Получение на руки средств для расходов на нужды компании – стандартная процедура, с которой регулярно сталкиваются сотрудники предприятий. При участии бухгалтерии компания предоставляет средства под отчет, к которому необходимо приложить документы, подтверждающие целевое расходование денег. Контролирующие органы тщательно проверяют предоставленные документы. Для выдаваемых авансом средств существует определенный набор правил:

  • Деньги предоставляются на командировочные и хозяйственно-операционные траты.
  • Основанием для выдачи денег служит распоряжение руководителя. Решение он принимает после рассмотрения заявления, написанного подотчетным лицом.
  • Траты, на которые были направлены средства, отражаются в отчете и подтверждаются оригиналами документов.
  • Если средства предоставлены на хозяйственные нужды, авансовый отчет подготавливается и предоставляется в срок, указанный в специальном распоряжении руководителя. Распоряжение может быть выпущено в виде приложения к учетной политике предприятия.
  • До сведения работников необходимо довести все документы, регулирующие порядок и сроки предоставления средств под отчет и подготовку авансовых отчетов.
ЭЛЕКТРОННЫЙ АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ

Какие документы можно использовать для подтверждения расходов на нужды компании?

  • контрольно-кассовые чеки;
  • товарные чеки и накладные;
  • посадочные талоны и транспортные билеты;
  • квитанции и иные документы, подтверждающие обоснованность расходов на нужды компании.

При этом к подтверждающим документам предъявляются отдельные требования, нередко вызывающие вопросы как у подотчетных лиц, так и у бухгалтеров. Например, при использовании подтверждающих документов на иностранном языке выполнять их перевод следует не полностью, а частично – только той информации, которая является важной для учета. Для выданных средств, которые потрачены с корпоративной карты (открытой под данные операции), процедура составления отчета не изменяется. Кассовый чек подтверждает только факт оплаты товара или услуги, но не его приобретения, поэтому должен сопровождаться товарным чеком. На кассовом чеке в обязательном порядке должны быть указаны следующие реквизиты: ИНН и наименование организации, заводской и порядковый номер контрольно-кассового чека, дата, время и сумма оплаты товара или услуги. В середине 2018 года планируется полный переход на новый порядок использования кассовой техники. Это позволит проверять все вышеупомянутые реквизиты в автоматическом режиме.

Составление и подача электронного авансового отчета

Согласно приказу Банка России 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций» авансовый отчёт должен быть подготовлен не позднее трех дней с момента окончания срока, на который были выданы подотчетные средства, либо с момента выхода ответственного сотрудника на работу.

Согласно письму Минфина России от 20.08.15 № 03-03-06/2/48232 организация может также составлять электронные авансовые отчеты. Бланк можно упростить: вместо четырех подписей, которые обычно ставятся на бумажном документе (подотчетный сотрудник, руководитель, бухгалтер и главный бухгалтер), потребуется только три – сотрудника, руководителя и главного бухгалтера.

Для того, чтобы составлять и обрабатывать АО в электронном виде Вам необходимо специализированное бизнес-приложение, например Hamilton Авансовый отчёт. На картинке справа Вы можете увидеть, как выглядит налаженный бизнес-процесс, и как в нём взаимодействуют его участники, используя это приложение. Обращаем Ваше внимание, что цепочку утверждения можно настроить под стандарты Вашей компании.

К электронному авансовому отчету прилагаются оригиналы всех документов, подтверждающих расходы. Они становятся основанием для вычисления налогов: НДФЛ, на прибыль, вкладов во внебюджетные фонды. Эти документы хранятся в бухгалтерии и используются при проведении налоговой проверки.

Для заверения документа используются личные электронные подписи. Достаточно простой неквалифицированной подписи каждого сотрудника, визирующего авансовый отчет. Защищенные квалифицированные подписи рекомендуется приобретать в том случае, если организация полностью переходит на электронный документооборот. Визировать документ электронной подписью рекомендуется в следующем порядке: подотчетный сотрудник, главный бухгалтер, руководитель. В распечатанном виде на документе отображается время проставления подписи.

С 2017 года, работая в приложении Hamilton Авансовый отчёт, Вы можете подписывать всю документацию электронной цифровой подписью. Больше о внедрении этой функции можно узнать в статье – Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

Больше о бизнес-приложении для работы с электронными авансовыми отчетами

Специализированные бизнес-приложения обеспечивают абсолютный комфорт формирования электронных авансовых отчетов. Так приложение Hamilton Авансовый отчёт отражает все поля, которые сотруднику необходимо заполнить, при этом вся информация о нём уже есть по умолчанию. После заполнения сотруднику остается лишь прикрепить фото или сканы подтверждающих документов и одним кликом отправить АО на утверждение. Менеджер всегда находится в курсе всех расходов сотрудников и одобряет все документы онлайн.

Это приложение также даёт следующие возможности:

  • доступ с персонального компьютера и мобильных устройств;
  • настройка под действующие законодательные нормы и локальные бизнес-практики;
  • многоуровневый процесс утверждения в онлайн-режиме с утверждением менеджером и создание проводок для бухгалтерии;
  • поддержка функции фотографирования и сохранения бумажных чеков, скан-образов, электронных документов;
  • интеграция с любыми системами планирования расходов предприятия, например, 1С, SAP, Oracle и другими;
  • совместимость с другими автоматизированными системами учета (использование утвержденного плана бизнес-поездки с отражением билетов, ваучеров и т.д.).

Использование таких приложений для бизнеса особенно актуально для компаний с большим количеством командировок в месяц либо территориально-распределенной структурой. Подготовка электронного авансового отчета в этом случае способна сэкономить большое количество времени сотрудников и бухгалтеров, сделав процесс максимально прозрачным для контроля расходования средств.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ

 

Смотрите также: