Цифровые технологии открывают массу возможностей для более эффективного осуществления и контроля финансово-хозяйственной деятельности. Новые законодательные акты активно способствуют их внедрению в работу предприятий, не позволяя задерживаться на примитивном уровне бумажного документооборота. Новой ступенью внедрения стали изменения в 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа». Активные изменения происходят уже сейчас: для многих продавцов товаров или услуг электронный кассовый чек стал обязательным с 2019 года – работать с ним нужно как поставщикам, так и покупателям.

Онлайн-кассы и электронные чеки

Уже сейчас в России работает более 220 000 онлайн-касс, которые выдают электронные чеки. Для работы таких касс требуется специальная программная инфраструктура – она уже отлажена и эффективно выполняет возложенные на нее задачи.

Все тот же закон 54-ФЗ закрепляет обязательство продавца отправить на e-mail или смартфон копию электронного чека по требованию покупателя. При этом бумажный чек должен выдаваться вне зависимости от того, запрашивает его покупатель или нет.

Выдавать электронные чеки должны и платежные агенты. Это организации, которые не реализуют товары напрямую, но имеют права принимать оплату по поручению продавца. Например, это банковские организации или почтовые отделения Почты России по всей стране.

В чем преимущества электронных чеков?

Цифровая копия кассового чека имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ. При этом ее хранение и обработка требуют меньше усилий и больше преимуществ. Для покупателя электронный чек удобен тем, что:

  • он может сколько угодно без потерь храниться на цифровом носителе;
  • он не выцветет со временем;
  • его в любой момент можно загрузить на экран смартфона, чтобы продемонстрировать продавцу и подтвердить совершенную покупку;
  • его можно использовать в качестве приложения к электронному авансовому отчету.

 

В последнем случае это особенно удобно, если компания уже использует специализированное приложение по автоматизации авансовой отчетности Hamilton Авансовый отчет. Сотруднику даже не придется фотографировать чек, он просто в один клик прикрепит его электронный вариант к отчету прямо в приложении. Для компаний, где сотрудники часто ездят в командировки или совершают иные траты на нужды компании такой инструмент просто необходим.

Как получить кассовый чек в электронном виде?

В обычном магазине потребуется указать свои реквизиты для отправки платежного документа до выполнения расчетов. После того, как онлайн-касса пробивает чек, внести исправления уже не получится, это противоречит требованиям Федерального закона 54-ФЗ.

Если покупка совершается в интернет-магазине, электронная копия чека обязательно отправляется покупателю на указанный им при регистрации или подтверждении заказа e-mail. Контактные данные в этом случае указываются до проведения платежа, так как ситуация схожа с работой онлайн-кассы в обычном магазине.

Если требуется вернуть предоплату за товар в интернет-магазине, электронный кассовый чек по электронным платежам также отправляется покупателю. Интернет-магазины могут принимать платежи как самостоятельно на собственный счет, так и через платежных агентов, например, Почту России, банковские отделения, платежные системы. В таком случае выдача онлайн-чека осуществляется выбранным платежным агентом. Как правило, интернет-магазины используют агрегаторы, которые предоставляют выбор нескольких способов оплаты, удобных для покупателей. После проведения платежа на указанный при регистрации или оформлении заказа e-mail отправляется цифровой чек.

Чек может предоставляться в трех форматах:

  • текстовом в виде HTML-кода или файловом в виде PDF-файла;
  • графическом в JPG, PNG форматах;
  • как реквизиты с основной платежной информацией и адресом сайта, где можно получить полноценную версию чека.

В течение долгого времени в законодательстве не был четко прописан порядок работы онлайн-касс. Сегодня эти пробелы постепенно закрываются, четко прописываются правила, в которых указано, когда покупатель вправе получить электронный чек и каким образом.