Авансовый отчет составляется сотрудником по результатам расходования средств на нужды компании. Эти средства могут быть выданы подотчетному лицу в качестве аванса для покупки товаров или оплаты услуг, а также на расходы во время командировки – проезд, проживание и т.д.
Авансовый отчет составляется в течение трех дней с момента совершения расходов или возвращения из служебной поездки, или же в срок, который был определен руководителем и закреплен во внутренних актах компании.
К авансовому отчету в обязательном порядке прилагаются товарные или кассовые чеки, бланки строгой отчетности, накладные и прочие документы, которые подтверждают понесенные сотрудником расходы в процессе выполнения производственного задания.
В материале ниже рассмотрим образец оформления авансового отчета в свободной форме, в том числе электронно в приложении Hamilton Авансовый отчет, а также по унифицированной форме АО-1.
Авансовый отчет по форме АО-1
Унифицированная форма АО-1 была утверждена Постановлением Госкомстата РФ в 2001-м году, а упразднена в 2013-м – с этого момента все подотчетные сотрудники получили право составлять и сдавать авансовый отчет фактически в свободной форме.
Однако на практике унифицированная форма АО-1 и по сей день продолжает активно использоваться в компаниях, так как этот документ проверен временем и считается достаточно привычным и удобным.
Авансовый отчет по форме АО-1 заполняется подотчетным лицом и бухгалтером компании. На лицевой стороне указывается:
- информация об организации: название, реквизиты;
- информация о документе: номер и дата заполнения;
- информация о подотчетном сотруднике: ФИО, должность, подразделение;
- информация об авансовых средствах: назначение, суммы.
На первом листе формы есть две таблицы. Левую таблицу заполняет подотчетный сотрудник, декларируя выданную сумму, фактические расходы, а также оставшиеся или перерасходованные средства. Правую — заполняет бухгалтер компании, прописывая в ней бухгалтерские счета и операции, а также субсчета для проводки средств с суммами.
Под таблицей обязательно указывается количество документов, подтверждающих обоснованность совершенных сотрудником трат, которые далее прикрепляются к авансовому отчету в в виде приложений на отдельных листах.
Подробная информация о прилагаемых документах содержится на оборотной стороне авансового отчета. Сюда входит полный перечень документов с названиями, датами выдачи, реквизитами продавцов товаров или поставщиков услуг, а также детализацией по каждому расходу.
Для каждого подтверждающего документа указывается номер субсчета в бухгалтерии, по которому они проводятся.
Обратите внимание, что внизу лицевой стороны формы АО-1 есть отрезная часть, которая является распиской между подотчетным лицом и бухгалтером компании.
В отрезной части авансового отчета указывается ФИО подотчетного сотрудника, дата и номер отчета, сумма выданных средств, а также количество прилагаемых к отчету подтверждающих документов. Далее на ней ставит подпись само подотчетное лицо, подтверждая верность внесенных данных, и бухгалтер компании, подтверждая принятие авансового отчета.
Авансовый отчет в свободной форме
Под свободной формой авансового отчета понимается документ, который утвержден руководством определенной компании и закреплен в её локальных актах.
Как правило, при разработке собственной формы авансового отчета компании берут за основу структуру унифицированной формы АО-1, о которой шла речь выше. Эту форму можно использовать для оформления авансового отчета в ERP, например в 1С в разделе «Банк и касса».
Для этого создается отдельное окно с указанием наименования организации и подотчетных лиц, в которое добавляется таблица, куда и вносится вся информация о произведенных тратах. Данные о выдаче наличных средств вносятся через создание расходно-кассового ордера (РКО), который распечатывается и предоставляется на подпись подотчетному лицу, после чего документ сохраняется и по нему формируется бухгалтерская проводка.
Такой подход привычен для компаний, однако он не покрывает процесс оформления авансового отчета полностью. Именно поэтому сегодня всё больше компаний прибегают к комплексной автоматизации этого бизнес-процесса, используя специализированные приложения, например, Hamilton Авансовый отчет.
Приложение Hamilton Авансовый отчет является гибким и легко настраивается под специфику, политику и регламенты любой компании. Это значит, что при оформлении электронного авансового отчета компания-клиент может использовать, как унифицированные печатные формы документов, так и самостоятельно разработанные и утвержденные в её локальных актах.
Авансовый отчет в приложении Hamilton
Приложение Hamilton Авансовый отчет позволяет не просто создавать авансовые отчеты в электронной форме, а полностью перенести бизнес-процесс в онлайн среду, где легко работают и взаимодействуют все его участники.
Приложение Hamilton Авансовый отчет является облачным, поэтому все его пользователи могут войти в него с любого мобильного устройства, из любой локации и в любое удобное время. При этом их роли, права и действия могут быть настроены согласно привычному бизнес-процессу в компании.
Так как большая часть информации в авансовом отчете заполнена по умолчанию, подотчетному лицу остается лишь внести свои расходы и прикрепить к ним фотографии подтверждающих документов. Далее одним кликом он отправляет электронный авансовый на проверку бухгалтеру и утверждение руководителю.
Работа в приложении позволяет свести постоянные ошибки сотрудников в авансовых отчетах к нулю, поэтому бухгалтера получают только 100% правильно оформленную документацию, а все проводки по ней приложение сформирует самостоятельно. Бухгалтеру остается перенести все данные в корпоративную ERP — приложение легко синхронизируется с любой системой.
Для утверждения документации бухгалтер и руководитель могут использовать электронную цифровую подпись ЭЦП, что делает стандартный процесс оформления авансового отчета фактически безбумажным. Подробнее о нюансах работы с электронной авансовой отчетностью читайте в материале Оптимизация электронного отчета.
Работа с авансовыми отчетами в приложении Hamilton позволяет компаниям экономить до 50% времени всех участников бизнес-процесса, а также до 40% расходов на нем, что особенно ощутимо при большом объеме такой документации. Ознакомиться с реальными историями компаний о внедрении и использовании приложения Hamilton Авансовый отчет можно в разделе сайта Кейсы.
Заказать демонстрацию приложения Hamilton Авансовый отчет можно здесь.