Как Шнейдер Электрик сократили время на оформление командировок с 5-ти дней до 2-х?

Schneider Electric — французская энергомашиностроительная компания, производитель оборудования для энергетических подкомплексов промышленных предприятий, объектов гражданского и жилищного строительства, центров обработки данных. В России Шнейдер Электрик является ведущим разработчиком и поставщиком комплексных энергоэффективных решений и одним из крупнейших электротехнических предприятий.

В 2011-м году компания поставила перед собой задачу — сократить расходы и административные ресурсы на командировки сотрудников и одновременно усилить контроль соблюдения ими внутренних политик и правил. Главный бухгалтер компании Шнейдер Электрик Фирюза Шаймарданова и менеджер по закупкам Наталия Масюк поделились практическим опытом решения этой задачи.

Полный видео-кейс доступен по ссылке.

Шнейдер Электрик интенсивно развиваются на российском рынке, что способствует росту внутренних и внешних коммуникаций. Вместе с этим постоянно увеличивается количество командировок сотрудников и расходов на них.  

«Перед компанией стояла задача обслуживать новый объем поездок без увеличения трудозатрат и при условии сохранения разумных расходов. Мы искали решение, которое бы соответствовало высокому уровню соблюдения законодательства, а также внутренних политик и правил компании» — рассказывает Фирюза.

До внедрения ИТ-решения Шнейдер Электрик совместно с Hamilton Apps сделали подробный анализ командировочного процесса в компании. 

«Было очень много ручных операций: все заявки на командировку, одобрения, авансовые отчёты были автоматизированы минимально, всё делалось на бумаге. В компании также были определённые требования к размеру командировочных расходов, но соблюдать их, когда всё подписывается на бумаге, было очень сложно. Контроль осуществлялся на момент, когда авансовый отчёт или счёт от агентства предоставлялись в бухгалтерию, то есть уже после того, как командировка совершена, и расходы понесены» — делится Фирюза.

Главный бухгалтер компании Шнейдер Электрик также отметила, что работа с командировками и авансовыми отчетами не только отнимала много времени у всех участников бизнес-процесса, но и доставляла им массу неудобств.

«Для того чтобы печатные формы и документы соответствовали требованиям законодательства, бухгалтерам постоянно приходилось делать определенные корректировки. Также вручную делалась сверка полученного счёта от Travel-агентства с суммой, заявленной в авансовом отчёте — всё выверялось, находилась какая-то разница, и дальше шла сложная коммуникация с сотрудником. Отсюда появлялись задержки в оплате счетов, агентство было недовольно, сотрудники жаловались на долгое возмещение, документы терялись, руководителям приходилось по несколько раз одобрять один и тот же авансовый отчёт, а бухгалтерам проверять один и тот же документ».

Перед тем как перейти к автоматизации Шнейдер Электрик предстояло пересмотреть еще несколько частей бизнес-процесса и выстроить его максимально оптимальным для компании образом.

«Нам было необходимо выбрать Travel-агентство — поставщика на всей территории Российской Федерации, модифицировать систему, которая уже существовала в компании, сократить и оптимизировать перечень отелей на территории РФ, организовав тендер, а также заключить трёхсторонние договора с крупнейшими авиакомпаниями-перевозчиками» — рассказывает Наталия Масюк.

С внедрением приложения Hamilton Apps командировочный бизнес-процесс в компании Шнейдер Электрик был полностью пересмотрен от заведения заявки на командировку до обработки авансового отчёта по ней. 

«Процесс стал прозрачным. Менеджер может видеть, сколько составит бюджет командировки в момент её одобрения — одобряет он её электронно. Менеджер видит все детали командировки: кто едет, куда, с какой целью, в какой гостинице остановится, какую авиакомпанию использует, какие дистанции между поездками; и далее принимает решение об её утверждении или отклонении, имея возможность задать какие-то уточняющие вопросы или дать рекомендации сотруднику – то есть вся коммуникация происходит в этом приложении и происходит очень быстро».

Главный Бухгалтер Шнейдер Электрик отметила, что приложение имеет очень простой и удобный интерфейс и выделила несколько полезных функций.

«Вся информация по моим персональным данным сохранена. Есть справочники, которые имеют совместимость с нашей ERP-системой для того, чтобы потом всё это плавно ложилось на счета бухгалтерского учёта. Очень быстро происходит коммуникация с агентством: тебе приходят предложения, ты выбираешь, дальше это отправляется менеджеру. Всё происходит в электронном виде, бумаги по офису не ходят, и всё достаточно просто и понятно, — рассказывает Фирюза.

Все сотрудники компании имеют доступ к этому ресурсу, необязательно находиться в офисе. Если у вас есть любой гаджет, который позволяет войти в интернет, то вы можете оформить командировку или авансовый отчёт.

Все наши требования по нормам на командировки и вся наша политика по поездкам зашиты в это приложение.

Не надо помнить, какие нормы у нас существуют, какие правила в компании по поездкам, какой размер суточных, какой класс гостиниц в том или ином регионе и так далее — всё есть в приложении. Если есть превышение, менеджер или сотрудник сразу видят это».

Теперь сотрудникам компании Шнейдер Электрик также доступны и различные аналитические и статистические отчёты.

«Благодаря этой функции, мы можем оценивать, какие расходы сотрудники совершают, и на основании этого формировать новые нормы по расходам на командировки, общаться с поставщиками и принимать какие-то бизнес-решения относительно самого процесса».

Сотрудники компании Шнейдер Электрик также поделились результатами использования приложения Hamilton Apps.

«Результатом была эффективность порядка 3х дней, – рассказывает Наталия. – Когда проект запускался, на весь командировочный процесс уходило примерно 5,1 дня, по окончанию проекта весь процесс занимает 2,1 дня. Выписка билетов турагентством теперь делается в течение 1-го дня, а не 2,5 дня, а оптимальное предложение от агентства мы получаем за треть дня».

По словам Фирюзы сокращение трудозатрат в бухгалтерии составляет 40-60% в зависимости от типа командировки и типа расхода.

«Мы сократили многочисленные ручные операции, отсутствует двойная проверка, автоматически создаются отчёты и все командировочные документы, что сохраняет время не только у бухгалтера, но и у сотрудника». 

Автоматизация обработки командировок и авансовых отчетов сделала бизнес-процесс максимально контролируемым, прозрачным и эффективным, что позволило компании Шнейдер Электрик сокращать от 11% до 30% расходов.

Сегодня приложение Hamilton Командировки и Авансовые отчёты использует полторы тысячи сотрудников компании Шнейдер Электрик, тысяча из которых путешествует по несколько раз в неделю. Бизнес-процесс стал в разы проще и быстрее, что позволяет всем сотрудникам чувствовать себя более комфортно, а компании в целом снижать как временные, так и материальные затраты.