Первичная бухгалтерская отчетность имеется в любой коммерческой организации. Она подтверждает факт совершения хозяйственного действия и важна как для самого предприятия, так и для вышестоящих инстанций, осуществляющих контроль экономической и хозяйственной деятельности. Именно первичные документы бухгалтерского учета в первую очередь затребует налоговая служба, чтобы проследить правильность исчисления налогооблагаемой базы.

Первичные документы следует оформлять либо в момент совершения операции, либо сразу после ее завершения. Потеря важных данных может грозить серьезным штрафом от вышестоящих служб.

Повторим, что главная задача «первички» – подтвердить совершенную хозяйственную операцию. Причем это может быть как реализованный товар или услуга, так и покупка нового оборудования. Чтобы избежать последующих вопросов от налоговой службы, вся первичная документация сохраняется и подшивается.

Актуальный список документов первички

В качестве первичных документов могут выступать:

  • договор;
  • товарная накладная;
  • товарный или кассовый чек;
  • акт о выполненных работах или поставленном товаре;
  • счет-фактура.

При этом все документы составляются в установленном порядке и должны содержать указанные реквизиты:

  • наименование документа и дату составления;
  • обозначение хозяйственной операции и ее предмета;
  • её исчисление в количественном и денежном эквивалентах;
  • ФИО и должности сотрудников, обеспечивающих проведение операции;
  • ФИО и должности сотрудников, подписавших документ.

Первичные документы разрешено составлять в свободной форме, законодательство допускает это с 2013 года. При этом унифицированные формы в ходу до сих пор: их часто используют из-за удобства либо как основу для разработки собственных свободных форм. Кроме того, унифицированные формы все еще актуальны для составления определенных документов, что закреплено в соответствующих законодательных актах. Подробнее об этом можно узнать в материале «Формы первичной бухгалтерской отчетности».

Как классифицируются документы первичной бухгалтерской отчетности?

Специалисты используют несколько признаков для группировки, что упрощает учет документации и ее поиск. Первичная документация подразделяется по:

  • назначению: речь о распорядительных (счет на оплату товара/услуги), исполнительных (счета о совершенной оплате, акты выполненных работ) либо оправдательных, бухгалтерских (справки) и совмещенных (авансовые отчеты, кассовые ордеры) документах;
  • объему содержания: выделяют первичные документы (чеки, кассовые ордеры) и сводные (отчеты за выделенный период, объединяющие ряд операций);
  • месту составления: здесь их делят на внутренние (созданные внутри организации) и внешние (полученные от поставщиков, продавцов, внештатных специалистов).

Вся первичная документация организации проходит регистрацию, то есть ставится на учет. Это происходит в учетном регистре или сводной таблице, составленной по установленной форме. Эти регистры служат для удобства классификации и упрощения поиска.

Для того, чтобы предотвратить утерю данных, первичные документы следует составлять в момент совершения хозяйственной операции, как сопровождение, или сразу после ее завершения. Вся информация в них должна строго соответствовать действительности, иначе после найти ошибку будет достаточно сложно, а для налоговой службы это станет поводом к назначению штрафа.

Стоит отметить, что первичный учет и отчетность разрешено вести и в электронном виде, сегодня лишь в редких случаях от предприятия требуют предоставлять исключительно бумажный вариант. И даже такой популярный вид отчетности в компаниях, как авансовая, уже можно делать электронно, подробнее об этом читайте в материале «Оптимизация электронного отчёта».

Прекрасным инструментом для составления электронного авансового отчета служит бизнес-приложение Hamilton Авансовый отчет. Создание отчета происходит в приложении с любого мобильного устройства, большая часть полей в нем уже заполнена по умолчанию, поэтому остается лишь прикрепить к отчету фото подтверждающих первичных документов, например чеков, или их электронную версию. Далее электронный авансовый отчет в один клик отправляется на проверку и утверждение в бухгалтерию.

Кстати, в 2019 году электронные и онлайн-чеки стали обязательными для многих хозяйственных субъектов. Они позволяют сократить объем бумажного документооборота и сделать работу с ним максимально комфортной как для самих субъектов, так и для контролирующих органов. К ним предъявляются те же требования, что и к привычным бумажным вариантам, при этом внесение и обработка таких документов стала для бухгалтеров в разы проще.