Большое количество бумажной документации существенно замедляет и усложняет бизнес-процессы. Особенно это касается бухгалтерии, где допущенные ошибки могут дорого обходиться компании. Внедрение автоматизированных систем позволяет исключить человеческий фактор из участия в документообороте, что сказывается положительно на его скорости, качестве и эффективности.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]АВАНСОВЫЕ ОТЧЁТЫ ОНЛАЙН[/vc_button]

Что представляет собой автоматизация работы бухгалтера?

Современные технологии позволяют передоверить определенные функции человека автоматизированной системе:

• любые математические вычисления, например, расчет сумм налогов и сборов;
• формирование сводных отчетов;
• сохранение информационных журналов и справочников;
• заполнение бланков счет-фактур, накладных и т.д.

Функционал этих систем может быть очень широк. Одни позволяют практически полностью исключить участие сотрудника в бизнес-процессе, другие лишь минимизируют риск появления ошибок.

Отличным примером здесь является авансовая отчётность, а именно бизнес-приложения по их автоматизации. Бухгалтеру больше не нужно тратить время на постоянные перепроверки АО и долгую коммуникацию с сотрудниками. Всё делается в один клик, и даже бухгалтерские проводки формируются автоматически.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ[/vc_button]

При этом бухгалтер остается обязательной штатной единицей, которая контролирует все действия программы и продолжает принимать решения, регистрирует документы в базе, анализирует и контролирует все процедуры.

Преимущества автоматизации работы бухгалтера

Использование таких инструментов позволяет оптимизировать штат сотрудников, благодаря чему сокращаются и расходы в виде заработной платы. Однако даже если штат состоит только из высококвалифицированных специалистов, полностью задействованных в бизнес-процессах предприятия, выигрыш от использования специальных инструментов все же есть:

• автоматизация заполнения данных – мгновенно и без ошибок;
• быстрая обработка большого массива информации;
• представление аналитических данных в максимальной наглядности (диаграммах и графиках);
• создание различных регистров;
• сокращение оборота бумажных документов;
• мгновенный обмен необходимой информацией между структурными подразделениями, филиалами, а также в цепочке руководитель-сотрудники;
• исключение арифметических ошибок в отчетах;
• максимальная прозрачность хозяйственной деятельности компании;
• оперативное внесение изменений в систему при выходе новых законодательных актов.

Для кого подходит решение?

Автоматизация работы бухгалтера актуальна для всех компаний. Сдавать бумажную отчетность может быть удобно только микрофирмам. Для повышения эффективности и оптимизации контроля расходов, отчетности, планирования затрат специальные программные средства оказываются незаменимыми.

Они помогают отследить хозяйственные и расчетные операции в режиме реального времени. Таким образом руководитель постоянно держит руку на пульсе происходящего: находится в курсе текущих расходов, выручки, планирует бюджет.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ[/vc_button]

Для бухгалтера вне зависимости от масштабов предприятия использование средств автоматизации удобно благодаря возможности передоверить заполнение бланков и формирование ведомостей, ведение математических расчетов и т.п. приложению по автоматизации бизнес-процесса, тем самым полностью исключив вероятность появления ошибок. Упрощается процесс контрольных проверок, сотрудники при необходимости практически мгновенно получают справки и выписки из финансово-экономической базы предприятия. А использование в документообороте электронной подписи помогает еще больше сократить временные затраты и оптимизировать работу участников процесса утверждения документов, например, авансового отчета или командировки.

С 2017 года облачная электронная подпись стала доступной на электронных авансовых отчётах в приложении Hamilton Авансовый отчёт. Подробнее об этом можно узнать в статье Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

Как выбрать программу для автоматизации?

Для того, чтобы принимать эффективные управленческие решения, руководитель опирается на результаты собранной и обработанной информации. Соответственно, от того, насколько полно приложение будет удовлетворять всем предъявляемым запросам, зависит удобство и оправданность использования. Так на какие же параметры стоит ориентироваться?

1. Простота в логике и использовании. Чрезмерная сложность приложения, необходимость осваивать его в течение долгого времени или проходить специальные курсы будет только мешать работе сотрудников бухгалтерии. А простой интерфейс с интуитивным управлением и хорошей адаптивностью поможет быстро начать работу. Современные технологии должны упрощать задачи сотрудников, а не создавать новые сложности.

2. Пропускная способность и скорость. От приложения требуется быстрая обработка большого массива входящей информации, его анализ, хранение и мгновенная выдача по запросу.

Удобным инструментом, доступным из любой точки мира, являются облачные приложения. Для их использования не требуется большой вычислительной мощности техники или отдельного квалифицированного сотрудника для обслуживания – достаточно иметь при себе любое мобильное устройство с выходом в интернет.

