Системы автоматизации в бизнесе сегодня становятся всё большей необходимостью, причем свое применение они находят в самых разных его сферах. Внедрение таких систем положительно сказывается как на внутренних процессах компании, так и на общих результатах её работы.

Какие процессы в бизнесе автоматизируют чаще всего?

Производственный процесс компании в целом является комплексом материальных и нематериальных ресурсов. К материальным относятся помещение, оборудование, инструменты – всё то, что используется для производства товара или услуги. К нематериальным ресурсам – и чаще куда более ценным – навыки и умения сотрудников, а также их рабочее время.

И если оборудование для повышения скорости и качества работы достаточно просто обновить, то с нематериальными ресурсами всё гораздо сложнее. Здесь в дело вступают специализированные инструменты, которые помогают наладить внутренние и внешние бизнес-процессы, в том числе взаимодействие между их участниками, посредством автоматизации.

Главная задача автоматизации – оптимизация бизнес-процесса — его ускорение и упрощение для участников, а также приведение к максимальной эффективности для компании. Наиболее популярными направлениями для автоматизации в компаниях являются бухгалтерия, финансы, взаимодействие с клиентами, HR-задачи. В целом же сегодня автоматизировать в компании можно практически любой процесс – от взаимодействия с поставщиками и подрядчиками до внутренних узкоспециализированных процессов – таких, как оформление авансовой отчетности.

Остановимся подробнее на примере автоматизации обработки авансовой отчетности, так как этот процесс есть в каждой компании, и в зависимости от её масштаба расходы на него могут достигать внушительных сумм. По данным компаний, которые уже автоматизировали этот бизнес-процесс, экономия расходов здесь может составить порядка 40%, а экономия времени — 50%. Такие показатели эффективности достигаются путем перенесения процесса обработки авансовой отчетности в специализированное онлайн приложение, где большая часть информации уже заполнена за участников по умолчанию, а их действия автоматизированы.

В базовом варианте это выглядит следующим образом – сотрудник с любого мобильного устройства открывает электронный авансовый отчет, заполняет недостающую информацию, прикрепляет фото или электронные версии подтверждающих документов, и далее в один клик отправляет всё это на проверку бухгалтеру и одобрение руководителю. Все проводки за бухгалтера сформируются автоматически, а руководителю останется лишь подписать электронной цифровой подписью сам документ.

Естественно, что выстроить этот процесс можно с учетом всех специфик и регламентов компании. Обратите внимание, что именно поэтапное описание бизнес-процесса и проработка всех его составляющих являются залогом успеха проекта по автоматизации.

Из каких этапов состоит проект по автоматизации бизнес-процесса?

Автоматизация (IT) процессов – это важная мера для бизнеса, нацеленного на долгосрочное развитие и получение прибыли, поэтому такой проект требует серьезной подготовки со стороны бизнеса.

ИТ-автоматизация бизнеса состоит из следующих этапов:

1. анализ и описание бизнес-процесса, его особенностей и узких мест;
2. приведение бизнес-процесса к оптимальному варианту, реструктуризация;
3. разработка технического задания на автоматизацию, утверждение сроков его реализации;
4. внедрение системы автоматизации и её настройка под выстроенный бизнес-процесс;
5. интеграция и синхронизация системы с внутренними и внешними инструментами бизнеса;
6. тестирование системы и внесение необходимых доработок;
7. обучение пользователей работе в системе;
8. запуск системы и дальнейшая поддержка по работе с ней.

Важно отметить, что поиск и выбор ИТ-поставщика может осуществляться на первых трех этапах в зависимости от направленности проекта. Особое внимание всегда нужно уделять не только текущим мощностям ИТ-поставщика, но и его готовности быстро адаптироваться под любые изменения в бизнесе, особенно расширение.

Заказчик также должен понимать, что в зависимости от масштаба проекта от него могут потребоваться серьезные нематериальные ресурсы в виде сотрудников и их рабочего времени. Даже если у ИТ-поставщика имеется собственная команда для реализации проекта, закзачику всё равно необходим куратор на своей стороне, ведь никто не знает специфику компании лучше, чем работающий в ней сотрудник. Только такое кросс-функциональное взаимодействие сторон даст максимальную эффективность реализованного проекта по ИТ-автоматизации бизнес-процесса — подробнее об этом можно узнать из опыта компании Ферреро Руссия.

Деятельность любой компании всегда связана с поиском поставщиков и взаимодействием с ними. Речь может идти о поставке сырья, информационной технологии, производственной мощности или другого средства, прямо или опосредованно участвующего в предоставлении услуг конечному клиенту. Выбор поставщика – непростая задача, ведь подчас именно от его работы зависит успешность деятельности компании и уровень её прибыли. Существует целый алгоритм поиска и подбора поставщика, предоставляющего важные для бизнеса ресурсы.

Поиск поставщиков

Прежде чем приступить к поиску компании, которая предоставит вам необходимый ресурс, следует пройти несколько этапов подготовки:

1. Определить цели проекта или конкретной задачи.
2. Подобрать оптимальную модель взаимодействия – будь то аутсорсинг услуги, приобретение готового продукта, использование лицензии на правах абонента и т.п.
3. Спланировать бюджет проекта или сметы.

После сбора всей перечисленной выше информации можно переходить непосредственно к поиску и выбору поставщика.

Осуществлять поиск можно как самостоятельно, так и с привлечением сторонних агентов. В первом случае необходимо выделить нематериальные ресурсы в виде одного или нескольких сотрудников и их рабочего времени. Поручение задачи стороннему агенту подразумевает определенные траты. Кроме того, далеко не всегда отобранные кандидаты в поставщики будут полностью соответствовать предъявляемым требованиям бизнеса. Это объясняется тем, что в полной мере учитывать специфику работы компании и требования к будущим поставщикам могут только её сотрудники. Также нужно учитывать, что при работе со сторонним агентом сотрудники компании тратят время на взаимодействие с ним в ходе поиска поставщика. Поэтому осуществлять поиск внутренними ресурсами в большинстве случаев для бизнеса гораздо выгоднее.

Ознакомьтесь с кейсами реальных компаний, которые уже выбрали поставщика в сфере ИТ.

Оценка и выбор поставщика услуг

Существует несколько методов выбора поставщика. Стандартно после определения ключевых параметров поиска и его осуществления составляется список компаний, которые им максимально соответствуют. Далее осуществляется сбор коммерческих предложений, на основании которых можно сделать объективный выбор. Как правило, круг сужается до пары-тройки компаний, из которых лишь одна в финале «перевешивает» по тем или иным причинам. Затем согласовываются детали сотрудничества и подписывается контракт.

Делать выбор в пользу компаний с максимально доступными предложениями не всегда правильно. Например, заниженный бюджет вполне может скрывать недостаточную квалификацию поставщика, услуги низкого качества или объём, не покрывающий потребностей вашего бизнеса. Это приведет к потерям не только средств, но и времени, необходимого для успешного развития бизнеса. Советуем при финальном выборе поставщика руководствоваться не только количественными, но и качественными критериями.

Критерии выбора поставщика услуг

Наиболее объективно оценить поставщиков помогут следующие критерии:

• Квалификация и опыт. Доверять предоставление услуг компании, которая не может подтвердить свои предложения наличием успешно реализованных бизнес-кейсов, по меньшей мере неразумно. Кроме того, важно уточнить квалификацию сотрудников, портфолио и его соответствие масштабам вашего проекта. В ИТ-сфере особое внимание стоит уделять сертификации поставщика по стандартам безопасности информационных систем, в том числе по части защиты персональных данных их пользователей.
• Технологический подход. Какой подход применяет компания-поставщик – использует уже готовые продукты и всячески «устраняет неполадки» или же нацелена на интенсивное развитие и предупреждение этих неполадок? Именно подход во многом определяет надежность будущего поставщика.
• Прогноз развития. Стоит оценивать не только преимущества от внедрения выбранной услуги на данный момент времени, но и успешность ее применения в будущем, а именно возможность масштабироваться и быстро адаптироваться под требования компании в процессе ее роста и развития.
• Соотношение цены и качества. Здесь важно также учесть выгоду, которую компания получит при взаимодействии с поставщиком. Например, если речь об ИТ, особое внимание стоит обращать на формат предоставления услуг (облако или лицензия), наличие команды со стороны поставщика на момент внедрения и при дальнейшей поддержке, гибкость при внедрении дополнительного функционала и т.д.

