Нормальной практикой на предприятиях является выдача сотрудникам денежных средств для их расходования на нужды предприятия. Сотрудник в этом случае становится подотчетным лицом, которое несет ответственность за траты, и по их итогам составляет авансовый отчет. Такой же отчет составляется не только по результатам траты выданных финансовых средств, но и после командировки.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Авансовый отчет относится к первичным документам бухгалтерского учета. Он предоставляется в единственном экземпляре и является комбинированным документом, так как обобщает всю информацию о потраченных финансах, а также служит основанием для внесения их в состав производственных затрат предприятия.

Особенности составления авансовых отчетов

Ранее авансовый отчет составлялся подотчетным лицом по унифицированной форме АО-1. В 2013 году это требование упразднили, и теперь форма подачи авансового отчета является свободной. В случае, если в организации используется собственная форма для составления авансового отчета, она закрепляется в учетной политике предприятия.

Сегодня всё больше компаний составляют и обрабатывают авансовые отчёты в специализированных бизнес-приложениях. Это позволяет им полностью навести порядок в бизнес-процессе, сделать его комфортным для сотрудников и прозрачным для руководителя. По итогу, используя такое бизнес-приложение компании начинают экономить до 50% времени до 40% расходов.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Строгим требованием к подаче авансового отчета является срок. Это три дня с момента возвращения подотчетного сотрудника из командировки (дата возвращения определяется по путевому листу автомобиля либо проездным документам) либо от срока, утвержденного в приказе руководителя организации.

Сотрудник заполняет форму, указывая в ней размер полученных на расходы средств, фактически потраченную сумму, а также остаток либо перерасход. К авансовому отчету обязательно прилагаются оправдывающие траты документы. Это могут быть товарно-кассовые чеки, квитанции об оплате, бланки строгой отчетности, накладные и другие документы, которые способны оправдать обоснованность расходов на нужды предприятия. Сотрудник использует оригиналы этих документов, в них обязательно должны быть указаны полные реквизиты продавца товара/поставщика услуги, сумма покупки, список наименований со стоимостью каждого из них. Документы низкого качества, например, кассовые чеки, необходимо сканировать или копировать и прилагать к отчету, так как обозначенная на них важная для отчета информация может быть утрачена со временем. В приложении Hamilton Авансовый отчёт прикреплять эти документы можно прямо в онлайн режиме с любого мобильного устройства в виде фто или сканов.

Проверка авансового отчета производится бухгалтером. Сроки этой проверки устанавливаются в учетной политике организации. По результатам проверки документ визирует руководитель организации, после чего с сотрудником производится окончательный расчет. Этот расчет подразумевает либо возврат неизрасходованных средств в бюджет организации по приходно-кассовым ордерам, либо компенсацию подотчетному лицу перерасхода средств – по расходно-кассовым ордерам.

Контролирующие органы, в частности, налоговая инспекция, говорят о необходимости закрепления в учетной политике организации списка лиц, которым средства могут выдаваться под отчет, а также сроки составления ими авансовых отчетов. Предоставление подотчетному лицу новых сумм на расходы организации происходит только после погашения им предыдущих долгов и закрытия всех отчетных документов.

Какие существуют нарушения при составлении авансовых отчетов?

При проведении аудита предприятия налоговый инспектор может обратить внимание на различные ошибки, допущенные в документации. Наиболее распространенными являются:

  • ошибки при составлении авансового отчета либо отсутствие оправдательных документов;
  • неправильно составленная или отсутствующая служебная записка на подотчетную сумму;
  • выдача нового подотчета при незакрытом действующем;
  • нарушение установленного лимита на подотчетные суммы средств;
  • отсутствие в учетной политике организации требования к срокам сдачи авансовых отчетов;
  • ошибки при составлении заявления на выдачу подотчетных средств (например, неполная информация от подотчетного лица);
  • неправильно составленные или приложенные документы-основания для выдачи подотчета.

Существуют и другие ошибки, которые выявляются достаточно часто и влекут за собой разные последствия вплоть до наложения штрафов. Чтобы предотвратить любого рода нарушения при составлении авансового отчета, руководитель организации и бухгалтер должны быть уверены в правильном составлении требований к авансовым отчетам в учетной политике организации. Также часто ошибки выявляются в приказе руководителя и заявлении подотчетного лица, требуется проверять наличие необходимых документов-оснований, а после – подтверждающих документов к авансовому отчету. Все расходы должны быть оправданы соответствующими документами.

Нарушение сроков предоставления авансового отчета в бухгалтерский отдел

Ситуация, когда требуемый документ появляется в бухгалтерии позже установленной в приказе руководителя даты, нередка. Нарушение сроков сдачи авансового отчета чревато для предприятия несколькими сложностями:

  • нарушение правил ведения кассовых операций;
  • исключение потраченной суммы из расчетов налоговой базы по налогу на прибыль;
  • начисление налога на доходы физических лиц на сумму, не подтвержденную авансовым отчетом.

Нарушения при расчете налогооблагаемой базы может вызывать некоторые проблемы у руководителя организации и бухгалтерского отдела. Тогда как нарушение правил ведения кассовых операций не является серьезной сложностью, однако при выявлении такой ошибки аудиторы всё же могут сделать замечание. Для того, чтобы избежать подобных ситуаций, руководству организации и бухгалтеру необходимо довести до сведения подотчетных сотрудников правила и сроки подачи авансовых отчетов, а также регулярно напоминать о необходимости сдачи отчета своевременно. В целом нарушения сроков подачи данного документа являются скорее проблемой внутренней дисциплины организации, нежели нарушением строгих налоговых и бухгалтерских норм и правил.

 

Смотрите также: