Авансовый отчет – это документ, который подотчетный сотрудник предоставляет в бухгалтерский отдел в течение трех дней с момента возвращения из командировки либо от дня, обозначенного в приказе как крайний для совершения трат (оплаты товара/услуги/работы). Подкрепляют авансовый отчет определенные накладные, товарно-кассовые чеки и другие документы, помогающие оправдать обоснованность совершенных трат. Составляется отчет по результатам приобретения не только товаров, но и услуг, а также работ на нужды предприятия.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Основанием для такого отчета служит выдача подотчетному лицу определенных средств, которые должны быть потрачены на решение поставленных компанией задач. Суммы средств – наличные или безналичные – выдаются сотруднику на основании приказа руководителя. В этом приказе обязательно отражаются размер предоставленных средств, цели трат и другие ключевые нюансы.

Как заполняется авансовый отчет?

Заполняет документ подотчетное лицо – сотрудник, которому были выданы финансовые средства для трат на нужды организации. На базе авансового отчета происходит списание средств, которые были выданы. В том случае, если средства были истрачены не полностью, они возвращаются по приходно-кассовым ордерам. Средства сверх обозначенной суммы выдаются на расходы по расходно-кассовым ордерам.

Для составления авансового отчета в компаниях используют унифицированную бухгалтерскую форму АО-1. Этот бланк заполняется сотрудником, который получил в организации средства на хозяйственные или иные траты. В 2013 году унифицированная форма была упразднена, и в учетной политике организации может быть закреплена иная форма составления авансового отчета, однако на практике на многих предприятиях продолжают использовать именно такой способ составления документов как наиболее удобный и отработанный годами.

В авансовом отчете обязательно указывается сумма, полученная на расходы, произведенные затраты, остаток либо перерасход средств. Отчет обязательно подкрепляется документами, оправдывающими совершенные траты. В этом качестве могут выступить товарно-кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, бланки строгой отчетности и другие документы, которые содержат подробную информацию о совершенных расходах. В документах обязательно должно быть указаны реквизиты продавца/поставщика услуги, полная сумма приобретения, расшифровка каждого наименования с ценами.

Проверка и утверждение авансового отчета в бухгалтерии

Отчет предоставляется в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет обоснованность трат и соответствие документа всем установленным требованиям. Затем отчет утверждается руководителем предприятия, а сотрудник получает окончательный рассчет средств. Срок, в течение которого необходимо провести эти манипуляции, как правило, утверждается приказом за подписью руководителя организации. Окончательный расчет с подотчетным лицом предполагает либо возврат средств в бюджет организации, для чего используются приходно-кассовые ордеры, либо компенсацию перерасхода сотруднику. Для этого существуют расходно-кассовые ордеры.

Срок хранения авансовых отчетов в организации

Документы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятий, могут быть налоговыми либо бухгалтерскими. Налоговые необходимы для верного исчисления налогов и взносов в государственный бюджет. Бухгалтерские требуются для дополнения налоговых, а также при ведении учета кадров, контроля затрат и в иных аспектах деятельности предприятия.

Авансовый отчет относится к бухгалтерским документам организации. Это первичные документы, которые хранятся в соответствии со следующими действующими законодательными актами:

  • Ст. 23 Налогового Кодекса Российской Федерации;
  • Ст. 283 Налогового Кодекса Российской Федерации;
  • Ст. 29 Федерального закона №403 от 06.11.2011 года.

В соответствии со статьей 23 НК РФ срок хранения авансовых отчетов подотчетных лиц должен составлять не менее 4 лет, со статьей 283 НК РФ – 10 лет. Статья 29 Федерального закона №403 требует сохранять документацию не менее 5 лет от отчетного момента.

В итоге минимальным периодом, в течение которого требуется сохранять отчетные документы, признан срок в 5 лет. Квитанции, товарно-кассовые чеки, накладные и другие документы, подтверждающие обоснованность расходов на нужды организации и влияющие на налогооблагаемую базу, хранятся в течение такого же периода – то есть минимум 5 лет. Однако существуют определенные допущения, которые могут влиять на изменение срока хранения авансовых отчетов в архиве в соответствии со статьей 283 Налогового Кодекса. По этой статье период может быть увеличен до 10 лет.

Действующие правила хранения

Правила хранения бухгалтерских документов в соответствии с Федеральным законом №129 от 21 ноября 1996 года закрепляются в учетной политике организации. В этом же законе закреплены обязанности и ответственность за хранение первичной бухгалтерской документации. Первичная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетности хранятся под личным контролем руководителя предприятия.

А вот условия хранения в Федеральном законе не прописаны. Определять их может сама организация, однако требования эти должны быть закреплены в учетной политике и доведены до сведения ответственных лиц. Стандартной практикой является хранение авансовых отчетов в отдельной папке. В эту папку подшиваются все отчеты от подотчетных лиц. Подшиваться папки могут поквартально, за полугодие либо за год.

 

Смотрите также: