«Бухгалтерский учет — это система обязательной отчетности, регламентированная государством. Его главная задача — контроль и отчетность перед фискальными органами.

Управленческий учет — это внутренний инструмент управления бизнесом, позволяющий принимать оперативные решения» — рассказывает главный бухгалтер Hamilton Apps.

Основные отличия бухгалтерского и управленческого учёта:

1. Целевое назначение:

• Бухгалтерский учет — это отчетность для государства и расчета налогов;
• Управленческий учет — помощь руководству в принятии решений и детализированная аналитика затрат.

2. Доступность информации:

• Бухгалтерский учет открыт и доступен для контролирующих органов;
• Управленческий учет доступен только ограниченному кругу лиц внутри компании.

3. Гибкость системы:

• Бухгалтерский учет — это строгое следование нормативам и законодательным актам;
• Управленческий учет настраивается под нужды бизнеса и его основные задачи.

4. Детализация данных:

• Бухгалтерский учет представляет собой общую финансовую картину по компании;
• Управленческий учет представляет глубокий анализ по направлениям, подразделениям, бизнес-юнитам, проектам, сотрудникам и т.п.

5. Оперативность:

• Бухгалтерский учет — это финансовая отчетность по периодам;
• Управленческий учет — это актуальная информация в режиме реального времени.

Давайте рассмотрим разницу в бухгалтерском и управленческом учете на примере организации командировок.

При направлении сотрудника в командировку в бухгалтерском учете фиксируются:

• Фактические расходы на командировку;
• Подтверждающие документы (чеки, ваучеры, посадочные талоны);
• Общая сумма затрат;

В управленческом учете анализируются:

• Эффективность потраченных средств;
• Соответствие расходов бизнес-целям поездки;
• Обоснованность трат.

Именно благодаря управленческому учету компания может установить четкие правила:

• Запрет на бронирование повышенного класса транспортного средства без специального согласования;
• Лимит на проживание в гостинице по звездности, типу номера, продолжительности проживания (например, по грейду сотрудника);
• Ограничения по сумме расходов на трансфер, визы и прочие расходы;
• Регламент компенсации транспортных расходов.

Система контроля в управленческом учете позволяет:

• Отслеживать нецелевые расходы;
• Анализировать эффективность командировок;
• Оптимизировать бюджет на командировки;
• Предотвращать необоснованные траты.

В приложении Hamilton Авансовый отчет наши Заказчики могут индивидуально настроить лимиты на любые типы расходов, включая представительские. Это помогает компаниям выстроить эффективную систему контроля и избежать лишних трат, например, на бизнес-класс без веской причины.

Вопрос: Почему 60% клиентского портфеля Hamilton Apps — крупнейшие фармацевтические компании?

 Ответ: Hamilton Apps имеет большой опыт в разработке индивидуальных модулей, покрывающих потребности Заказчика, связанных с организацией образовательных программ как на собственных, так и на сторонних площадках.

Специализированный подход к потребностям фарминдустрии делает наше решение особенно привлекательным. Мы глубоко понимаем специфику отрасли и обеспечиваем полное соответствие всем нормативным актам. Нашими основными преимуществами являются:

1. Гибкая система отчетности:

• Автоматизация сложных схем возмещения расходов;
• Контроль расходов на образовательные программы;
• Отслеживание представительской деятельности;
• Настройка travel-политики в соответствии с грейдами сотрудников.

2. Интеграция с бизнес-процессами:

• Синхронизация с ERP Заказчика;
• Автоматическое формирование шаблонов и документов в соответствии с печатными формами Заказчика;
• Контроль сроков оформления и согласования авансовых отчетов;
• Автоматическое уведомления всех ответственных лиц по статусам задач.

3. Удобство использования:

• Дружелюбный и понятный интерфейс;
• Доступ к приложению с любого устройства в любой точке мира;
• Доступность приложения 24/7;
• Подписание документов ЭЦП.

4. Аналитика и контроль:

• Детальная статистика по расходам;
• Прогнозирование затрат;
• Выявление неэффективных расходов;
• Формирование отчетности для руководства.

В качестве дополнительных преимуществ для фармацевтических компаний наши эксперты выделяют:

1. Модуль по работе с договорами — комплексная система для автоматизации процесса подготовки, согласования и подписания договоров с сотрудниками, участвующими в научно-образовательных мероприятиях для специалистов здравоохранения (мероприятия на собственных площадках и в специализированных учебных центрах, конференции и форумы, сотрудничество с профильными вузами, обучение на производственных площадках, в лабораториях, научно-исследовательских центрах, работа на международных площадках, проведение партнерских программ).
2. Модуль по работе с приложениями — многофункциональный блок с детальной фиксацией деятельности сотрудников, участвующих в мероприятиях (учет всех услуг и задач сотрудников, максимальная детализация каждого блока выполненных работ).
3. Модуль по работе с закрывающими документами — автоматизированный блок, обеспечивающий полный цикл обработки документации по завершенным мероприятиям сотрудников. (проверка всех необходимых документов, сопоставление данных с первичной документацией, учет соответствия расходов по ранее утвержденным лимитам).
4. Модуль по работе с расчетной ведомостью — интегрированное решение для комплексного анализа и обработки финансовых данных (автоматическое формирование расчетных ведомостей, персонализированных печатных форм, предоставление расширенной статистики по всем типам расходов).

Благодаря такому комплексному подходу Hamilton Apps на протяжении 18 лет зарекомендовал себя надежным партнером для крупнейших фармацевтических компаний, помогая им оптимизировать финансовые процессы и повышать эффективность бизнеса.