Какие еще преимущества дают облачные приложения?

• Мобильность. Использовать приложение можно на смартфоне, планшете или персональном компьютере в любой точке мира.
• Гибкая настройка. Приложение автоматически адаптируется под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, в частности, налоговые ставки, внутренние правила компании, мультивалютность и т.д.
• Прозрачность. Отследить любой бизнес-процесс, будь то формирование отчета или подписание документа, не представляет никакой сложности – это можно сделать всего за несколько секунд.
• Удобный архив. В приложении могут храниться первичные документы (фотографии, сканы чеков или квитанций) с быстрым доступом к ним.
• Простота использования. Приложения легко интегрируются с уже используемыми на предприятии ERP-системами, например, 1С, SAP, Oracle, JD Edwards и другими

Авансовые отчёты в компании – это всегда большая статья расходов и головная боль всех сотрудников. Обработка авансовых отчетов у многих ассоциируется с бумажной волокитой, постоянными перепроверками многочисленных ошибок, повтором ручных операций изо дня в день и потерей драгоценного рабочего времени. Часто сотрудники компаний не хотят делать авансовые отчеты или делают их не вовремя, из-за чего «зависают» довольно большие неучтённые денежные суммы.

До недавнего времени компании и представить себе не могли, что процесс обработки авансовых отчётов можно перевести в онлайн формат. Но наличие проблематики всегда порождает решение, и в век информационных технологий, когда всё стремится к максимальной автоматизации, такими решениями стали системы по управлению авансовыми отчетами в компании.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН[/vc_button]

Так началась эра новых специализированных бизнес-приложений, которая позволила компаниям найти грамотный подход к обработке авансовых отчётов и научиться делать это эффективно с точки зрения временных и денежных затрат. Отсутствие прозрачности понесённых сотрудником затрат, сложность контроля расходов, ручной процесс утверждения, долгий жизненный цикл документа, не налаженная коммуникация между сотрудниками – всё это осталось в прошлом.

Компании АШАН Ритейл Россия и Ниссан Мануфэкчуринг Рус поделились опытом эффективного управления авансовыми отчётами с журналом Главбух.

Как в АШАН Россия внедряли проект по автоматизации АО?

За пример возьмём розничную компанию АШАН Ритейл Россия, которая в 2014-м году запустила проект по автоматизации авансовых отчетов, внедрив такое бизнес-приложение.

На момент внедрения проекта в компании АШАН Россия было около 20 000 отчётов в год и примерно 3 000 подотчетных лиц. Один сотрудник тратил около 105-ти человеко-минут на оформление авансового отчёта, жизненный цикл которого в общей сложности длился от 2-х до 6-ти недель.

Заместитель главного бухгалтера АШАН Россия Людмила Лобашева рассказывает: «Как и любое предприятие, мы смотрим на свои расходы. Авансовые отчеты всегда вызывают много вопросов и много трат. Если у вас много филиалов, много подразделений, естественно, это больной вопрос: кто как отчитывается, кто согласовывает, кто принимает решение о том, что тот или иной расход является экономически обоснованным для компании».

Естественно, решить такую проблематику было возможно лишь переведя весь бизнес-процесс в онлайн формат. Так в АШАН Россия было положено начало использованию облачного бизнес-приложения, в котором работают и общаются все сотрудники компании (например, коммерсанты, работники с разъездным или удаленным характером работы), а каждый авансовый отчёт становится прозрачным.

ЧИТАТЬ БИЗНЕС-КЕЙС ПОЛНОСТЬЮ >>

Весь функционал в этом приложении для бизнеса продуман до мелочей, что позволяет не только грамотно выстроить весь бизнес-процесс, но и адаптировать его под специфику любой компании. Выделим основное:

• различные виды АО (командировочные, общехозяйственные, представительские и т.д.);
• установка бухгалтерских стандартов и контроля лимитов;
• автоматические бухгалтерские проводки по расходам и расчету доп. дохода сотрудников;
• возможность загрузки банковских выписок в соответствии с расходами;
• обмен данными с внутренними модулями и системами;
• автоматическое формирование и заполнение внутренних и нормативных печатных форм;
• электронный архив первичной документации;
• электронная авторизация менеджерами и финансовым отделом;
• настройка уровней безопасности;
• полная аналитическая отчётность.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ[/vc_button]

В рамках реализации проекта по автоматизации авансовых отчетов в АШАН Россия главной целью была систематизация бизнес-процесса компании, что сделало его абсолютно прозрачным и легко-контролируемым. Однако, по словам Людмилы Лобашевой, результаты превзошли все ожидания.

После внедрения приложения удалось значительно повысить скорость работы с авансовыми отчётами и обеспечить 100% правильности их оформления, перевести взаиморасчеты с сотрудниками на безналичный расчет, а также обеспечить обработку отчета сотрудниками из любой удалённой точки. Всё это уже позволило АШАН Россия сократить время работы с авансовыми отчётами для всех сотрудников компании и значительно оптимизировать работу более 60-ти человек из бухгалтерского и административного отделов.

Важно отметить, что это бизнес-приложение актуально как для больших, так и для малых компаний. На практике его внедряют как компании с 5-ю авансовыми отчетами в месяц, так и с 3000 – всё зависит исключительно от поставленных целей.

ЭЦП на авансовых отчетах впервые в России

Мир не стоит на месте, поэтому такие бизнес-приложения должны постоянно развиваться, повышая качество их использования и расширяя функциональные возможности. Последней инновацией и своеобразным прорывом на российском рынке стала облачная ЭЦП на авансовом отчёте.

В текущем году впервые в России такой проект был запущен нашей командой совместно с ведущим оператором по юридически значимому ЭДО в одной из крупнейших в мире автомобилестроительных компаний – Ниссан Мануфактуринг. Финансовый менеджер и основной двигатель этого проекта в компании Ниссан Алёна Гатина рассказала, каково быть первопроходцем: «Мы первые, кто смог применить облачную ЭЦП в системе, интегрированной с нашим приложением по управлению авансовыми отчетами от Hamilton Apps. В особенности хочется отметить гибкость самого приложения и оперативность внедрения различных настроек под бизнес-процесс нашей компании. Первый шаг к безбумажному документообороту уже сделан. Потенциально у нас есть еще разработки, которые в будущем позволят всем сотрудникам уйти от дублирования электронного процесса бумагами».

Безбумажный процесс обработки авансовых отчётов становится реальностью, благодаря чему компании теперь могут делать авансовый отчет онлайн, и тем самым свести время обработки документа до минимума, полностью исключить всевозможные ошибки при заполнении, а также избавиться от кучи бумаг и сократить ресурсы на постоянные пересылки документов.

Что говорит закон об использовании ЭЦП?

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи»:

• Электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
• Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.
• Контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР, ФСС, признают юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной ЭП.

Если Вы хотите рассмотреть такой проект в Вашей компании, получить экспертную консультацию по этой теме или задать интересующие Вас вопросы – свяжитесь с нами, кликнув сюда.

Смотрите также:

• Как компании АШАН Россия удалось повысить эффективность процессов бэк-офиса?
• Автоматизация процесса обработки командировок и авансовых отчетов
• Как компания Шнейдер Электрик сократила обработку командировок от 5ти дней до 2х?

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это программный аналог личной подписи с высоким уровнем защиты. Для её использования необходимо пройти один или несколько уровней идентификации – вот почему такое средство заверения электронных документов невозможно подделать или скопировать. Подробнее об использовании и подписании ЭЦП – в материале ниже.

Кто может использовать ЭЦП?

Еще пару лет назад цифровая подпись была необычным инструментом для ограниченного круга лиц, сейчас же её используют:

• физические лица, работающие с электронным документооборотом;
• материально-ответственные лица, подтверждающие факт приема материальных ценностей, товаров, денежных средств;
• участники электронных аукционов и государственных торгов;
• бухгалтеры компаний – при отправке отчетности в контролирующие органы в электронном виде;
• руководители компаний – при визировании внутренних и исходящих электронных документов.

Кроме общих случаев, когда электронная подпись является формальным требованием, подтверждающим подлинность и актуальность данных документа, законодательно определен ряд тех, кто обязан её использовать:

• юридические лица и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками НДС, – при подаче отчетов в налоговую;
• учреждения со штатом более 100 человек – также при подаче отчетов в налоговую;
• ответственные лица предприятий со штатом более 25 сотрудников – при подаче отчетов в Пенсионный Фонд и Федеральную службу статистики.

Где можно использовать ЭЦП?

Заверить с помощью ЭЦП можно любой электронный документ, имеющий юридическую силу. Кроме факта действительности такой документ также имеет и дополнительную защиту от изменений – при его открытии конечный пользователь сразу получит уведомление о нарушенной ЭЦП и будет знать о недействительности информации и потере ее юридической значимости.

Использование простой электронной подписи актуально при внутреннем документообороте, а также переписке с иными подразделениями, контрагентами, партнерами.

Организовать юридически значимый электронный документооборот возможно как при использовании простой электронной подписи, так и усиленной. Однако в этом случае на предприятии должен существовать алгоритм проверки подписи. Между контрагентами устанавливается соглашение, определяющее силу простой электронной подписи, а также порядок сохранения конфиденциальности ключа.

Во всех остальных случаях – при заключении договора удаленных трудовых отношений, организации торгов на электронных площадках, сдаче отчетности в контролирующие органы (для предприятий) – действует требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи как меры надежной защиты конфиденциальной информации.

О разнице между простой и усиленной, квалифицированной и неквалифицированной ЭЦП можно узнать из нашего материала по ссылке https://hamiltonapps.ru/usilennaja-jelektronnaja-podpis/.

С 2017 года ЭЦП стала доступной и на авансовых отчётах в приложении Hamilton Авансовый отчет. Это значит, что подписывать документы можно онлайн с любого мобильного устройства, что существенно упрощает и в разы ускоряет процесс как для рядовых сотрудников, так и для руководителей и бухгалтеров компании.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ[/vc_button]

Подробнее об этом можно узнать в статье Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

Правила применения ЭЦП

С точки зрения законодательства цифровая подпись будет являться полным аналогом собственноручной, если соблюден ряд условий:

1. Документы, которые визируются таким средством идентификации, не составлены в обход действующего законодательства. Например, нельзя использовать ЭЦП для некорректных или поддельных счетов, накладных, договоров.
2. Подписать PDF-документ при помощи ЭЦП может только владелец средства идентификации. Например, в отсутствие директора или главного бухгалтера никто не может воспользоваться их цифровой подписью, даже если у лица есть право визировать предоставленные документы.
3. Сертификат подписи действителен на момент использования. Стандартный срок действия сертификата – один год, после чего его нужно перевыпускать в удостоверяющем центре.

Кто выдает ЭЦП?

Получить право на использование цифрового средства идентификации можно после прохождения специальной процедуры в аттестационных или удостоверяющих центрах (УЦ). Эти учреждения прошли аккредитацию контролирующих органов и имеют право выдавать средства идентификации только после того, как проведут проверку заявителя.

Заявителю нужно лично явиться в такое учреждение, предоставить весь пакет необходимых документов, оплатить услуги регистратора и ознакомиться с правилами использования средства – и только после этого получить ЭЦП на специальном носителе.

При оформлении электронной подписи важно правильно выбрать удостоверяющий центр. Если говорить об уровне защищенности, ЭЦП от разных центров принципиально ничем не отличаются, главное в этом вопросе – возможность быстрого восстановления средства идентификации. Предпочтение стоит отдавать тем центрам, которые обязуются бесплатно и в максимально короткие сроки предоставить новый токен и ЭЦП без повторного сбора всех документов.

Подробнее о том, как получить ЭЦП, можно узнать в материале Оформление ЭЦП.

Где хранится ЭЦП?

Для возможности использования цифровой подписи на любом компьютере ее записывают на отдельный носитель, в качестве которого могут выступать флеш-накопитель или специальный USB-токен.

Если подпись нужна должностному или ответственному лицу предприятия, в качестве носителя предпочтительнее выбирать USB-токен. Во-первых, он имеет собственный криптографический процессор, гарантирующий защиту данных – считать их можно только после введения кода. Во-вторых, даже при потере токена другое лицо не сможет воспользоваться подписью.

При сравнении токена с флешкой у последней есть только два преимущества: возможность записи на носитель других данных (многие современные e-token имеют встроенный накопитель объемом до 32 Гб, которых достаточно для хранения и перемещения больших массивов данных) и меньшая стоимость. Но всё это не может компенсировать слабую защиту данных. Плюс с обычного флеш-накопителя можно случайно удалить ключи к подписи и сертификаты без возможности их восстановления, что влечет за собой потерю права подписания документов.

ЭЦП также может храниться на защищенном сервере – в облаке. Главное преимущество такого вида подписи – отсутствие привязанности к цифровому носителю: её можно использовать в любое время с любого устройства, имеющего подключение к интернету. Облачную ЭЦП невозможно случайно удалить, а одноразовые пароли обеспечивают надежную защиту данных. Для подтверждения личности проводится авторизация через одноразовый пароль, отправленный сообщением на подтвержденный номер телефона.

В ряде случаев электронная цифровая подпись может быть выдана владельцу только на защищенном носителе. Это продиктовано соображениями безопасности – незаметно взломать или подделать ЭЦП на токене невозможно. Ввиду этого его часто применяют для визирования документов особой важности, доступа к корпоративной базе данных от лица руководителя, а также защиты доступа к компьютеру ответственного лица.

В процессе служебных поездок решается огромное количество организационных вопросов: расширяется база контактов компании, происходит профессиональное развитие сотрудников. Это благотворно влияет на деятельность компании в целом, сложность заключается лишь в организации этого процесса, а точнее – в контроле средств, потраченных сотрудниками при выполнении служебных обязанностей. Еще больше дело усложняется при долгосрочных командировках персонала (более месяца), когда бухгалтерия не успевает внести в ежемесячную отчетность поступившие документы. Добавим к этому постоянные ошибки при заполнении бланков и отсутствие необходимых данных в нужный момент.

Решением проблемы является автоматизация процесса обработки авансовых отчетов. Это может быть, как сторонний облачный сервис, так и программные комплексы, внедренные в общую инфраструктуру управления бизнес-процессами.

Хотите узнать, как АШАН Ритейл Россия автоматизировали обработку авансовых отчётов?

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fkejsy%2Fauchan-retail-russia%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]СМОТРЕТЬ КЕЙС[/vc_button]

Польза для бизнеса

Современные программные средства для управления авансовыми отчетами помогают решать следующие задачи:

• Неограниченная мобильность сотрудников. Сотрудникам, отправленным в другие регионы или страны для решения поставленных задач, не нужно вручную заполнять бумаги, отправлять их ценными письмами или факсом. Все данные легко и быстро вводятся в отчет с любого мобильного устройства из любой точки мира.
• Фотофиксация всех чеков, квитанций и счетов, траты по которым входят в авансовый отчет. Не нужно систематизировать и пересылать массу бумажных документов, при этом бухгалтерия получит подтверждение расходов в течение нескольких минут после их совершения. Всю документацию сотрудник в один клик прикрепляете к отчёту в режиме онлайн.
• Быстрое создание отчета и его утверждение. Сотруднику не нужно ждать дни и недели, чтобы его начальник или бухгалтер подтвердили расходы – каждому участнику процесса достаточно нажать кнопку в приложении.

На картинке изображен пример процесса автоматизации авансовых отчётов в приложении Hamilton Авансовый отчёт. Обратите внимание, что распределение ролей может быть выстроено, исходя из правил Вашей компании.

Выбор системы управления авансовыми отчетами

Прежде чем руководство компании отдаст предпочтение конкретному сервису или продукту по управлению авансовыми отчетами, необходимо изучить все особенности, возможности и способы их администрирования.

Важно обратить внимание на следующие параметры:

• Интеграция в существующую инфраструктуру бухгалтерского и финансового учета. Таким свойством обладают далеко не все решения. Большинство из них предполагают либо установку единого программного комплекса для компании, либо отдельные модули для существующих систем с ограниченным функционалом. Поэтому всегда важно подбирать систему удаленного составления авансового отчета, которая не повлияет на основную деятельность компании и не заставит менять программную инфраструктуру.
• Масштабируемость. При увеличении штата командированных или выездных работников, открытии представительств и филиалов потребность в контроле средств возрастает. Не все существующие решения поддерживают легкую и быструю масштабируемость. В основном такая проблема характерна для бесплатных облачных решений. Платные продукты не имеют таких недостатков, поскольку корпоративные тарифные планы обычно учитывают быстрое подключение новых пользователей.
• Гибкость. Используемое решение должно иметь возможность настройки в соответствии с запросами конкретной компании. Например, при изменении схемы оплаты, задач, решаемых командированными работниками, или локализации потребуется вносить изменения в существующую систему учета. В продуманных программных продуктах эти особенности уже учтены, что видно при первом знакомстве с ними.

Контроль за средствами компании

Современные системы управления авансовыми отчетами предусматривают простое управление расходами командированных сотрудников.

В зависимости от выбранной системы, данные синхронизируются с облачным сервером или программным комплексом в головном офисе. Далее с полученными данными работает бухгалтерский отдел компании. Если процесс синхронизации между системой составления авансовых отчетов и системой бухгалтерского учета компании не автоматизирован, вся информация проверяется и переносится вручную. После этого, если документ признан верным и для подтверждения расходов присутствуют все необходимые вложения (скан-копии, оригиналы или фото чеков, счетов, накладных), отчет подписывается руководителем компании или менеджером, ответственным за действия сотрудника. В случае с составлением отчетности в электронном виде документ визируется ЭЦП.

Обращаем Ваше внимание, что с 2017 года, работая в приложении Hamilton Авансовый отчёт, Вы можете подписывать всю документацию электронной цифровой подписью. Больше о внедрении этой функции можно узнать в статье – Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

Важно помнить, что авансовый отчет – первичный документ бухгалтерской отчетности. Его отсутствие, несвоевременное или неправильное заполнение влечет за собой неприятные последствия. Это значит, что сервис для составления авансовых отчетов должен быть стабильным, обеспечивать оперативный обмен информацией между всеми пользователями и иметь высокий уровень защиты от кражи или потери данных. Большинство облачных сервисов не всегда удовлетворяют таким условиям, поэтому необходимо тщательно подбирать продукт.

