Hamilton Apps: когда автоматизация бизнес-процессов становится искусством управления.

Компания нашего Заказчика на протяжении более 20 лет управляет известными брендами ресторанов быстрого питания в России. Компания насчитывает более 1 000 ресторанов в 74 регионах, большая часть из которых работает по франчайзингу. Более 50 ресторанов принадлежит непосредственно самой компании. Франчайзинговая модель компании стала не только ключевым фактором успеха, но и повлекла за собой ряд проблем в бизнес-процессах, таких как:

• Отсутствие автоматизации во всех внутренних бизнес-процессах компании, включая сдачу авансовой и общехозяйственной отчетности;
• Затратная по времени рутинная работа с документами и чеками, ручной сбор, сортировка и обработка документации по заполнению отчетов;
• Постоянной путаница и утеря важных документов и чеков из-за отсутствия единой системы хранения документов;
• Разрозненность данных в сфере банковских отчетов и отсутствие единой системы учета в обработке и анализе финансовых показателей.

«Мы осознаем необходимость изменений и понимаем, что без внедрения современных систем автоматизации дальнейшее развитие компании будет затруднено. Пришло время оптимизировать наши бизнес-процессы и вывести управление сетью на качественно новый уровень», — рассуждает представитель Заказчика.

По результатам детального анализа бизнес-процессов компании Заказчика эксперты Hamilton Apps разработали комплексную стратегию цифровизации, направленную на решение существующих проблем и оптимизацию рабочих процессов. На основе глубокого изучения специфики работы и выявленных потребностей был сформирован оптимальный набор решений, включающий основные модули и функциональные возможности Hamilton Apps:

• Hamilton Авансовые отчеты;
• Hamilton Командировки;
• Работа с общехозяйственными и представительскими расходами;
• Загрузка банковских выписок по корпоративным картам;
• Загрузка реестра с туристическими услугами;
• Выбор компенсации за работу в праздничные и выходные дни.

В качестве эксклюзивного и уникального модуля для Заказчика был разработан раздел с подробной информацией об услугах туристического агентства. Этот специализированный блок включает в себя:

• Детальное описание приобретаемых туристических услуг агентства на стороне Заказчика;
• Автоматическую загрузку файла с данными по туристическим услугам агентства в приложение Hamilton Apps;
• Импортирование туристических услуг агентства в расходы по отчету.

«Каждая функция приложения Hamilton Apps была разработана с учетом потребностей нашего Заказчика и направлена на повышение эффективности работы. Благодаря полному набору внедрённых инструментов Заказчик получил готовое решение для автоматизации всех ключевых процессов компании», — рассказывает Юлия Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps.

Особое внимание было уделено цифровой трансформации документооборота и внедрению электронной цифровой подписи. Главной целью данного внедрения был полный отказ от бумажных документов и оптимизация рабочих процессов сотрудника:

• Простая электронная подпись (ПЭП) стала использоваться сотрудниками для создания всех необходимых авансовых и общехозяйственных отчетов;
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) стала использоваться сотрудниками, осуществляющими проверку, контроль и согласование документов. Для подписания документов УКЭП было предусмотрено использование сертификата КриптоПро.

Использование УКЭП через программу КриптоПро позволило нашему Заказчику:

• Полностью внедрить электронный документооборот в бизнес-процессы компании;
• Ускорить процессы согласования и подписания документов;
• Снизить затраты на бумажную документацию;
• Обеспечить высокий уровень защиты и хранения информации;
• Соответствовать всем требованиям действующего законодательства РФ.

«Hamilton Apps — это действительно впечатляющий опыт! Хочется отметить потрясающую службу поддержки. Коллеги всегда отвечают с вежливой интонацией и готовы оказать содействие в решении любых вопросов. Ни один наш запрос не остался без внимания. Hamilton Apps не только эффективно решает проблемы, но и делает это с исключительным профессионализмом и искренним заботой о людях. Каждый раз это вызывает приятное удивление. Интерфейс приложения просто великолепен! Всё интуитивно понятно, удобно и современно. Разработчики явно вложили душу в создание этого продукта — каждая деталь продумана до мелочей, работать с приложением одно удовольствие», делится своими эмоциями представитель Заказчика.

Внедрение приложения Hamilton Apps с полным набором функций кардинально трансформировало работу компании Заказчика и принесло ощутимые преимущества во всех сферах бизнеса:

• Производительность сотрудников выросла на 40%;
• Автоматизация рутинных задач увеличилась до 67%;
• Точность при оформлении и проверке всех документов достигла 100%.

Результаты внедрения приложения Hamilton Apps превзошли все ожидания Заказчика. Наше решение помогает бизнесу не просто оптимизировать внутренние процессы, а динамично расти и развиваться в условиях цифровой экономики.