Первичные документы подтверждают юридическую силу операций, проводимых в организации. Авансово-кассовый отчет – один из таких документов. Он отражает сумму, потраченную подотчетным лицом в процессе выполнения служебных поручений.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

Когда нужен отчет?

Периодически у организации возникает необходимость выдачи денежных средств сотрудникам. Они предназначены для решения производственных задач, а потраченные суммы должны учитываться при оформлении бухгалтерской отчетности.

Авансовый отчет организации является первичным документом, который сотрудник предоставляет в бухгалтерию, и в котором отражена информация о потраченных средствах на выполнение служебного поручения.

До 2014 года штатным работникам могли выдаваться только наличные деньги из кассы организации. В настоящий момент юридическое лицо имеет право выдавать средства безналичным методом, перечисляя их на лицевой счет сотрудника или организации (банковскую карту). Получать денежные средства под отчет могут не только работники, входящие в штат организации, но и специалисты, работающие с компанией по гражданскому договору.

Вопрос о выдаче денежных средств лицам, не входящим в штат организации, остается на усмотрении руководства. Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, фиксируется во внутренних актах компании на основании указа руководителя.

Независимо от того, числится работник в штате или нет, выдача денег на выполнение производственных задач всегда сопровождается составлением авансового отчета, который предоставляется в бухгалтерию в качестве первичного документа.

Суть и цели авансового отчета

На каждого сотрудника предприятия, который получает деньги от организации для командировки, покупки материальных ценностей, продуктов, мебели или канцелярии для нужд компании, возлагается обязанность составления отчетного документа. Законодательством установлен бланк для его составления – форма № АО-1. Исключение: бюджетные организации, для которых предусмотрена отдельная форма.

Главной целью составления отчета является предоставление бухгалтерии данных, необходимых для формирования отчетности о деятельности организации. В авансовом отчете работника отражена следующая информация:

  • есть ли перерасход по выданным сотруднику средствам;
  • о валютных процедурах;
  • о целевом назначении выданных средств;
  • нет ли задержек в предоставлении документа;
  • есть ли задолженность подотчетного лица перед организацией;
  • о необходимости и величине вычета из зарплаты задолженности по отчету;
  • о включении выданных средств в сумму налогооблагаемых доходов лица;
  • о возможности принятия авансовой суммы в состав расходов.

Только при правильном и своевременном оформлении отчета информация может считаться достоверной и использоваться для формирования бухгалтерской отчетности и планирования бюджета компании.

Отчет по командировкам

Самым распространенным основанием для авансового отчета является командировка.

Под командировкой понимают любую поездку работника в другой город или страну с целью выполнения служебного задания за пределами компании. Финансовые расходы всегда являются частью подобных поездок, поэтому без составления АО по командировке не обходятся.

Что входит в командировочные расходы? Проезд или перелет до места назначения и обратно, проживание в отеле или гостинице, телефонные переговоры, обмен валюты, комиссионные сборы, билет на багаж и другие затраты во время деловых поездок. Оплата авансовых отчетов по командировкам, как правило, производится до поездки.

Чаще всего размер выплат устанавливается в приказе руководителя и положениях о служебных командировках. Предел суточных расходов законодательством не установлен, но если их сумма при поездках по стране составляет от 700 рублей, за границей – от 2500 рублей, то она облагается НДФЛ. Для списания средств на командировочные расходы сотрудник обязан предоставить все чеки и квитанции, свидетельствующие о потраченных суммах. На их основании и формируется документ.

Правила составления и порядок заполнения

Необходимо соблюдать следующие правила составления авансового отчета:

  1. Документ должен быть предоставлен не позднее 3 рабочих дней по окончанию срока, указанного в заявлении о выдаче денежных средств. Если период выдачи денег истек из-за отпуска или больничного, отчет необходимо предоставить в течение 3 дней после выхода сотрудника на работу.
  2. Установленная форма для оформления отчета – № АО-1. Также можно использовать иную форму отчета, если она установлена компанией и подтверждена документально.
  3. Сотрудник может оформлять отчет самостоятельно или с участием бухгалтера. Современные приложения позволяют без посторонней помощи и необходимых знаний формировать правильный авансовый отчет.
  4. За утверждение документа отвечает уполномоченное лицо или руководитель компании.
  5. К отчету должны прилагаться все документарные источники, подтверждающие использование отчетных денег: счета, квитанции, чеки, билеты.

Порядок заполнения

Отчет состоит из нескольких частей. Лицевую и первую часть заполняет бухгалтер организации. В них должна быть отражена информация о компании и подотчетном лице, сумма аванса, номер и дата отчета, назначение авансового отчета (командировка, покупка товаров и т.д.), а также номера документов, подтверждающих затраты сотрудника в рамках выполнения производственного задания.

В первой части указывается сумма о перерасходе (при его наличии) или неиспользуемая сумма аванса. Вторая часть документа – расписка о принятии отчета на проверку. После заполнения бухгалтер отрывает ее и передает документ подотчетному лицу.

Оборотная часть документа (третья часть отчета) заполняется коллективно. В ней сотрудник отражает реквизиты платежей и прилагает правильно оформленные счета и чеки. Бухгалтер или экономист организации заполняет сумму и номер счета, на котором она будет отражаться.

Отчетный документ должен содержать подпись подотчетного лица, бухгалтера и главбуха. Только при их наличии отчет утверждает генеральный директор предприятия или уполномоченный руководитель.

Последствия неправильного оформления

Нарушение правил составления АО недопустимо. Если отчет не предоставлен в течение трех дней, сумма выданного из кассы авансового отчета может быть учтена как доход, подлежащий начислению НДФЛ и страховых взносов.

Если сотрудник предоставил поддельный или оформленный ненадлежащим образом чек, счет или квитанцию о расходах, в рамках закона №290-ФЗ на него может быть возложен штраф.

 

Смотрите также: