Современной более функциональной заменой подписи на бумаге, скрепленной печатью, стала электронная подпись (ЭЦП). Она удостоверяет подлинность документа и подтверждает его автора.

В составе электронной цифровой подписи есть открытый и закрытый ключ:

  • Открытый также называют публичным – он необходим для того, чтобы удостовериться в действительности подписи, идентифицировать ее владельца и засвидетельствовать подлинность документа.
  • Закрытый ключ – это засекреченный код, который используется непосредственно для подписания документа, и обладает им только собственно ответственный сотрудник.

По сути, оба ключа представляют собой код, созданный с помощью технической криптографии.

Электронная подпись не только удостоверяет подлинность документа, но и может использоваться для его защиты от несанкционированного копирования – эта функция обеспечивается с помощью шифрования. Например, подача информации в налоговую службу или другие контролирующие органы происходит именно через шлюз безопасности с шифрованием.

Как работает электронная цифровая подпись?

Все действия совершаются с использованием специальных программ. Например, бухгалтер создает файл с отчетностью в электронной декларации и подписывает его собственным закрытым ключом. В результате создается совершенно новый файл, в котором ни отправляющая, ни принимающая стороны не могут изменить ни знака. Даже если изменения в документ были внесены, это легко выявить, проведя проверку.

Далее документ шифруется в специальной программе с использованием открытого ключа принимающей стороны. Файл направляется адресату, где расшифровывается секретным ключом. Для того, чтобы подтвердить подлинность документа, а также его неизменность после подписания ЭЦП, в автоматическом режиме производится проверка сертификата открытых ключей по реестру.

В обмен на отправленную отчетность бухгалтер получает из контролирующего органа файл входного контроля, по правилам созданный с использованием открытого ключа компании. Просмотреть его можно, использовав собственный закрытый ключ.

Что такое облачная электронная цифровая подпись?

Облачная ЭЦП представляет собой ту же защиту в виде ключей для подтверждения подлинности документов и идентификации лиц, подписавших их. При этом хранение закрытого ключа происходит не на флеш-карте или в памяти персонального компьютера, а на удаленно защищенном сервере – «облаке». Подписание и шифрование документа для отправки в контролирующий орган также производится на этом сервере.

Для пользования технологией не требуется устанавливать на компьютер, ноутбук или смартфон специальное программное обеспечение. Личность подписывающего документ лица удостоверяется, как правило, вводом секретного динамического пароля по SMS, как при переводах в интернет-банкинге или по платежным картам. Также для аутентификации может использоваться логин-пароль или протокол Рутокен WEB. Закрытый ключ хранится на защищенном сервере. Решение работает на мобильных платформах iOS и Android и может использоваться в любом интернет-браузере без ограничений со стороны принимающей и отправляющей сторон.

С 2017 года облачная электронная подпись стала доступной на электронных авансовых отчётах в приложении Hamilton Авансовый отчёт. Подробнее об этом можно узнать в статье Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Преимущества использования облачной цифровой подписи

  • Стоимость решения. Для использования традиционной электронной подписи компания или предприниматель вынуждены приобрести средство криптографической защиты информации и токен. Соответственно, такое решение обходится в немалую сумму. Для использования облачной ЭЦП нет нужды покупать флешку с сертификатом или специальную программу для шифрования, поэтому инструмент доступен как крупным компаниям, так и небольшим организациям.
  • Удобство применения. Для работы с облачной ЭЦП не нужно устанавливать специальное программное обеспечение и разбираться в работе с ним. Все происходит максимально понятно и интуитивно – тратить лишнее время на отлаживание работы с инструментом не нужно.
  • Мобильность. Использовать облачную подпись можно на любом устройстве вне зависимости от местоположения. Тогда как для обычной цифровой подписи требуется специальное программное обеспечение, которое пока еще плохо адаптировано для установки на мобильные устройства.
  • Гибкая интеграция. Решение отлично устанавливается с другими информационными системами, поэтому руководитель получает в свои руки максимально эффективную систему управления многими бизнес-процессами и может легко контролировать выполнение поставленных задач.

В каких отраслях востребована облачная подпись?

В первую очередь использование этой технологии окажется полезным для тех, кто работает не из офиса или по долгу службы часто находится в разъездах. Бухгалтера, юристы, аудиторы, которые часто бывают вне офиса у клиентов и вынуждены подписывать или отправлять составленные отчеты из удаленных точек. Директор или руководитель, которые получают возможность визировать необходимые документы, находясь в командировке. Сотрудники с разъездным характером работы – например, коммерсанты.

Использовать облачную цифровую подпись могут как крупные корпорации, так и небольшие компании и даже индивидуальные предприниматели. Вместе с другими системами автоматизации бизнес-процессов, например, онлайн-бухгалтерией, электронными авансовыми отчетами и иными инструментами существенно повышается производительность и эффективность труда, многие задачи упрощаются, работа сотрудников становится более скоординированной и слаженной. Кроме того, повышается удобство управления и контроля всех производственных процессов, что особенно важно для руководителей.

 

Смотрите также: