Каждый сотрудник компании, которому были выданы денежные средства на выполнение служебного задания, должен не позднее трех дней с момента их расходования предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. Такое требование изложено в пункте 6 статьи «Порядок проведения кассовых операций», установленной Указанием Центробанка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Для составления авансового отчета существует унифицированная форма №АО-1, принятая в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ №55 от 01.09.2001, однако с 2013 года каждая организация может разработать собственную форму, закрепив ее в своей учетной политике, для целей бухгалтерского учета. Более того, с того же 2013 года Российское финансовое законодательство разрешает компаниям вести авансовые отчеты и в электронном виде — об этом идет речь в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250.

Таким образом, на сегодняшний день авансовый отчет может предоставляться как в бумажном, так и/или в электронном виде. 

Как оформить авансовый отчёт онлайн?

Авансовый отчёт заполняется в одном экземпляре и подаётся в бухгалтерию лицом, получившим финансовые средства из кассы организации — это может быть как штатный сотрудник, так и физическое лицо, заключившее договор оказания услуг либо договор подряда.

Стандартный бумажный документ, как правило, готовится совместными усилиями подотчетного сотрудника и бухгалтера организации, что требует массы времени от обоих. Во-первых, из-за большого количества ошибок вследствие человеческого фактора, а во-вторых из-за множества дублирующих ручных операций. Не редки и такие проблемы, как сдача авансовой отчетности не в срок или без необходимых подтверждающих документов.

Именно поэтому на смену бумажному рутинному процессу пришел электронный формат, который позволил подотчетным сотрудникам легко и быстро справляться с заполнением авансовых отчетов без посторонней помощи, а бухгалтерам значительно экономить драгоценное время на постоянных корректировках и пересылках документации.

Сегодня существует множество инструментов, которые позволяют заполнить авансовый отчет онлайн, а также проверить и утвердить его. За пример возьмем облачное приложение Hamilton Авансовый отчёт, которое автоматизирует этот узкоспециализированный бизнес-процесс максимально комплексно, позволяя всем его участникам работать с документацией и обмениваться информацией в единой онлайн среде.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Предположим, сотрудник купил бумагу и картридж для офиса, после чего ему необходимо отчитаться по понесенным расходам. Для этого он заходит в приложение с любого мобильного устройства из любой локации и создает электронный авансовый отчет. Так как большая часть информации за сотрудника заполнена по умолчанию, ему остается внести свои расходы и прикрепить к ним фото подтверждающих документов. По необходимости, сотрудник также может оставить комментарий для проверяющего лица, после чего он одним кликом отправляет отчет на следующий шаг.

Заполняя авансовый отчет онлайн, сотрудник тратит на него считанные минуты, а бухгалтер всегда получает правильно оформленный документ. Более того, приложение автоматически формирует все бухгалтерские проводки и легко интегрируется с любой ERP. Все печатные формы также сформируются в автоматическом режиме.

Что касается руководителя, то он всегда находится в курсе всех расходов сотрудников, а также имеет доступ к электронному архиву и необходимой отчетности. Подписать документацию руководитель может прямо в приложении электронной цифровой подписью (ЭЦП) — по желанию, такую функцию можно подключить для каждого участника бизнес-процесса. В последней редакции Федерального закона от 22.05.03 №54-ФЗ указано, что подотчетный сотрудник вправе получить квитанцию электронного приходного документа для ее заверения электронной подписью.

Такая цифровизация авансовых отчетов помогает компаниям экономить на бизнес-процессе до 50% времени до 40% расходов, позволяя всем его участникам комфортно и точно в срок работать и взаимодействовать. Для того чтобы убедиться в этом, читайте как в компании Бондюэль сократили время на обработку авансового отчета до 10-ти минут и ускорили выплаты в 4 раза?

Электронные подтверждающие документы

При оформлении авансового отчета в бумажном или электронном виде все указанные в нём расходы должны быть обязательно подтверждены приложениями в виде контрольно-кассовых чеков, товарных чеков и накладных, транспортных билетов и посадочных талонов, бланков строгой отчетности и квитанции. Предоставить только кассовые чеки бывает недостаточно, так как требуется подтверждение не только факта оплаты, но и факта получения товара или услуги. В этом случае к кассовому чеку необходимо приложить, например, товарный чек.

Сегодня всё больше подтверждающих расходы документов выпускается также в электронном виде — билеты на транспорт, ваучеры на проживание, кассовые чеки — всё это мы получаем на электронную почту или в виде SMS. Поэтому приложить такие документы к авансовому отчету можно также в электронном виде онлайн и далее в виде распечатки на листе. Если подтверждающий документ составлен на иностранном языке, переводить необходимо только ту часть, которая непосредственно относится к авансовому отчету.

Независимо от того, электронный подтверждающий документ или бумажный, он в обязательном порядке должен содержать все необходимые реквизиты и отражать ряд сведений о продавце и покупке. После середины 2018 года все эти данные проверяются сотрудниками налоговой службы в автоматическом режиме — по введенным правилами электронный кассовый чек должен содержать QR-код, по которому можно проверить соответствие совершаемой покупки действующему законодательству.

Итак, подтверждая авансовый отчет с онлайн-чеком, помните, что он должен содержать определенную информацию:

  1. сведения о системе налогообложения, применяемой магазином;
  2. признак платежа;
  3. заводской и регистрационный номер кассового аппарата;
  4. номер смены;
  5. электронный адрес почты/адрес сайта магазина.

Только такой онлайн-чек может являться подтверждением расходов, указанных в авансовом отчете, печать или подпись на нем в этом случае не обязательны. Больше об электронных подтверждающих документах для авансовых отчетов читайте в материале Подотчет с 1 июля 2019.

Типичные ошибки в авансовых отчетах

Заполнение и соответствие первичной документации установленным нормам контролируются достаточно строго, поэтому не стоит допускать небрежности при их оформлении.

Наиболее часто при оформлении авансовой отчетности встречаются такие ошибки, как:

  • не полностью заполненные либо вовсе отсутствующие бланки;
  • наличие расходов, не имеющих достаточного подтверждения;
  • приложение копий подтверждающих документов вместо оригиналов;
  • отсутствие одной из подписей ответственных лиц в документе.

Этих и многих других ошибок в оформлении авансовой отчетности отлично помогает избежать автоматизация бизнес-процесса, о которой шла речь выше.