Полезной будет функция автоматической проверки и заполнения основных данных отчета. В этом случае по мере расходования средств сотрудник вводит данные в интерфейс, подтверждает их и отправляет на рассмотрение. Если система настроена под конкретного пользователя с учетом особенностей бизнеса, для подтверждения данных потребуется минимум времени.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ[/vc_button]

Поддержка пользователей

В работе даже самого современного и стабильного сервиса составления отчетов могут случаться непредвиденные сбои. В таких случаях важно получить помощь в решении проблемы со стороны поставщика. Поэтому перед переходом на определенную систему важно сразу выяснить, как будут решаться подобные вопросы, и кто понесет ответственность за несвоевременную подачу отчетности.

При выборе приложений Hamilton Вы получаете полную поддержку пользователей с мгновенной реакцией на Ваш запрос, а все отчёты компании всегда будут сданы точно в срок.

Каждый сотрудник компании, которому были выданы денежные средства на выполнение служебного задания, должен не позднее трех дней с момента их расходования предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. Такое требование изложено в пункте 6 статьи «Порядок проведения кассовых операций», установленной Указанием Центробанка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Для составления авансового отчета существует унифицированная форма №АО-1, принятая в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ №55 от 01.09.2001, однако с 2013 года каждая организация может разработать собственную форму, закрепив ее в своей учетной политике, для целей бухгалтерского учета. Более того, с того же 2013 года Российское финансовое законодательство разрешает компаниям вести авансовые отчеты и в электронном виде — об этом идет речь в письме Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250.

Таким образом, на сегодняшний день авансовый отчет может предоставляться как в бумажном, так и/или в электронном виде. 

Как оформить авансовый отчёт онлайн?

Авансовый отчёт заполняется в одном экземпляре и подаётся в бухгалтерию лицом, получившим финансовые средства из кассы организации — это может быть как штатный сотрудник, так и физическое лицо, заключившее договор оказания услуг либо договор подряда.

Стандартный бумажный документ, как правило, готовится совместными усилиями подотчетного сотрудника и бухгалтера организации, что требует массы времени от обоих. Во-первых, из-за большого количества ошибок вследствие человеческого фактора, а во-вторых из-за множества дублирующих ручных операций. Не редки и такие проблемы, как сдача авансовой отчетности не в срок или без необходимых подтверждающих документов.

Именно поэтому на смену бумажному рутинному процессу пришел электронный формат, который позволил подотчетным сотрудникам легко и быстро справляться с заполнением авансовых отчетов без посторонней помощи, а бухгалтерам значительно экономить драгоценное время на постоянных корректировках и пересылках документации.

Сегодня существует множество инструментов, которые позволяют заполнить авансовый отчет онлайн, а также проверить и утвердить его. За пример возьмем облачное приложение Hamilton Авансовый отчёт, которое автоматизирует этот узкоспециализированный бизнес-процесс максимально комплексно, позволяя всем его участникам работать с документацией и обмениваться информацией в единой онлайн среде.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ[/vc_button]

Предположим, сотрудник купил бумагу и картридж для офиса, после чего ему необходимо отчитаться по понесенным расходам. Для этого он заходит в приложение с любого мобильного устройства из любой локации и создает электронный авансовый отчет. Так как большая часть информации за сотрудника заполнена по умолчанию, ему остается внести свои расходы и прикрепить к ним фото подтверждающих документов. По необходимости, сотрудник также может оставить комментарий для проверяющего лица, после чего он одним кликом отправляет отчет на следующий шаг.

Заполняя авансовый отчет онлайн, сотрудник тратит на него считанные минуты, а бухгалтер всегда получает правильно оформленный документ. Более того, приложение автоматически формирует все бухгалтерские проводки и легко интегрируется с любой ERP. Все печатные формы также сформируются в автоматическом режиме.

Что касается руководителя, то он всегда находится в курсе всех расходов сотрудников, а также имеет доступ к электронному архиву и необходимой отчетности. Подписать документацию руководитель может прямо в приложении электронной цифровой подписью (ЭЦП) — по желанию, такую функцию можно подключить для каждого участника бизнес-процесса. В последней редакции Федерального закона от 22.05.03 №54-ФЗ указано, что подотчетный сотрудник вправе получить квитанцию электронного приходного документа для ее заверения электронной подписью.

Такая цифровизация авансовых отчетов помогает компаниям экономить на бизнес-процессе до 50% времени до 40% расходов, позволяя всем его участникам комфортно и точно в срок работать и взаимодействовать. Для того чтобы убедиться в этом, читайте как в компании Бондюэль сократили время на обработку авансового отчета до 10-ти минут и ускорили выплаты в 4 раза?

Электронные подтверждающие документы

При оформлении авансового отчета в бумажном или электронном виде все указанные в нём расходы должны быть обязательно подтверждены приложениями в виде контрольно-кассовых чеков, товарных чеков и накладных, транспортных билетов и посадочных талонов, бланков строгой отчетности и квитанции. Предоставить только кассовые чеки бывает недостаточно, так как требуется подтверждение не только факта оплаты, но и факта получения товара или услуги. В этом случае к кассовому чеку необходимо приложить, например, товарный чек.

Сегодня всё больше подтверждающих расходы документов выпускается также в электронном виде — билеты на транспорт, ваучеры на проживание, кассовые чеки — всё это мы получаем на электронную почту или в виде SMS. Поэтому приложить такие документы к авансовому отчету можно также в электронном виде онлайн и далее в виде распечатки на листе. Если подтверждающий документ составлен на иностранном языке, переводить необходимо только ту часть, которая непосредственно относится к авансовому отчету.

Независимо от того, электронный подтверждающий документ или бумажный, он в обязательном порядке должен содержать все необходимые реквизиты и отражать ряд сведений о продавце и покупке. После середины 2018 года все эти данные проверяются сотрудниками налоговой службы в автоматическом режиме — по введенным правилами электронный кассовый чек должен содержать QR-код, по которому можно проверить соответствие совершаемой покупки действующему законодательству.

Итак, подтверждая авансовый отчет с онлайн-чеком, помните, что он должен содержать определенную информацию:

1. сведения о системе налогообложения, применяемой магазином;
2. признак платежа;
3. заводской и регистрационный номер кассового аппарата;
4. номер смены;
5. электронный адрес почты/адрес сайта магазина.

Только такой онлайн-чек может являться подтверждением расходов, указанных в авансовом отчете, печать или подпись на нем в этом случае не обязательны. Больше об электронных подтверждающих документах для авансовых отчетов читайте в материале Подотчет с 1 июля 2019.

Типичные ошибки в авансовых отчетах

Заполнение и соответствие первичной документации установленным нормам контролируются достаточно строго, поэтому не стоит допускать небрежности при их оформлении.

Наиболее часто при оформлении авансовой отчетности встречаются такие ошибки, как:

• не полностью заполненные либо вовсе отсутствующие бланки;
• наличие расходов, не имеющих достаточного подтверждения;
• приложение копий подтверждающих документов вместо оригиналов;
• отсутствие одной из подписей ответственных лиц в документе.

Этих и многих других ошибок в оформлении авансовой отчетности отлично помогает избежать автоматизация бизнес-процесса, о которой шла речь выше.

Если сотрудник получил от компании денежные средства для выполнения служебного задания, он в обязательном порядке должен отчитаться о факте их траты. Делается это с помощью авансового отчета, к которому прикладываются документы, подтверждающие целевое расходование выданных средств.

За грамотное оформление авансового отчета и наличие всех подтверждающих документов несет ответственность не только сам сотрудник, но и бухгалтерия компании, так как всё это по итогу тщательно проверяется контролирующими органами.

Бухгалтерия ответственна также и за выдачу авансовых средств сотруднику, которая должна производиться по следующим правилам:

1. Средства предоставляются сотруднику для совершения определенных видов расходов: общехозяйственные, командировочные, представительские и т.п.
2. Основанием для выдачи средств служит распоряжение руководителя компании.
3. Расход средств обязательно отражается сотрудником в специальном отчете с приложением всех подтверждающих документов.
4. Авансовый отчет с приложениями предоставляется сотрудником в срок, указанный в специальном распоряжении руководителя, закрепленном в учетной политике компании.
5. Порядок и сроки предоставление средств, а также отчетов по ним, должны быть не только закреплены в учетной политике компании, но также доведены до сведения каждого её сотрудника.

Вести авансовую отчетность грамотно с учетом всех нюансов этого узкоспециализированного бизнес-процесса, а также соблюдая внутренние правила и внешние нормы, сегодня не проблема, так как российское финансовое законодательство разрешает компаниям делать это в электронном виде.

Об электронных авансовых отчетах

Согласно письмам Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 и от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232 организации могут вести авансовые отчеты в электронном виде и использовать для их заверения простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Если в компании используется СЭД (система электронного документооборота), то стандартный документ можно упростить: вместо четырех подписей, которые обычно ставят на бумажной версии подотчетный сотрудник, руководитель, бухгалтер и главный бухгалтер компании, потребуется всего три — от сотрудника, руководителя и главбуха.

Как электронный документ, авансовый отчет рекомендуется визировать в следующем порядке: сначала подотчетное лицо, далее главный бухгалтер, и в завершении руководитель компании — в распечатанном виде на документе отображается время проставления подписи.

Для ведения авансовой отчетности в электронном виде компании используют специализированные ИТ-инструменты. Бизнес-приложение Hamilton Авансовый отчет позволяет делать это комплексно: от создания документа сотрудником до его подписания руководителем ЭЦП (электронной цифровой подписью).

Авансовый отчет в приложении Hamilton

В приложении Hamilton Авансовый отчет все участники бизнес-процесса работают и взаимодействуют в онлайн режиме. Их роли, права и действия могут быть настроены индивидуально под политики и потребности каждой компании — на схеме ниже изображен стандартный пример.

Для создания электронного авансового отчета сотрудник с любого мобильного устройства вводит логин и пароль и входит в приложение. Большая часть информации в документе уже заполнена за него по умолчанию, ему остается внести свои расходы и прикрепить фото подтверждающих документов. Далее одним кликом он отправляет документ на утверждение бухгалтеру и руководителю.

[vc_button radius=»btn-circle» link=»url:https%3A%2F%2Fhamiltonapps.ru%2Fnashi-prilozheniya%2Fhamilton-avansovyj-otchyot%2F|title:tra||» onclick=»trackOutboundLink(‘http://themeforest.net/item/uncode-creative-multiuse-wordpress-theme/13373220?utm_source=undsgncta&ref=undsgn&license=regular&open_purchase_for_item_id=13373220&purchasable=source’); return false;»]ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ[/vc_button]

Бухгалтер получает всегда правильно-оформленный электронный авансовый отчет, однако при необходимости имеет возможность вернуть его на доработку сотруднику или отправить ему комментарий. Так как приложение автоматически формирует проводки по расходам, бухгалтеру остается только перенести их в ERP- приложение легко синхронизируется с любыми корпоративными решениями, и далее отправить электронный авансовый отчет на подписание руководителю компании.

Руководитель прямо в приложении может подписать документ электронной цифровой подписью. Ему всегда доступны все расходы сотрудников, необходимые аналитические отчеты и электронный архив документов.

Приложение позволяет не просто создавать электронные авансовые отчеты — оно фактически служит инструментом для управления общехозяйственными, командировочными, транспортными и другими видами расходов в компании, обеспечивая абсолютный комфорт всем участникам бизнес-процесса.

С помощью приложения Hamilton Авансовый отчет, в зависимости от объема документации, компании экономят до 50% времени и до 40% расходов на бизнес-процессе- подтверждением тому являются истории успеха реальных пользователей в разделе сайта Кейсы.

Электронные подтверждающие документы

Неважно электронный авансовый отчет или бумажный, к нему в обязательном порядке прилагаются оригиналы документов, подтверждающих целевое расходование средств. Эти документы становятся основанием для вычисления НДФЛ, налога на прибыль, вкладов во внебюджетные фонды; все они хранятся в бухгалтерии и используются при проведении налоговой проверки.

В качестве подтверждающих расходы документов могут выступать контрольно-кассовые или товарные чеки, накладные, билеты на транспорт и посадочные талоны, а также различные квитанции. Сегодня, когда всё стремится к цифровизации, при оплате товара или услуги мы всё чаще получаем их онлайн в виде HTML-кода, PDF-файла, в JPG или PNG форматах.

К счастью, приложить подтверждающие документы к авансовому отчету уже можно не только в бумажном виде, но в электронном. Обратите внимание, что в бухгалтерию такие документы предоставляются именно в том виде, в котором были изначально созданы.

Независимо от формата все подтверждающие документы должны содержать перечень необходимой информации. Например, кассовый чек, как самый распространенный подтверждающий расходы документ, должен содержать заводской и порядковый номер, ИНН и наименование организации, а также дату, время и суммы приобретенных товаров или услуг. Больше информации об этом можно найти в материале Кассовый чек в электронном виде.

В случае с транспортными документами важно знать, что Министерство финансов также разрешает вкладывать электронные билеты в авансовый отчет, о чем говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-03-07/42273.

Если в качестве транспорта был выбран самолет, то электронные посадочные талоны, вложенные в авансовый отчет, или же бумажные, обязательно должны содержать отметку о факте перелета сотрудника. Альтернативным вариантом в этом случае может выступить справка из авиакомпании, запрошенная электронно.

Итак, согласовать авансовый отчет с приложениями в электронном виде можно — бумажные подтверждающие документы сканируются и отправляются в электронную систему, а также передаются в бухгалтерию, которая хранит их для предоставления во время налоговых проверок.