Компании, деятельность которых неразрывно связана с деловыми поездками сотрудников, одной из своих целей ставят оптимизацию не только самих командировок, но и процесса подготовки к ним, оформления и последующего составления авансовых отчетов. В этом им помогают современные средства автоматизации. Программа для командировок минимизирует лишние временные и финансовые затраты, освобождает как руководителя, так и сотрудника от множества дополнительных действий. Она преобразует традиционную схему подготовки деловой поездки в более оптимизированный и удобный для всех сторон алгоритм:

  • подготовка заявки с указанием места, цели и продолжительности поездки;
  • подтверждение заявки в режиме онлайн руководителем;
  • бронирование авиа/жд билетов и номера в гостинице под даты поездки;
  • формирование авансового отчета с приложением сканов и фотографий чеков и других подтверждающих документов.
КОМАНДИРОВКА ОНЛАЙН

5 главных задач, которые решает программа для командировок

Внедрение средств автоматизации на предприятии призвано упростить основные бизнес-процессы. Входит в этот список и оформление командировок. Специальные инструменты помогают достичь следующих целей:

  • сократить время ожидания при согласовании документов;
  • исключить всевозможные ошибки при заполнении документации;
  • обеспечить максимально полный контроль над документооборотом;
  • повысить прозрачность внутренних бизнес-процессов;
  • наладить электронный документооборот;
  • уменьшить процент бумажных документов, оборачиваемых внутри компании.

Такая программа является практически незаменимой в средних и крупных компаниях, особенно если она имеет распространенную географию и включает большое количество филиалов и подразделений.

Что представляет собой программа для командировок?

Это специальное приложение с удобным и интуитивно понятным интерфейсом. В нем всего в несколько действий сотрудник формирует заявку на командировку: создает кейс, указывает направление, цель и продолжительность деловой поездки. Уведомление о создании заявки всплывает в виде push-уведомления или письма на электронную почту у руководителя. Тот просматривает заявку и согласует ее, если все оформлено верно. Выбор и бронирование опций по поездке происходит онлайн с корпоративным туристическим агентством, которое также подключено к системе.

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Уведомление о создании заявки всплывает в виде push-уведомления или письма на электронную почту у руководителя. Тот просматривает заявку и согласует ее, если все оформлено верно. Выбор и бронирование опций по поездке происходит онлайн с корпоративным туристическим агентством, которое также подключено к системе.

Последовательность согласований, все действия настраиваются в приложении под нужды конкретной компании. Бронировать билеты и номер может как travel-менеджер, так и сотрудник агентства, с которым компания заключила договор. Чаще всего при использовании такой системы роль travel-менеджера в компании отпадает.

После согласования всех предварительных моментов заявка оформляется как приказ и «визируется» начальником отдела кадров и главным бухгалтером. После этого «подписывает» приказ генеральный директор компании.

Приложения по автоматизации командировок обладают еще одним немаловажным преимуществом – с ними удобно составлять авансовый отчет. Все чеки и скан-копии хранятся в системе и прилагаются в качестве обоснования трат, а согласовать и утвердить отчет также можно в несколько действий прямо в онлайн-приложении.

Основные преимущества современных программ

  • Мобильность. Программный инструмент можно использовать дома, в дороге, на работе на смартфоне, планшете или персональном компьютере – когда и где угодно.
  • Интегрируемость. На предприятии уже существует удобная ERP-система? Тогда инструмент станет ее дополнением, удачно впишется в действующую архитектуру и не потребует специальных ухищрений по настройке и отладке.
  • Адаптивность. Локальные бизнес-практики, действующие внутри компании практики и другие важные требования, которых необходимо придерживаться, инструмент полностью «принимает во внимание» и следует им.
  • Внешнее взаимодействие. Программу можно использовать максимально широко. Бронировать опции по командировке может как сотрудник вашей компании, так и доверенное travel-агентство. Агентство в свою очередь может также работать в этом приложении, а само приложение легко интегрируется с необходимой travel-системой.

Помимо этого программа прозрачна, самостоятельно собирает и выдает статистику для анализа. И руководители, и рядовые сотрудники имеют возможность гибко подходить к планированию и подготовке командировок при использовании таких приложений для бизнеса.

 

Смотрите также: