Если в работе предприятия есть определенные сбои, рано или поздно они дают о себе знать. Неотлаженные бизнес-процессы по цепочке передают ошибки, которые отрицательно сказываются на результативности в целом и получении прибыли в частности.

И в этом случае на помощь приходит оптимизация деятельности организации. Когда стоит о ней задуматься?

  • Текущая прибыль далека от прогнозируемой.
  • Высокий процент отказа клиентов.
  • Значительные издержки.
  • Большая текучка кадров.

Однако на практике не всегда нужно дожидаться тревожных звонков. Говорить об оптимизации работы организации можно даже тогда, когда все процессы относительно стабильны, а прибыль не вызывает опасений. В этом случае быстро получить финансовый результат не удастся, однако в любой кризисной ситуации такая компания окажется более конкурентоспособной и устойчивой к негативным переменам на рынке.

Оптимизация организации несет следующие преимущества:

  • система управления отлаживается, уходят дублирующиеся функции;
  • прозрачность и управляемость бизнес-процессов повышается;
  • уровень эмоционального напряжения и конфликтогенность падают;
  • финансовые показатели растут;
  • издержки сокращаются.

Области оптимизации

  • Оптимизация затрат. Такая оптимизация не подразумевает экономию на всем подряд – это комплекс мер, в который входит оптимизация производства и ресурсов, автоматизация операций и бизнес-процессов, налоговое и финансовое планирование. Например, сотрудники компании ездят в командировки – часто этот бизнес-процесс непрозрачный и трудно контролируемый, поэтому компания может нести существенные расходы. Автоматизация этого процесса оптимизирует затраты компании на командировки, а также время, затраченное сотрудниками на подготовку документации по ним. Существуют издержки, сокращение которых не нанесет существенного урона компании и не скажется отрицательно на производительности труда сотрудников, например, административные издержки или расходы на аренду.
  • Оптимизация организационной структуры. Дублированные функции, противоречия в решениях задач отрицательно сказываются на отношениях в коллективе и работоспособности персонала. Усложненная иерархическая структура в организации тоже, как правило, не приводит ни к чему хорошему. Оптимизация организационной структуры способствует повышению контролируемости и прозрачности выполнения задач.
  • Оптимизация системы контроля. Система контроля способствует эффективному выполнению поставленных задач, помогает точно отслеживать расходование любых ресурсов организации. Если эта система работает четко и слаженно, как часы, результат можно заметить по финансовым показателям компании.
  • Оптимизация маркетинговых решений. В продвижении товаров и услуг грамотный маркетинг играет ключевую роль. Поэтому увеличить спрос на вашу продукцию или услугу просто невозможно без пересмотра маркетинговой стратегии. Более совершенные и эффективные инструменты и идеи помогут продвинуть продукцию на рынке эффективнее и за меньший бюджет, и как итог увеличить прибыль.

Главные ошибки при оптимизации предприятия

Целью оптимизации предприятия является повышение экономических показателей, прозрачности управления организацией, точности и качества взаимодействия персонала. Для достижения этой цели важно проводить оптимизацию системно и комплексно. Если она проходит бессистемно, а переработке подвергаются только отдельные блоки бизнес-процессов – результат будет далек от идеала.

В процессе оптимизации часто допускаются и другие ошибки:

  • тотальное сокращение издержек без анализа их необходимости и важности;
  • игнорирование ответных реакций и потребностей специалистов предприятия;
  • снижение стоимости продукции в ущерб качеству;
  • следование деловому чутью и догадкам вместо точных расчетов и статистических выкладок.

Если такие ошибки закрадываются в процесс оптимизации организации, порой результат может быть далек от ожидаемого. Из-за снижения качества продукции происходит отток клиентов, не подкрепленные аналитическими данными решения по итогу выходят компании дороже, а резкое снижение расходов на персонал или сокращение штата могут повысить конфликтогенность и сделать процесс управления неустойчивым.

Поэтому оптимизация должна быть постепенной, комплексной и обоснованной.