Сегодня деятельность многих компаний напрямую связана с командировками. Направление сотрудников в деловые поездки сопряжено с определенным перечнем процедур: от формирования приказа до бронирования билетов, от выдачи аванса до составления авансового отчета. Оптимизировать все эти действия без четкого плана невозможно – и таким планом или регламентом становится тревел политика компании. Она оказывается полезна как крупным международным организациям, так и небольшим игрокам рынка, которые пока лишь отвоевывают собственное место в избранной сфере.

КОМАНДИРОВКА ОНЛАЙН

Под Travel policy понимают документ, регламентирующий все особенности деловых поездок для сотрудников как при организации их с привлечением сторонних агентств, так и собственными силами. На деле это достаточно гибкий свод, в котором собраны нормы и особенности с учетом географического расположения предприятия и других нюансов.

Какой может быть тревел-политика компании

Условно в зависимости от списка реализуемых с помощью документа задач можно выделить следующие виды тревел-политики:

  • Устанавливающая регламент. Прописывают основные установленные в компании нормы и правила порядка организации деловых поездок, выплаты командировочных расходов, дополнительные требования.
  • Описывающая процедуры. Подробная инструкция о том, как именно должны происходить бизнес-процессы, связанные с деловыми поездками, сроки предоставления документов, порядок их подписания и т.д.
  • Содержащая справочную информацию. Выдержки из Налогового кодекса, законодательные нормы, регулирующие сферу командировок, определения и разъяснения, касающиеся оформления отчетов для бухгалтерии и т.д.

Как правильно разрабатывать документ

При создании регламента командировок можно пользоваться общепризнанными стандартами. Документ разделяется на несколько частей:

  • основные положения;
  • процедурная часть;
  • приложения.

Основной раздел становится информационным, в нем прописывается цель создания документа, распределяются сферы ответственности, нормируются размеры компенсации командировочных расходов.

В процедурной части, которая также может быть выполнена отдельным приложением к тревел политике, представлена инструкция для подготовки деловой поездки. То есть описывается порядок составления заявки, путь ее подачи и согласования, процесс бронирования, сроки подачи отчета и другие важные нюансы всего процесса сопровождения командировки.

Приложения могут включать стандартизированные образцы служебных записок, приказов, отчетов и другие документы.

Также в состав документа могут входить нормативы расходов и принципы организации поездки.

Очень удобно, если компания использует специализированное бизнес-приложение, комплексно автоматизирующее командировочный процесс. В этом случае сотрудник заполняет заявку на поездку или авансовый отчет в онлайн-приложении, куда уже зашита вся Travel-политика компании, лимиты по поездкам, а также сформированы все необходимые документы.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Сотруднику не нужно всё держать в голове, он лишь заполняет несколько полей с любого мобильного устройства, где бы ни находился, и отправляет заявку на одобрение. Руководителям в этом случае не приходится постоянно отслеживать и выискивать несовпадения, за них это автоматически делает бизнес-приложение, которое сохраняет всю историю по поездкам сотрудников.

Как создать эффективный и полезный инструмент бизнеса

В разработке политики должны принимать участие специалисты из следующих отделов:

  • Финансово-экономического. Сотрудники отдела осведомлены об особенностях документооборота компании и помогут установить определенные финансовые лимиты, которые будут прописаны в регламенте.
  • Кадрового. Специалисты HR-отдела взаимодействуют с командированными сотрудниками напрямую, поэтому точно осведомлены о том, каким образом происходит сопровождение деловой поездки.

Привлекать к созданию документа стоит и самих сотрудников, часто направляемых в командировки. Они посвящены во все сложности и тонкости организации процесса, поэтому могут применить собственный практический опыт.

Регламент командировок может быть как полным – с дополнениями, приложениями и большим количеством уточнений – так и сжатым. Последний – шорткат – часто оказывается более востребованным на практике, так как представляет собой максимально полезную выжимку-руководство, которое принимают к действию вовлеченные в организацию командировок сотрудники.

 

Смотрите также: