, не облагаемые налогом: 700 рублей в день для внутренних командировок, 2500 рублей в день – для заграничных поездок.

Если компания использует специализированное приложение для оптимизации бизнес-поездок, например Hamilton Командировки, товсе дни поездки, включая личные, а также размер суточных рассчитаются автоматически в соответствии с внутренней политикой организации.

В течение 3 дней с момента возвращения из командировки сотрудник подготавливает и предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет. В нем он отражает совершенные в деловой поездке траты и подкрепляет их соответствующими первичными документами. Отчитываться о трате суточных не требуется.

Авансовый отчет может составляться по форме №АО-1 или в свободной форме. В авансовом отчете необходимо отразить, был ли перерасход средств или же часть аванса осталась на руках у сотрудника. В первом случае организация компенсирует расходы, во втором сотрудник возвращает неизрасходованный остаток в кассу.

«Программы-помощники»

И для оформления командировки, и для подготовки авансовых отчетов существуют специальные приложения. Если это приложения от Hamilton Apps, то они уже синхронизированы между собой, и все данные из командировки автоматически подтягиваются в авансовый отчёт.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

На практике такие приложения оказываются полезны и руководителям, и рядовым сотрудникам. Первые получают возможность прозрачно отслеживать весь процесс и контролировать расходы, вторые – упрощенную процедуру оформления и составления отчета, хранения первичных документов и максимальное удобство.

Специальные приложения обеспечивают максимальный комфорт работы за счет своей гибкости, интегрируемости, мобильности. Работать с ними можно где угодно и с любого устройства (от смартфона до персонального компьютера). Они легко настраиваются по особенности локальной политики организации и требования законодательства, сохраняют все первичные документы, собирают статистику и данные для анализа расходов. Такие приложения активно используются на предприятиях среднего и крупного бизнеса для оптимизации бизнес-процессов.

 

Смотрите также: