Не позднее трех дней с момента окончания срока, на который были выданы денежные средства или же со дня выхода на работу сотрудник должен предоставить авансовый отчет. Такое требование изложено в подпункте 3 пункта 6 статьи «Порядок проведения кассовых операций», установленной Указанием Центробанка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Форму для составления авансового отчета утверждает учетная политика предприятия для целей бухгалтерского учета. Существует унифицированная форма № АО-1, принятая в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ №55 от 1.09.2001 года. Однако форма может быть разработана предприятием и самостоятельно.

Авансовый отчет заполняется в одном экземпляре сотрудником организации и главным бухгалтером. Документ может предоставляться как в бумажном, так и/или в электронном виде. Существует возможность заполнять авансовый отчет только в электронном виде, для этого все лица, подписывающие документ, должны обладать личными электронными подписями. В последней редакции Федерального закона от 22.05.03 №54-ФЗ указано, что подотчетный сотрудник вправе получить квитанцию электронного приходного документа для ее заверения электронной подписью.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Кто предоставляет авансовый отчет

Составляет и подает в бухгалтерию авансовый отчет лицо, получившее финансовые средства из кассы организации: сотрудник предприятия или физическое лицо, заключившее с предприятием договор оказания услуг либо договор подряда.

Как заполнять авансовый отчет

Стандартный бумажный документ имеет две стороны. В онлайн-форме обычно первым блоком заполняется информация об организации: название; ОКПО; должность и ФИО руководителя; главный бухгалтер и бухгалтер.

Далее следует блок информации о сотруднике: ФИО; подразделение и код; должность; табельный номер.

Если АО делается в специализированном бизнес-приложении,  например Hamilton Авансовый отчет, все эти поля уже заполнены автоматически, что позволяет сотрудникам сэкономить значительное количество времени.

Далее указывается назначение авансового платежа, отображаются расходы и подтверждающие их документы.

Какие документы приложить к авансовому отчету

В качестве оправдательного документа налоговая проверка принимает:

  • контрольно-кассовые чеки;
  • товарные чеки и накладные;
  • транспортные билеты и посадочные талоны;
  • бланки строгой отчетности и квитанции.

Предоставить только кассовые чеки бывает недостаточно, требуется подтверждение не только факта оплаты, но и получения товара/услуги. В этом случае к кассовому чеку необходимо приложить и другой документ, например, чек товарный. Подтверждающий документ должен содержать целый ряд сведений: наименование организации, ИНН, контрольно-кассового чека и прочее. Если подтверждающий документ составлен на иностранном языке, переводить необходимо только ту часть, которая непосредственно относится к отчету.

В приложении Hamilton Авансовый отчёт Вы можете просто сфотографировать все подтверждающие документы и прикрепить их к электронному авансовому отчёту.

 

 

 

 

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Подотчетный сотрудник может использовать не только наличные средства, полученные из кассы предприятия, но и финансы со счета, открытого предприятием специально для данных целей. Государство не ограничивает размер сумм, которые могут использовать подотчетные сотрудники, указывается только необходимость предоставлять подтверждающие документы даже для незначительных расходов на нужды предприятия.

В соответствии с новым порядком после середины 2018 года все эти данные будут проверяться сотрудниками налоговой службы в автоматическом режиме. Новый кассовый чек в соответствии с этими правилами должен содержать QR-код, по которому можно будет проверить соответствие совершаемой покупки действующему законодательству.

Авансовый отчет с онлайн-чеком должен содержать определенную информацию в соответствии со статьей 4.7 54-ФЗ:

  • сведения о системе налогообложения, применяемой магазином;
  • признак платежа;
  • заводской и регистрационный номер кассового аппарата;
  • номер смены;
  • электронный адрес почты/адрес сайта магазина.

Печать или подпись на таком документе не обязательны, онлайн-чек может являться подтверждением расходов для авансового отчета.

Ошибки в авансовом отчете

Заполнение и соответствие первичной документации установленным нормам контролируются достаточно строго. Поэтому не стоит допускать небрежности при их оформлении.

Наиболее часто среди ошибок встречаются не полностью заполненные либо вовсе отсутствующие бланки отчета, отсутствие одной из подписей, не утвержденные руководителем документы. Налоговые инспекторы также могут найти расходы, не имеющие достаточного подтверждения. В некоторых случаях в отчетах встречаются копии подтверждающих документов вместо оригиналов.

Избежать ошибок в оформлении отчетности поможет автоматизация процесса, а именно использование специализированных приложений для бизнеса, в которых могут работать подотчетные сотрудники, менеджеры, бухгалтера и руководители.

Авансовый отчет онлайн: инструменты для сотрудников и менеджеров

Такие бизнес-приложения могут стать отличным помощником в подготовке отчетного документа. Они обеспечивают заполнение всех необходимых реквизитов, проверку на орфографические ошибки, позволяют заполнить авансовый отчет онлайн с максимальной эффективностью для сотрудников и руководителей, а также предоставляют следующие возможности:

  • удаленная работа с приложением с персонального компьютера, планшета, смартфона;
  • автоматическая настройка под локальные бизнес-процессы и нормативные документы;
  • развернутая отчетность по расходам;
  • фотографирование и сохранение чеков, скан-образов и других документов для подтверждения расходов;
  • интеграция с системами планирования расходов предприятия (1С, Oracle, SAP);
  • совместимость с другими используемыми бизнес-приложениями.

 

Смотрите также: