Автоматизация бизнес-процессов

Чтобы компания функционировала успешно, требуется принимать решения быстро. Конъюнктура рынка постоянно меняется, что влияет на оценку рисков и требует многозадачности при управлении активами. В комплексе эти факторы создают нагрузку на внешние и внутренние бизнес-процессы любой компании. Руководитель вынужден контролировать сразу массу вопросов, что со временем становится практически невозможным.

Для единства управления компанией и ее политики – как внутренней, так и внешней –разрабатываются специальные системы. Это инструменты, которые помогают освободить ресурсы для решения важных задач, спланировать траты, сконцентрироваться на ключевых сложностях. Словом, сводят воедино все имеющиеся процессы и позволяют управлять ими наиболее продуктивно, добиваясь прироста производительности и эффективности в работе.

Направления автоматизации бизнес-процессов предприятия

В целом процесс представляет собой фрагментарный или полный перенос стандартных производственных задач под управление специализированных программных инструментов. В результате принятия такого решения удается высвободить ресурсы – персонал и финансы, что повышает производительность труда и гибкость стратегии развития.

Автоматизировать производственные процессы можно в двух направлениях:

• Основные. Речь идет о ключевых задачах компании – взаимодействие с клиентами или ведение продаж. Цель внедрения такого инструмента – увеличить продажи, объем производства, повысить прибыль предприятия в целом.
• Поддерживающие. Бухгалтерский учет, оформление отчетности и другие периферийные процессы при автоматизации освобождают рабочее время сотрудников, позволяют избежать ошибок, делают управление задачами более прозрачным. Они помогают оптимизировать затраты, планировать расходы и повышать производительность труда в комплексе.

Какие цели ставит перед собой автоматизация бизнес-процессов компании

• Эффективный учет задач, контроль происходящих процессов.
• Подготовка документации для партнеров, поставщиков, подрядчиков и контролирующих органов.
• Мгновенная подготовка отчетности о положении дел в компании за любой период времени.
• Сокращение затрат на персонал, оптимизация рабочего времени сотрудников, освобождение их от рутинных задач и перенаправление усилий на более продуктивную работу.
• Практически полное исключение вероятности ошибки из-за «человеческого фактора» при подготовке отчетности, сведении статистики и анализа собранной информации.
• Защищенное хранение конфиденциальных данных.

В целом внедрение комплексной автоматизации бизнес-процессов позволяет компаниям максимально эффективно использовать свои ресурсы. Для любого предприятия внедрение программных инструментов управления задачами имеет ряд преимуществ:

• существенно увеличивается скорость решения поставленных задач, особенно повторяющихся;
• возрастает прозрачность бизнеса и гибкость при управлении им;
• действия персонала становятся более слаженными и согласованными, практически исключаются дублирующие функции, распределяются сферы влияния, конкуренция становится здоровой и разумной;
• появляется возможность контроля и обработки огромных массивов информации единовременно;
• ручной труд отступает на задний план, сокращается вероятность ошибок;
• одновременно решаются несколько рабочих вопросов;
• решения могут приниматься по аналогии, сокращается скорость анализа данных для решения определенных задач.

Примеры средств автоматизации бизнес-процессов

В основном организации начинают оптимизацию с упрощения наиболее сложных и трудоемких производственных задач. В первую очередь к ним относятся бухгалтерия, складской учет, документооборот, составление различных отчетов.

В качестве технологий автоматизации бизнес-процессов внутри компании зачастую используются ERP-системы. Название расшифровывается как Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия. Системы используются для того, чтобы свести функционирование всех отделов и решение задач в единый алгоритм. Все сотрудники получают доступ к базе данных, в которой упрощается обмен информацией, постановка задач. Сигналом к внедрению такой системы служит рассинхронизация в работе внутри отдела или между отделами. Решение задач тормозится, процесс может сбиваться, а руководство или сотрудники теряют нить разрешения проблемы.

Для автоматизации внешней работы разработаны CRM-системы или Customer Relationship Management – управление сделками. Система необходима для того, чтобы объединить в общую базу все сделки с подробной информацией по ним: контактными данными клиентов, описанием сделки и т.д. В такой базе можно провести сделку от заявки до подписания договора, при этом в ней будет содержаться информация о рассылках.

Для расширения автоматизации могут использоваться специализированные бизнес-приложения, которые легко синхронизируются с ERP, CRM и любыми другими внутренними и внешними системами. Такие приложения позволяют автоматизировать весь бизнес-процесс в целом, например, обработку авансовых отчетов или командировочный процесс, начиная от заведения заявки и заканчивая возмещением расходов сотруднику.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Актуальные течения автоматизации бизнес-процессов

Сегодня всё стремится к тому, чтобы любые процессы можно было проводить в автоматическом режиме, по максимуму исключив «человеческий фактор», который не только сопряжён с риском возникновения ошибок, но и зачастую не может достаточно быстро реагировать на изменение ситуации.

Чтобы сократить затраты и получить гибкий и удобный в работе инструмент, компании используют облачные технологии, позволяющие получить доступ к системам автоматизации вне зависимости от местонахождения и с любого устройства – будь то персональный компьютер, смартфон или планшет.