Если Вы когда-либо выдавали работнику денежные средства под отчет, то наверняка сталкивались с вопросом подтверждения произведенных им расходов. Безусловно, кассовый чек является фактом оплаты. Но как быть, если покупки в нем не расшифровываются?

Существует два дополнительных подтверждающих документа к авансовому отчету: бланк строгой отчетности и товарный чек

Бланк строгой отчетности (БСО), как самостоятельный сопутствующий документ, подтверждает все затраты. Однако, прежде чем его предъявить, убедитесь, что он напечатан не с помощью принтера, а в типографии, и на нем указаны все обязательные реквизиты, иначе данный документ может быть признан недействительным.

Товарный чек – излюбленная бумажка налоговых инспекторов, которая также должна содержать все реквизиты первичных документов, начиная от даты и наименования и заканчивая личной подписью указанных лиц. Если по каким-либо причинам товарного чека нет, то Вы можете самостоятельно оформить документ, подтверждающий поступление ценностей. Помните, суммы и даты у товарного и кассового чеков должны совпадать. Кстати, о кассовом чеке.

Главным минусом кассового чека является качество его печати. Текст на чеке достаточно быстро стирается и выцветает, что делает его не читаемым, а значит недействительным. Чтобы избежать этого вы всегда можете иметь при себе подтверждающие документы, о которых мы говорили ранее, или использовать две хитрости.

Первая хитрость – сделать ксерокопию и, если речь идет о существенной сумме, заверить ее печатью. Вторая хитрость для пользователей инновационных бизнес-решений – сфотографировать чек и отправить его в облачное приложение Hamilton Авансовый отчёт, которое тут же считает всю необходимую информацию и предоставит ее бухгалтеру.