Индивидуальный подход к совершенству. История создания уникального решения для Glenmark в России от Hamilton Apps.

Glenmark Pharmaceuticals Ltd. — международная фармацевтическая компания, в основе деятельности которой лежат научные исследования и разработка инновационных лекарственных препаратов. Компания располагает 11 заводами мирового уровня на четырех континентах и ведет свою деятельность более чем в 80 странах.

Глобально фокусом компании являются следующие терапевтические области: онкология, дерматология и респираторные заболевания, включая аллергический ринит. Компания представлена в сегменте воспроизведенных препаратов, специализированных препаратов и в безрецептурном сегменте (ОТС). В России компания представлена как ООО «Гленмарк Импэкс», офис которой расположен в городе Москве.

В рамках деятельности Glenmark в России компания ежегодно проводит огромное количество медицинских конференций, обучающих семинаров, лекций и клинических разборов для врачей различных специальностей, ведущих специалистов и экспертов отрасли.

Масштабная организация подобных мероприятий привела к необходимости совершенствования внутренних бизнес-процессов, особенно в части:

• Документального оформления командировок сотрудников;
• Контроля и оптимизации расходов;
• Автоматизации процесса работы с авансовыми отчетами;
• Аналитических отчетов в управлении командировочными и авансовыми расходами.

«В современных условиях эффективное управление авансовыми расходами и командировками критически важно для поддержания высокого уровня организации наших образовательных программ и обеспечения их бесперебойной работы», — рассказывает представитель Glenmark.

В рамках проведенного аудита Hamilton Apps выделил для себя основные проблемы Заказчика:

• Отсутствие автоматизации процессов оформления командировок и работы с авансовыми отчетами;
• Сложности в контроле расходов, включая все особенности проводимых мероприятий (регион проведения мероприятия, тип мероприятия, должность сотрудника, количество выступлений и т.п.);
• Проблемы с аналитикой и отсутствие корректно настроенных отчетов;
• Высокие операционные издержки на поддержание ручных процессов и дополнительные трудозатраты персонала;
• Ограничения в масштабировании бизнеса из-за невозможности быстрого реагирования на рост количества мероприятий и отсутствия гибкости в процессах.

«Все эти вызовы существенно влияли на эффективность организации мероприятий и требовали комплексного решения для обеспечения бесперебойной работы компании нашего Заказчика», — рассказывает Юлия Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps.

В качестве основного продукта Заказчик выбрал два основных приложения Hamilton Apps:

• Hamilton Авансовый отчёт;
• Hamilton Командировки.

В качестве дополнительного продукта Hamilton Apps индивидуально разработал четыре модуля под главные запросы Заказчика:

1. Модуль по работе с договорами. Представляет собой комплексную систему, разработанную для автоматизации процесса подготовки, согласования и подписания договоров с сотрудниками, участвующими в научно-образовательных мероприятиях для специалистов здравоохранения В качестве ключевых особенностей модуля можно выделить:

• Шаблоны документов с возможностью настройки под каждое конкретное мероприятие;
• Автоматическое заполнение стандартных полей на основе данных о мероприятии;
• Настройка параметров договора под тип каждого мероприятия.

2. Модуль по работе с приложениями. Представляет собой многофункциональный блок, позволяющий детально фиксировать деятельность сотрудников, участвующих в мероприятиях. Основными возможностями модуля являются:

• Комплексная система учета всех услуг и задач сотрудников;
• Интегрированный блок для работы с внутренними и партнерскими событиями;
• Каталог услуг с возможностью детализации по каждому направлению работы.

3. Модуль по работе с закрывающими документами. Представляет собой автоматизированный процесс, обеспечивающий полный цикл обработки документации по завершенным мероприятиям сотрудников. Ключевыми функциями модуля являются:

• Автоматизированная проверка всех необходимых документов;
• Автоматическое сопоставление данных с первичной документацией;
• Осуществление проверки соответствия расходов утвержденным лимитам по уровню сотрудников, типу мероприятия и т.п.

4. Модуль по работе с расчетной ведомостью. Представляет собой интегрированное решение для комплексного анализа и обработки финансовых данных, объединяющее информацию из трех модулей системы, разработанных индивидуально под потребности Заказчика. Основными преимуществами модуля являются:

• Автоматическое формирование расчетных ведомостей на основе данных из договоров, приложений и актов;
• Автоматическая выгрузка персонализированных печатных форм;
• Предоставление расширенной статистики по типам расходов из данных, заполненных в предыдущих модулях.

Ключевыми преимуществами внедрения приложения Hamilton Apps являются:

• Многоуровневая аналитика по всем типам документов и кастомизированные формы отчетности под конкретные потребности клиента;
• Интеграция с ERP-системой Заказчика и автоматическая выгрузка данных в корпоративную систему учета.

 «Уникальное решение для автоматизации бизнес-процессов было создано нашей командой как эксклюзивная разработка под конкретные потребности нашего Заказчика. Это первый в своем роде проект, объединяющий четыре инновационных модуля в единую систему управления командировками и авансовыми отчетами, — рассказывает Юлия Брагинская, — Исключительность разработки заключается в том, что каждый модуль был создан с нуля, учитывая все особенности и требования Заказчика. Мы не просто адаптировали приложения Hamilton Apps — мы создали принципиально новый продукт, который не имеет аналогов на рынке».

Внедрение современного приложения позволило достичь значительных показателей эффективности:

• Оптимизация рабочего времени сотрудников на 65%;
• Время согласования документов сократилось на 70%;
• Затраты на печать и доставку документов снизились на 75%;
• Мгновенный доступ ко всем необходимым данным (подтвержденный показатель доступности работы приложений — 99,9% времени);
• Обеспечение информационной безопасности — 100%.

Hamilton Apps стал катализатором позитивных изменений, позволив компании Glenmark в России выйти на качественно новый уровень управления бизнес-процессами и взаимодействия с сотрудниками.