Перед направлением в командировку сотрудник получает из кассы организации определенную сумму средств на командировочные расходы. Основанием для выдачи этой суммы (аванса) служит приказ руководителя организации. Аванс должен покрывать транспортные и другие расходы – проживание, питание, при необходимости – траты на нужды организации. В эту же сумму должны входить и суточные.

ОТЧЁТ ПО КОМАНДИРОВКЕ ОНЛАЙН

Составление авансового отчета по командировке четко регламентируется законом. Командированный сотрудник – подотчетное лицо – не только обязан в определенный срок предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, но и вернуть нерастраченные средства (или после утверждения отчета получить на руки перерасходованные собственные средства). Разберемся подробнее, когда и как нужно составлять документ.

Когда сдается авансовый отчет по командировке

На составление авансового отчета сотруднику отводится ровно три дня с момента возвращения из служебной поездки. Датой возвращения считается число, прописанное в проездных документах (билетах на автобус, поезд, самолет) или в путевом листе автомобиля.

Приложения к авансовому отчету

В соответствии с действующим законодательством подотчетное лицо по возвращении из командировки предоставляет в бухгалтерию:

  • командировочное удостоверение;
  • авансовый отчет;
  • приложения.

В качестве приложений к отчету могут использоваться:

  • товарные чеки;
  • кассовые чеки;
  • бланки строгой отчетности;
  • накладные;
  • проездные документы.

Кассовый чек, если в нем не указано наименование приобретенного товара, обязательно сопровождается товарным чеком или квитанцией. Все расходы, совершенные во время деловой поездки, должны быть подтверждены соответствующим образом. На личные расходы сотрудник получается суточные, минимальный и не облагаемый налогом размер которых утвержден законодательно: для внутригосударственных поездок эта сумма составляет 700 рублей, для заграничных – 2500 рублей в сутки.

Как составить авансовый отчет по командировке: образец заполнения и пошаговая инструкция

Документ относится к бланкам строгой отчетности и составляется по форме №АО-1, которая еще некоторое время назад была обязательной и единственной, однако сегодня организациям открыта возможность готовить авансовый отчет в свободной форме. На практике же большинство предприятий продолжают использовать унифицированную форму как наиболее удобную и отработанную.

Образец заполнения авансового отчета на командировочные расходы имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне сотрудник указывает следующие данные:

  • наименование организации;
  • дата составления документа;
  • должность;
  • собственные ФИО;
  • назначение аванса;
  • полученная и израсходованная сумма;
  • количество приложений.

Подотчетный сотрудник заполняет только левую часть лицевой стороны документа. Правую сторону заполняет уже бухгалтер. На оборотной стороне перечисляется подробный список прилагаемых к отчету документов. Подотчетное лицо заполняет графы с 1 по 6, указывая следующие данные:

  • порядковый номер приложения;
  • вид документа;
  • сумма к учету.

Графы с 7 по 9 также заполняет бухгалтер.

Составленный отчет в итоге подписывается и предоставляется в бухгалтерию. Взамен сотрудник получает от бухгалтера расписку о том, что отчет принят к проверке, дату, перечисление приложений с подписью.

После того, как бухгалтер проверяет отчет, проводя арифметические расчеты, уточняя правильность приложений, документ визирует руководитель.

Отчет может быть составлен в письменной или электронной форме.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Используемые на предприятиях средства автоматизации существенно упрощают процедуру составления авансового отчета. Даже находясь в командировке, сотрудник может зайти в специализированное приложение со своего смартфона и создать авансовый отчет. Так как вся основная информация введена по умолчанию, сотруднику нужно заполнить только необходимые поля и прикрепить фото подтверждающих документов. После этого одним кликом он отправляет отчет на проверку бухгалтеру и утверждение руководителю. Всё это занимает считанные минуты.