Служебные поездки сотрудников компании предполагают определенные финансовые затраты. Все расходы на командировку должны в полной мере компенсироваться сотруднику. Сотрудник же, в свою очередь, обязан предоставить после возвращения из поездки авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Как же рассчитывается и от чего зависит подотчетная сумма? Давайте разбираться.

КОМАНДИРОВКА ОНЛАЙН

Виды расходов в служебных поездках

Сумма командировочных определяется количеством дней, затраченных на поездку и размером суточных, установленном на предприятии. Суточные расходы на командировку включают:

  • Расходы на жилье: аренда номера в отеле или гостинице, съем квартиры.
  • Транспортные расходы: проезд до места назначения и обратно, проездные билеты на общественный транспорт, услуги такси.
  • Питание и другие расходы: обмен валюты, услуги связи, интернет.

Полный перечень расходов, входящих в суточные, в обязательном порядке фиксируется в локальном акте компании.

В командировочные не включаются следующие расходы: обслуживание в ресторанах и барах, билеты в театры, музеи, посещение оздоровительных и спортивных учреждений (бассейны, тренажерные залы, спа) и другие сторонние услуги, не имеющие обоснования в производственной необходимости.

Расчет среднего заработка для командировки

Правила расчета средней зарплаты регламентирует статья 139 Трудового кодекса. Оплата труда командированного сотрудника может отличаться в обычные трудовые дни и во время рабочей поездки.

Расчет заработка в командировке производится, исходя из данных за 12 месяцев. Если же рабочий стаж сотрудника по данной организации не достиг одного года, за основу берется период, который был фактически отработан.

Инструкция по расчету средней зарплаты:

  1. Считаем полное количество рабочих дней. Сюда не входят: больничные, отпускные (в том числе отпуск по беременности и родам), периоды нетрудоспособности.
  2. Вычисляем суммарный заработок за 12 месяцев (или за период, фактически отработанный сотрудником на данном предприятии). Складываем все выплаты за это время.
  3. Рассчитываем средний заработок за рабочие сутки. Делим сумму, полученную в пункте 2 на количество фактически отработанных дней.
  4. Рассчитываем сумму, необходимую для расчета по командировке. Для этого нужно умножить зарплату одного дня на общее число дней, затраченных на поездку. Выходные и праздники сюда не входят. Исключение: если в такие дни сотрудник работал. Оплата расходов на командировку в выходные и праздники возрастает в 2 раза.

Вычисляем суточные

С 2017 года Правительство установило новые лимиты на суточные. Для поездок за границу ограничение составляет 2500 рублей в сутки, по России – 700 рублей в сутки. Как и до 2017 года, предела у суточных выплат нет, однако если они превышают данные лимиты, то будут включены в базу для начисления налога на прибыль.

Сумму суточных устанавливает работодатель. Это касается как выездов по России, так и командировок за рубеж. Рекомендуется выплачивать не менее 200-300 рублей при поездках в пределах региона, в котором находится предприятие, и не менее 500 рублей при выезде за его пределы. Но это лишь рекомендации – решение принимает руководитель конкретной организации.

Если Вы заказываете командровку через специализированное бизнес-приложение Hamilton-Командировки, то после ввода маршрута и указания личных дней поездки, сумма суточных рассчитается автоматически в соответствии с политикой Вашей компании.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Расчет расходов на командировку за границу

Если речь идет о служебной поездке в другую страну, следует ознакомиться с правительственным постановлением № 812, в котором указаны минимальные размеры суточных при поездке в разные страны. Постановление распространяется только на бюджетников, поэтому если ваша организация таковой не является, его предписания носят ознакомительный и рекомендательный характер.

Общий рекомендуемый порог суточных при командировках за границу составляет 2500 рублей. При превышении этой суммы суточные подлежат налогообложению.

Решение о том, в какой валюте выплачивать суточные сотруднику, принимается руководителем. Все расчеты производятся согласно актуальному курсу ЦБ.

Суточные для работников бюджетных компаний

Если величину суточных в коммерческих организациях устанавливает руководитель, и эта величина не ограничена, то в бюджетных организациях она не должна превышать норму, установленную законодательством. В 2017 году размер фиксирован и составляет 100 рублей.

Если речь идет о поездках за границу, при расчете суточных действует Постановление № 812 Правительства РФ.

Суточные при однодневной служебной поездке

Если командировка ограничивается одним днем (утром работник выехал, вечером уже вернулся), суточные за нее не начисляются. Однако работодатель обязан возместить все расходы, связанные с проездом, питанием и проживанием, в однодневной командировке, если они имели место быть.

Командировочные за один день будут соответствовать величине среднего заработка, если поездка пришлась на выходные – его удвоенному размеру.

Если по возвращению из командировки сотрудник предоставит документы, свидетельствующие о расходах (чеки, квитанции, БСО), они не будут облагаться налогом на прибыль.

Без предоставления документов затраты также не будут облагаться налогом, если их сумма не превысила установленные лимиты: по РФ — 700 рублей, за рубеж – 2500 рублей.

Расчет командировки по видам расходов

Расходы на дорогу

Если компания самостоятельно не занимается заказом и оплатой билетов и проездных, то поездки возлагаются на плечи командированного работника. Он заказывает билеты и оплачивает их выданным авансом. Работодатель устанавливает ограничения по тратам на дорогу – например:

  • только вагоны купе скоростного поезда;
  • билеты на самолет эконом класса;
  • при поездке на водном транспорте – только каюты 5-й группы;
  • по автотранспорту: использование только служебного автомобиля, без услуг такси.

Расходы на проживание

Установленный лимит расходов на проживание для госслужащих — 550 рублей. За руководителями коммерческих организаций закреплено право самим устанавливать предел подобных затрат.

Другие затраты

К прочим расходам относятся: питание, услуги мобильной связи, интернет и т.п. По аналогии с расходами на транспорт и проживание:

  • лимит расходов устанавливает руководитель;
  • предполагается обязательная компенсация при предоставлении документов, подтверждающих расходы;
  • расходы должны иметь обоснование производственной необходимости (важно для налоговой отчетности).

Если Вы заказываете поездку через приложение Hamilton-Командировки, Вам достаточно поставить галочку напротив желаемого расхода. Далее (в зависимости от политики Вашей компании) или корпоративное турагентство предложит Вам оптимальные опции на выбор прямо в приложении, или Вы можете сделать заказ сами.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

 

Командировочные расходы и отпускные 

Командировочные всегда учитываются при расчете отпускных. Последние начисляются на основе фактических выплат сотруднику из расчета на 12 месяцев.