Кроме вышеперечисленных критериев при выборе поставщика можно и нужно опираться на опыт компаний, которые уже с ним работают. Так называемые референсы позволяют узнать больше полезной информации о потенциальном поставщике и на реальном примере определить его сильные и слабые стороны. Ознакомиться с бизнес-кейсами компаний, которые уже выбрали ИТ-поставщика и реализовали проект по автоматизации командировок и авансовой отчетности можно здесь.

Перед запуском любого проекта необходимо рассчитать его стоимость. Иначе это можно назвать бюджетированием — в процессе которого просчитывается бюджет на проект в целом, а также на отдельные работы в ходе его реализации. Затраты при этом распределяются по ряду критериев, среди которых статьи расходов, ключевые затраты проекта, виды работ и сроки их выполнения.

Структура бюджета определяется в соответствии с планом учета проекта по стоимости: стандартизированный бухгалтерский или специально разработанный управленческий. Вне зависимости от выбранной структуры бюджет складывается из сметы поступлений, то есть из резерва и основного операционного плана, в который закладывается выполнение работ, необходимых для реализации проекта, и сметы расходов.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]АВТОМАТИЗАЦИЯ КОМАНДИРОВОК И АВАНСОВЫХ ОТЧЕТОВ[/vc_button]

Особенности планирования бюджета на проект

Когда составляется план бюджета организации на проект, в него включается полный перечень этапов проводимых работ с точными сроками их выполнения. Также перед тем, как оперировать конкретными суммами, требуется учесть ресурсы, которые понадобятся для реализации проекта, а именно трудовые и материальные. Первые измеряются временем и стоимостью, то есть оплатой специалистам за определенный период времени, вторые – единицами измерения и фактической ценой.

Ресурсы тесно привязываются к задачам проекта. Это значит, что каждый этап можно рассмотреть, как определенные ресурсы, необходимые для его выполнения, часы и стоимость. Если предполагается неполное вовлечение трудовых ресурсов, удобно обозначать это в плане в процентах, а при действительном расчете суммировать требуемое время для выполнения задачи специалистом и умножать его на этот процент.

После разбивки проекта на стадии и мероприятия, необходимые ресурсы и показатели суммируются и вносятся в сводный план. В последующем этот план понадобится для контроля расходов ресурсов и соотнесения планируемых показателей с реальными.

Изменение бюджета на разных стадиях проекта

На практике при смене стадий проекта бюджет может претерпевать следующие изменения:

• Разработка концепции. На этой стадии проекта определяется объем бюджетных ожиданий, потребность в финансировании и предполагаемые платежи для выполнения определенных задач. При планировании бюджета допускается самая высокая погрешность относительно других этапов – до 40%.
• Обоснование проекта. На этой стадии обосновывается не только сам проект в технико-экономическом и инвестиционном разрезе, но и его предварительный бюджет. Здесь закладываются статьи расходов и необходимый объем финансирования, однако погрешность всё еще может достигать 20%.
• Поиск поставщика. На этой стадии проекта проводятся тендеры и собираются коммерческие предложения потенциальных поставщиков. Здесь бюджет уточняется еще до 10%.
• Утверждение договора и технического задания. На этой стадии проекта бюджет формируется практически окончательно, ресурсы расходуются ограниченно, начинают действовать лимиты. Благодаря этому погрешность расчетов здесь уже не превышает 5%.
• Реализация проекта. В процессе этой стадии происходит фактическое распределение трат с минимальными отступлениями от запланированного бюджета.

Исходя из информации выше, можно заметить, как от оценочных и предположительных показателей бюджет трансформируется в текущий и фактический. После утверждения официального документа и постановки задач все показатели тщательно учитываются и находят свое отражение в реальных значениях. Однако возможность отклонения в бюджете в пределах 5-10% на последней стадии всегда стоит оставлять, особенно если речь идет об ИТ-проектах, где у заказчика в процессе выполнения работ могут возникать дополнительные пожелания. Главное всё это зафиксировать документально, а также знать некоторые нюансы.

Ознакомиться с реальными кейсами компаний по реализации ИТ-проекта на примере автоматизации управления командировками и авансовой отчетности можно в разделе «Кейсы».

Формирование бюджета ИТ-проекта

В рамках формирования бюджета на ИТ-проект необходимо рассматривать три основных момента. Первый – это сбор информации и данных по ИТ-инфраструктуре компании: сюда входит покупка оборудования и комплектующих, а также лицензий на программное обеспечение, заключение и оплата сервисных контрактов и операторских услуг. На этом моменте важно принимать во внимание, какие информационные технологии уже имеются в компании, а какие необходимы для достижения поставленных целей в рамках ИТ-проекта. Составляется полный список, начиная с коммуникации посредством электронной почты или телефонной связи до системы управления базами данных и безопасностью информации.

Следующий момент – анализ собранной информации, важной для определения точек, мешающих достижению поставленных целей. Здесь изучается целый ряд показателей: поставщики, функциональность, надежность, безопасность, удобство в использовании. Здесь также учитываются операционные расходы и имеющиеся в запасе ресурсы.

После этого следует формирование и обоснование бюджета проекта. При защите проекта необходимо в правильном разрезе представить руководству компании все собранные и проанализированные данные в рамках ИТ-проекта. Здесь также важно учитывать расходную часть. Например, операционные расходы, поддерживающие сервисные услуги, выплату сотрудникам заработной платы или капитальные вложения, необходимые на случай существенных финансовых потерь. Отдельным пакетом представляются инвестиционные вклады для повышения результатов работы компании.

Помните, что руководителю предприятия важно не вникать в сложности работы с каждым видом оборудования или системы, а получить подтверждение целесообразности его покупки.

Внедрение цифровых технологий во многие сферы жизни и бизнеса преследует благие цели – исключить риск утери информации, повысить эффективность её обработки, упростить работу с ней покупателям, продавцам, контролирующим органам. Не обошла «диджитализация» и такую привычную процедуру, как выдача чеков при покупке товара или услуги. Сегодня, совершая покупку, мы все чаще получаем не только бумажный чек, но и его электронную копию.

Бумажный чек онлайн-кассы мы получаем в любом случае, а электронный – по требованию (если покупка совершается в офлайн-магазине) или по умолчанию (если товар приобретается в интернет-магазине). Обратите внимание, что существует несколько исключений – например для местности, в которой полноценная работа онлайн-кассы невозможна в силу отсутствия стабильного доступа к интернету.

Информация для компаний

С 1 июля 2019 года все подотчетные лица в компаниях могут использовать в качестве подтверждающих документов их электронные версии. Если продавец предоставляет файл именно в таком формате, его можно скачать, распечатать и приложить к авансовому отчету. Эта информация закреплена в Письме Минфина 21.04.2017 № 03-01-15/24307.

Если подотчетные лица в компании оформляют электронные авансовые отчеты в приложении Hamilton Авансовый отчет, то они в онлайн режиме прикрепляют все электронные подтверждающие документы или фото бумажных версий.

Какую информацию содержат чеки онлайн-кассы?

Чеки онлайн-кассы в бумажном или цифровом формате должны содержать все требуемые законодательством реквизиты, а именно:

• тип операции;
• дата проведения операции;
• наименование продавца;
• адрес регистрации;
• наименование и количество товаров;
• сумма сделки.

Помимо ключевых реквизитов теперь чеки содержат и QR-код – специальный цифровой код, который можно считать смартфоном.

Работа онлайн-касс была запущена для того, чтобы собирать актуальные данные о совершении сделок. Соответственно, если работа таких касс не отличается точностью, все получаемые сведения можно считать не соответствующими действительности. Именно поэтому при проведении проверок Федеральная налоговая служба никогда не обходит вниманием онлайн-кассу.

Как показывает практика, кассовый чек с QR-кодом не всегда проходит проверку на подлинность. Одно из самых частых нарушений – отсутствие важной информации в документе или невозможность проверить QR-код из электронного чека. Если такие нарушения выявляются, налоговая служба может ограничиться предупреждением или же использовать различные санкции, например, в виде штрафа в размере от 2 до 10 000 рублей.

Как проверить чек по QR-коду самостоятельно?

Существует три способа проверить подлинность чека по QR-коду самостоятельно:

1. воспользоваться мобильным приложением;
2. использовать ресурсы операторов фискальных данных;
3. посетить ближайшее отделение Федеральной налоговой службы с чеком.

Наиболее простой и удобный способ проверки чека по QR-коду – скачать приложение на смартфон в App Store или Google Play и ознакомиться со страницей приложения на сайте ФНС, где доступна полная информация об особенностях работы с этим приложением. После запуска достаточно нажать кнопку «Проверить чек», активировать камеру смартфона и навести ее на QR-код. Приложение либо подтверждает подлинность чека, либо предлагает отправить жалобу в ФНС. Можно также запросить электронную копию чека и сверить ее с бумажным носителем.

В приложении есть функция формирования собственного QR-кода покупателя, в котором будут указаны все контактные данные. Впоследствии их не потребуется предоставлять, совершая покупку в офлайн-магазине, будет достаточно показать код продавцу, чтобы тот считал его сканером.

Ресурсы Операторов фискальных данных доступны как со смартфона, так и с персонального компьютера. Устанавливать ничего не придется, достаточно посетить сайт через обычный браузер. Однако информация о чеке будет доступна только в том случае, если магазин использует Оператора фискальных данных для передачи информации в Федеральную налоговую службу, а не делает это напрямую. В противном случае придется посетить сайт оператора и ввести данные чека. Если неизвестно, использует ли магазин услуги оператора, может потребоваться некоторое время, чтобы понять, есть ли информация о чеках на сайтах Операторов фискальных данных, так как их существует по меньшей мере десяток.

Личное посещение офиса Федеральной налоговой службы требует времени и предварительной подготовки. Чеки сканируются специальным устройством, которое может быть доступно не во всех офисах ФНС. Поэтому сперва потребуется позвонить в офис ФНС и узнать, есть ли там сканер для чеков.

Однако стоит учитывать то факт, что данные о чеках передаются в ФНС оперативно только с онлайн-касс. То есть если информации о чеке в системе нет, это не значит, что речь идет о нарушении, возможно, данные фискальной кассы еще не введены, так как скорость их обработки пока недостаточно высока.

Цифровые технологии открывают массу возможностей для более эффективного осуществления и контроля финансово-хозяйственной деятельности. Новые законодательные акты активно способствуют их внедрению в работу предприятий, не позволяя задерживаться на примитивном уровне бумажного документооборота. Новой ступенью внедрения стали изменения в 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа». Активные изменения происходят уже сейчас: для многих продавцов товаров или услуг электронный кассовый чек стал обязательным с 2019 года – работать с ним нужно как поставщикам, так и покупателям.

Онлайн-кассы и электронные чеки

Уже сейчас в России работает более 220 000 онлайн-касс, которые выдают электронные чеки. Для работы таких касс требуется специальная программная инфраструктура – она уже отлажена и эффективно выполняет возложенные на нее задачи.

Все тот же закон 54-ФЗ закрепляет обязательство продавца отправить на e-mail или смартфон копию электронного чека по требованию покупателя. При этом бумажный чек должен выдаваться вне зависимости от того, запрашивает его покупатель или нет.

Выдавать электронные чеки должны и платежные агенты. Это организации, которые не реализуют товары напрямую, но имеют права принимать оплату по поручению продавца. Например, это банковские организации или почтовые отделения Почты России по всей стране.

В чем преимущества электронных чеков?

Цифровая копия кассового чека имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ. При этом ее хранение и обработка требуют меньше усилий и больше преимуществ. Для покупателя электронный чек удобен тем, что:

• он может сколько угодно без потерь храниться на цифровом носителе;
• он не выцветет со временем;
• его в любой момент можно загрузить на экран смартфона, чтобы продемонстрировать продавцу и подтвердить совершенную покупку;
• его можно использовать в качестве приложения к электронному авансовому отчету.

В последнем случае это особенно удобно, если компания уже использует специализированное приложение по автоматизации авансовой отчетности Hamilton Авансовый отчет. Сотруднику даже не придется фотографировать чек, он просто в один клик прикрепит его электронный вариант к отчету прямо в приложении. Для компаний, где сотрудники часто ездят в командировки или совершают иные траты на нужды компании такой инструмент просто необходим.

Как получить кассовый чек в электронном виде?

В обычном магазине потребуется указать свои реквизиты для отправки платежного документа до выполнения расчетов. После того, как онлайн-касса пробивает чек, внести исправления уже не получится, это противоречит требованиям Федерального закона 54-ФЗ.

Если покупка совершается в интернет-магазине, электронная копия чека обязательно отправляется покупателю на указанный им при регистрации или подтверждении заказа e-mail. Контактные данные в этом случае указываются до проведения платежа, так как ситуация схожа с работой онлайн-кассы в обычном магазине.

Если требуется вернуть предоплату за товар в интернет-магазине, электронный кассовый чек по электронным платежам также отправляется покупателю. Интернет-магазины могут принимать платежи как самостоятельно на собственный счет, так и через платежных агентов, например, Почту России, банковские отделения, платежные системы. В таком случае выдача онлайн-чека осуществляется выбранным платежным агентом. Как правило, интернет-магазины используют агрегаторы, которые предоставляют выбор нескольких способов оплаты, удобных для покупателей. После проведения платежа на указанный при регистрации или оформлении заказа e-mail отправляется цифровой чек.

Чек может предоставляться в трех форматах:

• текстовом в виде HTML-кода или файловом в виде PDF-файла;
• графическом в JPG, PNG форматах;
• как реквизиты с основной платежной информацией и адресом сайта, где можно получить полноценную версию чека.

В течение долгого времени в законодательстве не был четко прописан порядок работы онлайн-касс. Сегодня эти пробелы постепенно закрываются, четко прописываются правила, в которых указано, когда покупатель вправе получить электронный чек и каким образом.

Упрощенно бизнес-процесс можно представить как алгоритм действий, который его участники совершают для достижения определенного результата. Этот результат имеет ценность для компании – сам по себе или как элемент другого алгоритма.

Бизнес-процессы могут быть:

• управляющими – направленными на функционирование системы в целом: разработка и реализация стратегии компании, корпоративное управление;
• операционными – создающими основной поток доходов: производство, продажи, маркетинг;
• поддерживающими – то есть обслуживающими основной бизнес: бухучет, техподдержка, подбор персонала.

Все они пересекаются между собой. Например, командировка как часть продаж относится к операционным бизнес-процессам, однако её учёт – к поддерживающим. В итоге этот процесс становится периферийным, но не менее важным в единой системе, особенно если сотрудники компании имеют разъездной характер работы. Поэтому не стоит пренебрегать и его оптимизацией, которая по итогу поможет компании сэкономить до 50% времени и до 40% расходов.

Читайте, как компания Шнейдер Электрик сократила время на оформление командировок с 5-ти дней до 2-х?

