Если человек не удовлетворен своим материальным положением, он выбирает один из двух путей – стремится заработать больше или начинает экономить. Такая же ситуация и с бизнесом. Однако в приоритете первый путь – повышение доходности, а именно привлечение новых клиентов, разработка более востребованного продукта, поиск своей ниши, разработка новых предложений для действующих клиентов и повышение их лояльности.

Если перечисленные меры не приносят видимого результата, следующим путем становится оптимизация расходов. Ее требуется проводить системно, после тщательного анализа. Хаотичные движения по сокращению затрат чаще приносят не пользу, а вред.

С чего начать оптимизацию расходов организации?

Каждая трата взаимосвязана с каким-либо бизнес-процессом. Соответственно, невозможно сократить расходы за определенный период без углубления в их суть. Именно поэтому начинать оптимизацию требуется с изучения бизнес-процессов, их затратности, возможности повышения производительности труда.

Диагностика должна быть комплексной. Помимо анализа бизнес-процессов требуется изучить финансовую отчетность. Если она прозрачна и легко может отобразить расходы по определенным периодам и направлениям деятельности, это удобно и более эффективно для аудитора и руководителя. Если же отчетность ведется некорректно, желательно сначала привести ее к удобочитаемому виду, а сам бизнес-процесс – максимально упорядочить. Так удастся понять основные затратные статьи, глядя на которые получится сократить, перераспределить или оптимизировать расходы для достижения лучших показателей.

Для примера возьмем командировочный процесс, в котором стандартно задействованы сотрудник, бухгалтер и руководитель. Зачастую этот процесс в компаниях является абсолютно непрозрачным и, соответственно, сложно контролируется. Отсюда возникают несанкционированные поездки, превышения лимитов по билетам и гостиницам, пропуск значительных ошибок в документации. Как итог – компания несёт немалые расходы. Чтобы их оптимизировать, в первую очередь необходимо навести порядок в бизнес-процессе, а затем комплексно его автоматизировать.

В приложении Hamilton Командировки могут работать и взаимодействовать все участники бизнес-процесса. Умный функционал позволяет сотрудникам оформлять заявку на командировку безошибочно и всегда в рамках политик компании – все лимиты контролирует само приложение – значит, ни о каких превышениях и злоупотреблениях не может быть и речи.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЯ

Руководитель в один клик и из любой локации утверждает заявки, находясь всегда в курсе всех расходов сотрудников. Travel-координатор компании больше не нужен, так как бронировать билеты и гостиницы сотрудник может самостоятельно или через авторизованное Travel-агентство прямо в приложении.

На практике такие компании начинают экономить до 40% расходов на бизнес-процессе. Казалось бы, обычный периферийный бизнес-процесс, но при грамотном подходе и в зависимости от масштаба компании экономия на нем может составлять миллионы рублей.

Оптимизация расходов бизнеса: система и ситуация

Стоит остановиться на ключевых видах затрат организации:

  • основные;
  • обеспечивающие;
  • гигиенические;
  • непродуктивные.

Основные направлены на создание продукта/услуги, обеспечивающие – на обслуживание и работу производства. Гигиенические требуются для создания комфортной и располагающей к труду обстановки, повышение лояльности персонала к работодателю. Непродуктивные могут присутствовать на различных участках деятельности организации: они указывают на беспорядок в бизнес-процессах или халатность персонала и именно они должны в первую очередь быть выявлены и сокращены.

Затраты в организации также разделяют на постоянные и переменные. И если от постоянных никак не скрыться, можно попытаться перевести их в переменные.

Для примера, к постоянным затратам относится заработная плата сотрудников. Резкое урезание ее в кризис приводит к недовольству сотрудников и падению их заинтересованности в результате работы. В этом случае ввод бонусной системы поможет удержать интерес персонала к успешности бизнеса. Постоянный оклад можно сократить, но заинтересованность поддержит начисление премий при повышении уровня продаж или узнаваемости товара/услуги. Другими словами, сотрудник начинает работать на результат, когда знает, что от этого напрямую зависит его доход.

Оптимизация расходов, которая должна отобразиться на уровне доходов, бывает ситуативной и системной.

Первая помогает справиться с кризисной ситуацией в текущий момент времени. То есть урезание соцпакетов и заработной платы, сокращение гигиенических расходов, переговоры с поставщиками о снижении цен и использование на производстве более дешевых материалов и технологий как временная крайняя мера помогают избежать закрытия организации. Однако в долгосрочной перспективе показывают низкую эффективность.

Системная оптимизация более трудоемка, однако демонстрирует хорошие результаты. Разумный подход к снижению затрат, планирование бюджета, оптимизация бизнес-процессов и другие меры помогают не только преодолеть кризис, но и вывести деятельность компании на новый уровень. Составление отчетов по оптимизации расходов призвано отобразить происходящие изменения и стать почвой для глубокого анализа показателей, которые лягут в основу планирования бюджета.