Автоматизация авансовых отчетов с приложением «Hamilton – Авансовые отчеты» — ваш ключ к эффективности в работе с корпоративными расходами

QuidelOrtho — компания Ortho Products была образована в 1939 году как подразделение корпорации Johnson & Johnson. В 1997 после слияния двух компаний Johnson & Johnson и Kodak’s Diagnostics была образована Ortho Clinical Diagnostics. В 2014 году бизнес in-vitro диагностики выделяется в отдельную компанию Ortho Clinical Diagnostics. В 2022 году произошло объединение Ortho Clinical Diagnostics и Quidel Corporation в компанию QuidelOrtho с восьмидесятилетней историей инноваций.

QuidelOrtho входит в число лидеров мировой индустрии in-vitro диагностики, объединяет свое глобальное присутствие в централизованных клинических лабораториях, службе крови и экспресс-диагностики, предоставляя быстрые, точные и надежные диагностические решения любого масштаба. В 2023 году компания столкнулась с необходимостью оптимизации процесса обработки авансовых отчетов.

«Каждый документ требовал кропотливой ручной работы: специалисты вынуждены были вручную вводить данные, а затем организовывать многократные согласования между различными отделами. Этот процесс занимал значительное время и, к сожалению, часто сопровождался ошибками, что еще больше усложняло работу», — рассказывает представитель QuidelOrtho.

Проанализировав ситуацию в компании Заказчика, в Hamilton Apps пришли к выводу:

• Задержки выплат сотрудникам из-за долгого согласования отчётов снижали мотивацию персонала;
• Отсутствие единой системы учёта мешало контролировать и анализировать командировочные расходы.

После детального обсуждения с Заказчиком команда Hamilton Apps выявила ключевые проблемы в работе с авансовыми отчетами и поставила перед собой четкие цели по решению каждой из этих проблем:

• Оптимизировать обработку авансовых отчетов, ускорить выплаты и внедрить систему контроля расходов;
• Повысить качество получаемых и предоставляемых данных и минимизации ошибок при их обработке;
• Упростить систему контроля за расходами сотрудниками;
• Создать прозрачный и эффективный механизм мониторинга, который позволит отслеживать финансовые операции в зависимости от грейдов персонала и анализировать затраты.

Достижение этих целей должно было значительно повысить эффективность работы с авансовыми отчетами и улучшить качество финансового управления в целом.

«В первую очередь, была внедрена функция автоматического формирования импорт-файлов для ERP-системы 1С. Это позволило бухгалтерам полностью отказаться от ручного ввода данных, существенно сэкономив время сотрудников и исключив ошибки при переносе информации», — рассказала Юлия Александровна Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps.

По словам Юлии, особое внимание было уделено автоматизации работы с банковскими документами. Система получила возможность самостоятельно загружать выписки по корпоративным картам, а также данные о расходах на авиа и ж/д билеты, оплату трансферов и проживание. Это значительно упростило процедуру сверки расходов и сократило время на обработку документации.

«Для оптимизации процесса согласования была внедрена функция редактирования авансовых отчетов непосредственно в системе. Теперь у Заказчика появилась возможность вносить все корректировки в приложении в режиме реального времени с любого устройства, что существенно ускорило процедуру согласования между различными отделами», — поделилась Юлия — «Важным шагом стало внедрение возможности работы с печатными формами по утвержденным форматам Заказчика в электронном виде. Это позволило полностью отказаться от бумажного документооборота и ручного заполнения документов, сделав процесс обработки отчетов полностью цифровым».

Все эти изменения были направлены на создание удобного и эффективного инструмента для работы с авансовыми отчетами, который бы максимально соответствовал потребностям Заказчика.

После интеграции «Hamilton – Авансовые отчеты» в бизнес-процессы компании Заказчика, были зафиксированы следующие положительные изменения:

1. Оптимизация бизнес-процессов:

• Время обработки авансовых отчетов сократилось на 70%;
• Количество ошибок снизилось на 95%.

2. Улучшение качества контроля:

• Внедрена единая система учета и аналитики;
• Обеспечен прозрачный контроль расходов на командировки.

3. Повышение уровня удовлетворенности персонала:

• Ускорено возмещение расходов сотрудников;
• Упрощена процедура оформления и согласования авансовой отчетности.

Благодаря внедрению облачного приложения «Hamilton – Авансовые отчеты» компания Заказчика получила комплексное решение для эффективного управления расходами сотрудников.

Функциональные особенности системы позволяют:

• Быстро подготавливать авансовые отчеты с любого устройства из любой точки мира;
• Прикреплять фотографии подтверждающих документов;
• Отчитываться по всем видам расходов (командировки, общехозяйственные расходы, представительские расходы и др.)

Облачное приложение «Hamilton – Авансовые отчеты» полностью исключает:

• Дублирующие операции;
• Риск утери документации;
• Неэффективное использование рабочего времени.

Благодаря внедрению приложения «Hamilton – Авансовые отчеты», QuidelOrtho смогла значительно оптимизировать процесс обработки авансовых отчетов, снизить затраты и повысить эффективность работы бухгалтерии. Это позволило компании сосредоточиться на своих основных бизнес-задачах и продолжить динамичное развитие.

Готовы вывести свою бухгалтерию на новый уровень? Попробуйте «Hamilton – Авансовые отчеты» уже сегодня и ощутите разницу!