Как МСД Фармасьютикалс ежемесячно экономят более 60% в бэк-офисе?

Merck Sharp & Dohme (MSD) является дочерней компанией фармацевтического гиганта Merck & Co., Inc., штат которого насчитывает 86 000 сотрудников в более чем 140 странах. На начальном этапе развития компания MSD (МСД Фармасьютикалс) насчитывала тысячи сотрудников, распределенных по многочисленных дочерним предприятиям, организациям и офисам, и при этом ее финансовые операции были основаны на затратных — в плане времени и ресурсов — ручных бизнес-процессах с использованием бумажных документов.

Команда МСД Фармасьютикалс поделилась своим кейсом по автоматизации обработки авансовой отчетности и командировок.

Перед компанией стояла задача — в кратчайшие сроки снизить расходы на командировки и авансовые отчёты, и при этом не потерять общую производительность.

«Перед нами стояла крайне сложная задача — внедрить бизнес-процессы, которые бы обеспечили повышение производительности бэк-офиса, снижение командировочных расходов, достижение соответствия внутренним политикам группы, законодательству и местным нормативным требованиям – и всё это сделать за 6 месяцев. Кроме того, от решения требовалось, чтобы оно оказывало минимальное влияние на информационные и прочие ресурсы компании, а пользователи могли начать работу с ним немедленно» — делится команда МСД Фармасьютикалс.

«Мы искали не просто SaaS-решение, мы искали поставщика, который всегда находится в курсе законодательных и иных требований к бизнес-процессам».

SaaS-решений по управлению командировками и авансовыми отчетами от Hamilton Apps обеспечивают полное соответствие бизнес-процессов всем требованиям законодательства, а также политикам компании-пользователя. По словам команды MSD для фармацевтической отрасли это условие особенно важно, а у Hamilton Apps уже был подтверждённый опыт работы в этой отрасли, поэтому они выбрали именно их.

«Благодаря облачным приложениям Hamilton Apps управление заявками на расходы, в том числе командировочные, стало полностью автоматизированным, простым и быстрым».

«Процесс начинается, когда работник создает заявку на расходы, которая затем проходит ряд безбумажных проверок и одобрений, после чего обрабатывается бухгалтерией, которая имеет доступ к функциям составления отчетов и статистики для формирования аналитических данных — рассказывает команда МСД Фармасьютикалс.

— Бизнес-процесс упростился в разы. Теперь мы всего лишь пересматриваем его два раза в год и по необходимости вносим изменения: в правилах соответствий, организационные, слияний и поглощений и так далее. Кстати, гибкий workflow позволяет вносить изменения легко и быстро».

«Внедрение решения Hamilton Apps представляло для нашей компании низкий финансовый риск, но экономия была достигнута значительная и не заставила себя долго ждать».

По словам команды МСД Фармасьютикалс в результате повышения производительности сотрудников, в том числе за счет перераспределения человеческих ресурсов на выполнение других задач, а также снижения расходов на бизнес-процесс экономия была достигнута сразу же после внедрения решения.

Из множества преимуществ, команда выделяет следующие:

• Полное соответствие политикам МСД Фармасьютикалс, местному налоговому законодательству и закону Сарбейнза-Оксли.
• Ежемесячная экономия более 60% в бэк-офисе.
• Снижение ежемесячных расходов более чем на 20% благодаря полному контролю расходов.