Авансовый отчет – это документ, который подотчетный сотрудник предоставляет в бухгалтерский отдел в течение трех дней с момента возвращения из командировки либо со дня, обозначенного в приказе крайним для совершения трат на нужды организации. Такой отчет составляется после совершения этих трат и подкрепляется накладными, товарно-кассовыми чеками и прочими документами, позволяющими обосновать понесенные сотрудником расходы.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Основанием для авансового отчета служит выдача подотчетному лицу денежных средств, которые должны быть потрачены на решение поставленных компанией задач. Суммы средств – наличные или безналичные – выдаются сотруднику на основании приказа руководителя. В этом приказе обязательно отражаются размер предоставленных средств, цели их трат и другие ключевые нюансы.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет заполняет подотчетное лицо – сотрудник, которому были выданы финансовые средства для трат на нужды организации. На базе этого документа и происходит списание средств, которые были выданы. В случае, если эти средства были истрачены не полностью, они возвращаются по приходно-кассовым ордерам (ПКО). Средства сверх обозначенной суммы выдаются на расходы по расходно-кассовым ордерам (РКО).

Для составления авансового отчета в компаниях используется унифицированная бухгалтерская форма АО-1. В 2013 году эта форма была упразднена, и теперь в учетной политике организации может быть закреплена иная форма для составления авансового отчета, однако на практике большинство компаний продолжают использовать форму АО-1, как наиболее удобную и отработанную годами.  Ниже приведен пример заполнения формы АО-1.В авансовом отчете обязательно указывается сумма, полученная на расходы, произведенные затраты, остаток или перерасход средств. Отчет всегда подкрепляется документами, оправдывающими совершенные траты. В этом качестве могут выступить товарно-кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, бланки строгой отчетности и другие документы, которые содержат подробную информацию о понесенных расходах. В этих документах обязательно должны быть указаны реквизиты продавца/поставщика услуги, расшифровка каждого наименования с ценами, итоговая сумма. Полный список приложений к авансовому отчету можно найти здесь.

Проверка и утверждение авансового отчета в бухгалтерии

После заполнения авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию для проверки его соответствия всем установленным требованиям, а также обоснованности понесенных трат. Затем отчет утверждается руководителем организации. Только после этого подотчетный сотрудник получает окончательный расчет средств.

Окончательный расчет с подотчетным лицом предполагает либо возврат средств в бюджет организации, либо компенсацию перерасхода сотруднику. Срок, в течение которого необходимо провести эти манипуляции, как правило, утверждается в приказе с подписью руководителя организации.

Срок хранения авансовых отчетов в организации

Документы, связанные с хозяйственной деятельностью организаций, могут быть налоговыми или бухгалтерскими. Налоговые необходимы для верного исчисления налогов и взносов в государственный бюджет. Бухгалтерские требуются для дополнения налоговых документов, а также при ведении учета кадров, контроля затрат и в иных аспектах деятельности компании.

Авансовый отчет относится к бухгалтерским документам организации — первичным документам, которые хранятся в соответствии со следующими действующими законодательными актами:

  • Ст. 23 Налогового Кодекса Российской Федерации
  • Ст. 283 Налогового Кодекса Российской Федерации
  • Ст. 29 Федерального закона №403 от 06.11.2011 года

В соответствии со статьей 23 НК РФ срок хранения авансовых отчетов подотчетных лиц должен составлять не менее 4 лет, а в соответствии со статьей 283 НК РФ – 10 лет. Статья 29 Федерального закона №403 требует сохранять первичную документацию не менее 5 лет от отчетного момента.

Таким образом минимальным периодом, в течение которого требуется сохранять отчетные документы, признан срок в 5 лет.

Квитанции, товарно-кассовые чеки, накладные и другие документы, подтверждающие обоснованность расходов на нужды организации и непосредственно влияющие на налогооблагаемую базу, хранятся в течение такого же периода – то есть минимум 5 лет. Однако, существуют определенные допущения, которые могут влиять на изменение срока хранения авансовых отчетов в архиве в соответствии со статьей 283 Налогового Кодекса Российской Федерации — период может быть увеличен до 10 лет.

Обрабатывать авансовые отчеты от создания до подписания, а также хранить всю первичную документацию можно электронно в специализированном бизнес-приложении Hamilton Авансовый отчет.

Действующие правила хранения авансовых отчетов в организации

Правила хранения бухгалтерских документов в соответствии с Федеральным законом №129 от 21 ноября 1996 года закрепляются в учетной политике организации.

В этом же законе закреплены обязанности и ответственность за хранение первичной бухгалтерской документации — вся первичка, регистры бухгалтерского учета и отчетности хранятся под личным контролем руководителя компании.

А вот условия хранения в Федеральном законе не прописаны. Определять их может сама компания, однако требования эти должны быть закреплены в её учетной политике и доведены до сведения ответственных лиц. Стандартной практикой является хранение авансовых отчетов в отдельной папке, куда подшиваются все документы подотчетных лиц. Подшиваться такие папки могут поквартально, за полугодие либо за год.