Из каких этапов состоит командировочный процесс?

Рассмотрим этапы командировки от и до:

• подготовка служебного задания и приказа на командировку с последующим утверждением;
• бронирование билетов, гостиниц и прочих необходимых опций по поездке;
• выдача аванса командированному сотруднику;
• составление и утверждение авансового отчета по командировке с последующей выплатой компенсации (по необходимости).

Стандартно в этом процессе может быть задействовано четыре стороны: сотрудник, менеджер, туристическое агентство и бухгалтер. Казалось бы, всё просто, но на деле эти лица совершают массу действий внутри процесса, постоянно взаимодействуя между собой.

1. Сотруднику нужно заполнить множество документов, не потерять подтверждающие и упаковать всё это в единый пакет.
2. Менеджеру нужно проконтролировать, не превысил ли бюджет на командировку существующего лимита и все ли политики компании соблюдены.
3. Бухгалтеру нужно внимательно проверить всю документацию, при возникновении ошибок – вернуть ее сотруднику и снова проверить, а также выплатить в срок аванс и компенсацию.
4. А еще есть туристическое агентство, к которому лучше обращаться заблаговременно для бронирования опций по выгодным тарифам и которое важно контролировать при выставлении счетов.

Периферийный командировочный процесс уже делится на два этапа – подготовка к поездке и отчетность по ней – и в итоге оказывается сложным, неконтролируемым и непрозрачным. Всё это в сумме выливается в лишние временные и денежные затраты для компании.

Как оптимизировать командировочный процесс?

Большое количество звеньев в цепочке подготовки командировки и отчета по ней автоматически увеличивает риск задержек, простоев, потери важных документов и – как итог – финансовых потерь. В век цифровизации лучшее решение – автоматизация, однако к ней нужна серьезная подготовка.

Чтобы упростить любой бизнес-процесс, его требуется разложить на отдельные составляющие, прописать их, при необходимости грамотно реорганизовать, а уже после автоматизировать. Это становится комплексным проектом для компании, однако в результате получается отлаженный до мелочей бизнес-процесс, работающий как часовой механизм – в едином ритме и без сбоев, потери рабочего времени и простоя сотрудников.

В автоматизации любых бизнес-процессов – в том числе организации деловых поездок – помогают современные ИТ-решения. Это удобные инструменты, которые активно способствуют диджитализации бизнеса, переносят сложные процессы в простое электронное поле, удобное и для руководителей, и для финансовых специалистов, и для подотчетных лиц. Такие инструменты должны легко синхронизироваться с уже существующими ERP и другими внутренними системами компании, чтобы расширять их функционал, усиливая общий эффект и не мешая привычному ходу работы.

Как работает приложение Hamilton Командировки?

В приложении Hamilton Командировки все участники бизнес-процесса работают онлайн, причем большая часть их действий уже автоматизирована.

Сотрудник заполняет заявку на командировку с любого мобильного устройства и в зависимости от политики компании выбирает опции по ней самостоятельно – через online booking tool или представителя корпоративного турагентства. Это позволяет бронировать билеты и гостиницы по самым выгодным тарифам и легко контролировать корпоративное турагентство.

Менеджер в один клик утверждает заявку на командировку сотрудника и бюджет по ней. Приложение даст знать, если лимиты сотрудника по бюджету превышены, и менеджер сможет легко вернуть заявку для внесения изменений. Это позволяет руководителям находиться в курсе всех расходов и не пропускать дорогостоящие для компании поездки.

Так как приложение исключает ошибки в документации сотрудника, самостоятельно формирует бухгалтерские проводки и автоматически сверяет электронный счет турагентства с утвержденным бюджетом на командировку, бухгалтеру остается лишь просмотреть документы и отправить на выплату. Приложение также автоматически готовит развернутую отчетность по расходам и аналитику для налогового учета.

Вот так сложный командировочный бизнес-процесс становится простым, быстрым и прозрачным, а главное – экономически выгодным для компании.