Авансовый отчет составляется подотчетным сотрудником по результатам трат средств на нужды предприятия. Эти средства могут быть выделены сотруднику в качестве аванса для покупки товаров или оплаты услуг, а также во время служебной командировки на сопутствующие расходы – проезд, проживание и т.д. Авансовый отчет составляется в течение трех дней с момента возвращения из командировки или в срок, который был определен руководителем организации для совершения расходов.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

К отчету обязательно прилагаются документы, подтверждающие обоснованность трат. Это могут быть товарные или кассовые чеки, бланки строгой отчетности, накладные и т.д.

Форма АО-1

Эта форма была утверждена Постановлением Госкомстата РФ еще в 2001 году. Ее упразднили в 2013 году – с этого момента подотчетные сотрудники вправе создавать авансовый отчет в свободной форме.

Однако на практике унифицированная форма АО-1 продолжает активно использоваться на предприятиях. Она показала себя достаточно удобной и хорошо отработанной.

Авансовый отчет по форме АО-1 заполняется подотчетным сотрудником и сотрудником бухгалтерии. На лицевой стороне указываются:

  • реквизиты организации;
  • номер и дата заполнения отчета;
  • ФИО подотчетного сотрудника, его должность и подразделение;
  • сумма средств.

Далее форма разделяется на две таблицы, в левой данные указывает подотчетный сотрудник. Он декларирует выданную сумму, траты, оставшиеся или перерасходованные средства. Правую таблицу заполняет сотрудник бухгалтерии, в ней необходимо прописать бухгалтерские счета и операции, субсчета для проводки средств с суммами.

Под таблицей обязательно прописывается количество документов, подтверждающих обоснованность трат.

На оборотной стороне авансового отчета содержится подробная информация о прилагаемых документах. Это их полный перечень с названиями, датами выдачи, реквизитами продавцов товаров/поставщиков услуг, детализированной суммой каждого расхода. Для каждого документа указывается номер субсчета в бухгалтерии, по которому они проводятся.

В конце этой таблицы подотчетное лицо ставит свою подпись как подтверждение верности внесенных данных.

Форма содержит отрезную часть. Она представляет собой расписку сотрудника бухгалтерии, принявшего авансовый отчет. В ней указывается ФИО работника, принявшего документ, дата и номер отчета, сумма выданных средств, количество прилагаемых к отчету подтверждающих документов.

Проверка авансового отчета в бухгалтерии

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств сотрудником. Также он сверяет список подтверждающих документов с их реальным наличием, правильность оформления всей первичной документации, подсчитывает суммы. В итоге отражает принятые к учету суммы и субсчета, их проводки.

Авансовый отчет подписывает главный бухгалтер и руководитель организации или исполняющее его обязанности лицо. Нерастраченные средства подотчетный сотрудник сдает в кассу организации по приходно-кассовому ордеру, перерасход компенсируется ему также по расходно-кассовому ордеру.

Свободная форма оформления авансового отчета

Как правило, в качестве примера в бухгалтерии используется унифицированная форма АО-1 (см. выше). Ее нет необходимости строго придерживаться, однако за основу структуры рекомендуется использовать именно ее.

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета в свободной форме.

Эту форму можно использовать для оформления АО в ERP, например 1С. В программе АО располагается в разделе «Банк и касса».

Нужно создать отдельное окно с указанием наименования организации и подотчетных лиц. Затем в окно добавляется таблица, куда вносится вся информация о произведенных тратах.

Подотчетному лицу аванс может выдаваться в следующих видах:

  • наличные средства;
  • безналичный перевод;
  • ценности (проездные документы, почтовые марки и т.д.).

Данные о выдаче наличных средств вносятся через создание расходно-кассового ордера. Он распечатывается и предоставляется на подпись подотчетному лицу, после этого документ сохраняется и создается бухгалтерская проводка. Подробную инструкцию составления авансового отчета в 1С можно найти в статье Авансовый отчёт в 1С.

Существуют также и специализированные бизнес-приложения, которые позволяют не просто создать авансовый отчет в режиме онлайн, а полностью автоматизировать весь процесс его обработки. Они имеют широкий и, что не мало важно, гибкий функционал, который позволяет в разы быстрее взаимодействовать со всеми участниками цепочки и, в конечном итоге, ускоряют бизнес-процесс вдвое.

Такие приложения позволяют полностью отказаться от составления авансового отчета на бумаге. Помимо этого они открывают для подотчетных сотрудников и руководителей массу других полезных возможностей:

  • Приложение можно использовать на работе, дома и в дороге на персональном компьютере, планшете или смартфоне.
  • Приложение гибко настраивается под действующие законодательные нормы и особенности бизнес-практик, включая размер суточных, валюту и многие другие нюансы.
  • Авансовый отчет составляется в онлайне и сразу же утверждается менеджером по расходам в компании.
  • После утверждения АО бухгалтерские проводки создаются автоматически.
  • В приложение можно загружать фото и сканы подтверждающих документов – чеков, бланков строгой отчетности, приходно-кассовых ордеров.
  • Оно легко интегрируется с в действующей ERP-системой и может дополняться другими инструментами бизнес-оптимизации.

Оформление авансового отчета в приложении Hamilton Авансовый отчет

Использование таких приложений, как Hamilton Авансовый отчет, упрощает поставленные перед сотрудниками задачи, сокращает вероятность ошибок и несоблюдения сроков предоставления отчетов. Для руководителя такой инструмент необходим с точки зрения прозрачности: они позволяют более эффективно контролировать расходы и планировать траты, анализировать все поступающие данные и на их основе выстраивать дальнейшую стратегию, делая бизнес более динамичным и прибыльным.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